Aufgrund der COVID-19-Pandemie wurden zahlreiche Konferenzen abgesagt, und es ist sehr wahrscheinlich, dass es weiterhin zu Absagen kommen wird. Die Graduiertenschule wird daher zur Zeit keine Konferenzreisepreise vergeben. Sobald der normale Konferenzbetrieb wieder aufgenommen wird, werden wir die Vergabe von Konferenzreisepreisen wieder aufnehmen. Wenn wir wieder Anträge annehmen, werden wir bei den Fälligkeitsterminen flexibel sein und einen Zeitrahmen für die Prüfung von Anträgen auf rückwirkende Vergabe festlegen.
Definition und Politik
- Die Reisepreise für Doktoranden dienen dazu, Doktoranden bei den Reisekosten zu wichtigen nationalen oder internationalen Konferenzen zu unterstützen, damit sie Vorträge oder Poster präsentieren oder als eingeladene Redner auftreten können. Kunststudenten können Mittel für eingeladene Aufführungen oder Installationen erhalten.
- Jeder Student muss als Referent bestätigt werden, bevor Mittel beantragt werden, und jeder Student muss zum Zeitpunkt der Reise in einem Studiengang und in Kursen eingeschrieben sein. (Wenn die Konferenz im Sommer stattfindet und der Student nicht eingeschrieben ist, muss er/sie im Frühjahr eingeschrieben sein und zum Zeitpunkt der Beantragung für Herbstkurse angemeldet sein, um förderfähig zu sein.)
- Die Mittel dürfen nur für Flugkosten oder Kosten für alternative Transportmittel (z. B. Kilometergeld, Taxis) verwendet werden; sie dürfen nicht für die Anmeldung, Hotels, Verpflegung oder andere Reisekosten verwendet werden.
- Einzelzuschüsse sind auf einen alle zwei Jahre begrenzt.1
- Vorrangig berücksichtigt werden Doktoranden, die nicht über andere bedeutende Finanzmittel für die Reise verfügen und/oder die in der Vergangenheit keine allgemeine Reisefinanzierung für Doktorandenkonferenzen von der Graduate School erhalten haben.
- Diese Preise sind zur Unterstützung von Doktoranden gedacht, die Forschungsarbeiten präsentieren, die an der University of Washington und nicht an anderen Einrichtungen durchgeführt wurden.
Höchstbeträge
- $300 für Inlandsreisen
- $500 für Auslandsreisen
In jedem der unten genannten Zeiträume steht ein begrenzter Betrag zur Verfügung, um Reisen von Doktoranden innerhalb dieses Zeitraums zu unterstützen. Die Mittel werden nach den angegebenen Fristen bewilligt, wobei Anpassungen vorgenommen werden, um das Verfahren gerecht zu gestalten. Die Fachbereiche sollten ihre eigenen Verfahren und Prioritäten für die Beantragung von Mitteln durch Studenten entwickeln. Die Anträge müssen vor der Reise und innerhalb der für den jeweiligen Zeitraum geltenden Fristen eingereicht werden. Eine rückwirkende Bewilligung von Mitteln ist nicht möglich. Die Abteilungen können ihre Anträge jederzeit vor Ablauf der Fristen einreichen, die Entscheidung für den Reisezeitraum wird jedoch erst nach Ablauf der entsprechenden Frist getroffen.
Wenn ein Stipendium vergeben wurde und der Student nicht an der Konferenz teilnimmt oder sich dafür entscheidet, die Mittel der Graduiertenschule nicht zu nutzen, benachrichtigen Sie bitte das Büro für Stipendien und Preise, damit das Stipendium annulliert werden kann und der Student weiterhin Anspruch auf die Mittel hat.
Wir versuchen, die Mittel gerecht zu verteilen. Wenn ein Fachbereich die Mittel im Vergleich zu anderen Referaten wesentlich stärker in Anspruch genommen hat, können wir damit beginnen, künftige Anträge auf eine Warteliste zu setzen. Gegen Ende des Haushaltsjahres, im April oder Mai, werden wir feststellen, ob jemand auf der Warteliste in den geförderten Status überführt werden kann. Wenn Studenten auf der Warteliste in der Zwischenzeit vollständig erstattet werden, kommen sie für eine Finanzierung nicht in Betracht.
