Sekretärinnen der Geschäftsleitung und Verwaltungsassistentinnen bieten fortgeschrittene administrative Unterstützung für ein oder zwei leitende Angestellte oder Manager. Was diese Bürotätigkeiten von anderen, eher bürotechnischen und routinemäßigen Tätigkeiten unterscheidet, ist das Maß an Verantwortung und Vertraulichkeit, das mit ihnen verbunden ist.
Aufgaben der Chefsekretärin und der Verwaltungsassistentin
Zusätzlich zu den grundlegenden Bürotätigkeiten ist die Chefsekretärin oder die Verwaltungsassistentin auch für das Verfassen oder Vorbereiten von Berichten, das Organisieren und Planen von Besprechungen, das Überprüfen eingehender Nachrichten auf ihre Bedeutung, das Vorbereiten von Tagesordnungen für Vorstandssitzungen, das Treffen von Reisevorbereitungen, das Zusammenstellen von Besprechungsprotokollen, das Durchführen von Nachforschungen, das Vorbereiten von Korrespondenz und das Beaufsichtigen und Ausbilden von jüngerem Büropersonal verantwortlich. Diese Funktionen können unterschiedliche Erfahrungsniveaus erfordern und eine dieser ähnlichen Berufsbezeichnungen haben:
- Entry-level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Rollenunterschiede
Die Rollen von Executive Secretary und Administrative Assistant überschneiden sich erheblich, und die Unterschiede zwischen den beiden Funktionen können je nach Unternehmen variieren. In den meisten Fällen konzentriert sich der Chefsekretär auf mehr administrative Aufgaben im Dienste einer bestimmten, kleinen Gruppe von Managern oder Führungskräften, wie z. B. die Planung von Besprechungen, die Reiseplanung, die Bearbeitung schriftlicher Mitteilungen und sogar die Buchführung.
Ein Verwaltungsassistent hingegen kann sich mehr auf Aufgaben im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb konzentrieren und in einigen Funktionen eine Art Führungsrolle im Büro übernehmen, indem er Tagesordnungen für Besprechungen oder Konferenzen erstellt, Budgets verwaltet und die Abrechnung mit Lieferanten übernimmt. In einigen Fällen, in denen die Verwaltung von Geschäftsabläufen von entscheidender Bedeutung ist, kann von Verwaltungsassistenten eine speziellere Ausbildung verlangt werden.
Grundlegende berufliche Fähigkeiten
Sowohl Chefsekretärinnen als auch Verwaltungsassistenten verfügen über eine Reihe grundlegender beruflicher Fähigkeiten, die für ihre jeweiligen Aufgaben unerlässlich sind. Dazu gehören außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie eine ausgeprägte Liebe zum Detail und Professionalität. Sie müssen die Software der Microsoft Office 365-Suite wie Word, Excel und PowerPoint sowie Buchhaltungstools wie QuickBooks technisch beherrschen.
Aufgaben in einem kleinen, mittleren und großen Büro
In einem kleinen Büro werden die Aufgaben eines Chefsekretärs oder Verwaltungsassistenten in der Regel von einer Vielzahl von Büromitarbeitern ausgeführt. Ein Teil der Arbeit kann von den Führungskräften des Unternehmens selbst erledigt werden, und die Aufgaben eines Verwaltungsassistenten oder einer Sekretärin der Geschäftsleitung können je nach Bedarf in einer kleineren Organisation eine größere Vielfalt von Aufgaben umfassen.
Mit zunehmender Größe eines Unternehmens steigt der Bedarf an einer gut organisierten Person, die eine große Vielfalt von Aufgaben ausführen kann. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte in einem mittleren Büro, die Unternehmen leiten, die ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität für die getätigten Geschäfte benötigen.
In einem großen Büro sind in der Regel mehrere Chefsekretärinnen und/oder Verwaltungsassistentinnen tätig. Bei dieser Unternehmensgröße ist in der Regel ein Büroleiter erforderlich, der das Personal im Dienste der Führungskräfte des Unternehmens koordiniert. In manchen Fällen begleitet ein Verwaltungsassistent die Führungskraft auf Geschäftsreisen, um bei der Organisation von Besprechungen, der Terminplanung und anderen wichtigen organisatorischen Aufgaben zu helfen.