Antrag einreichen
Reiseanträge müssen von befugten Mitarbeitern der Abteilung über das Prämienportal in MyGrad eingereicht werden. Studenten, die Reisekostenzuschüsse beantragen möchten, sollten sich mit ihren Abteilungen in Verbindung setzen, um Anweisungen und interne Richtlinien und Verfahren zu erfahren.
Anträge können jederzeit vor der gewünschten Reise eingereicht werden, jedoch nicht später als zu der für den jeweiligen Reisezeitraum angegebenen Frist. Die Anträge werden innerhalb des unten aufgeführten Zeitrahmens geprüft und die Zuschüsse werden kurz nach Ablauf der Frist gewährt. Wie Sie unten sehen, gibt es für einen Reisemonat zwei verschiedene Fristen, innerhalb derer ein Antrag eingereicht werden kann.
Antrag auf Finanzierung einer allgemeinen Konferenzreise stellen
Fristen
| Reisemonat | Termin 1 | Termin 2 |
| September | Juli 1 | August 1 |
| Oktober | August 1 | September 1 |
| November | September 1 | Oktober 1 |
| Dezember | Oktober 1 | November 1 |
| Januar | November 1 | Dezember 1 |
| Februar | Dezember 1 | Januar 1 |
| März | Januar 1 | Februar 1 |
| April | Februar 1 | März 1 |
| Mai | März 1 | April 1 |
| Juni | April 1 | Mai 1 |
| Juli | Mai 1 | Juni 1 |
| August | Juni 1 | Juli 1 |
Antragsbegründung
Der Begründungsteil des Antrags muss enthalten:
- Titel des Papiers, Posters oder Vortrags, den der Student vorstellt
- Ob der Student eine andere Finanzierung beantragt hat oder erhält (dies schließt die Finanzierung durch die Konferenz, den Fachbereich, die Fakultät und GPSS ein). Falls ja, geben Sie die Quelle und den beantragten oder erhaltenen Betrag an.
- Gegenenfalls eine Erklärung über mildernde Umstände, die den genannten Richtlinien widersprechen (Hinweis: Verspätete Anträge werden nur berücksichtigt, wenn die Annahme des Papiers/Posters nach Ablauf der Frist für den Reisezeitraum erfolgt ist. Wenn Sie den Antrag in MyGrad Program stellen, senden Sie eine Kopie der Annahme per E-Mail an Fellowships & Awards: [email protected].)
- Priorität (fakultativ; die Fachbereiche können die von ihnen eingereichten Anträge in eine Rangfolge bringen, die wir dann berücksichtigen werden)
Mit der Einreichung eines Antrags bestätigen die Fachbereiche, dass die Konferenz für das Studienfach von Bedeutung ist und dass die Erfahrung für den akademischen Fortschritt des Studenten wichtig ist (sofern im Abschnitt „Begründung“ nichts anderes angegeben ist). Um einen Antrag zu stellen, müssen die Fachbereiche eine Kopie des Einladungsschreibens oder der Annahmebestätigung an den Studenten hochladen.
Zugang zu Prämien
Der Genehmigungsprozess für Prämien in MyGrad Program erzeugt eine E-Mail-Nachricht an den Studenten und den Antragsteller. Die Stipendienbeträge werden aus den GSF-RSA-Budgets der Abteilungen (75-XXXX) genehmigt. Es findet kein tatsächlicher Transfer von Mitteln statt. Bitte verwenden Sie bei der Erstattung den PCA-Code „GRAD“.
MyGrad Program bietet eine Dokumentation der Erstattungsbeträge – Studierende müssen sich zunächst in das Studentenportal von MyGrad Program einloggen und die Erstattung akzeptieren. Das Personal des Fachbereichs wickelt alle Reisekostenerstattungen ab und kann den Anteil der Graduiertenschule direkt über das GSF-Budget abrechnen. Wir verlangen, dass die Studierenden die Kosten direkt erstattet bekommen und dass keine Budgetübertragungen vorgenommen werden. Die Studierenden sollten sich an die Finanzverwalter ihres Fachbereichs wenden, um Anweisungen für den Zugang zu den Stipendien zu erhalten.
Fragen sind an das Büro für Stipendien und Preise zu richten.
1Ein Jahr läuft vom 1. Juli bis zum 30. Juni (Steuerjahr).