Kreditoreinrichtung

Der Kreditorenkoordinator für Geschäftsangelegenheiten ist für die Kreditoreinrichtung und -pflege verantwortlich. Um einen neuen Lieferanten in Banner einzurichten, muss ein aktuelles UO-Substitute-W-9-Formular (US-Einrichtungen) oder ein Original-W-8-Formular (ausländische Einzelpersonen und Einrichtungen) zusammen mit den entsprechenden Belegen allen Lieferantenanfragen beigefügt werden.

Wichtiger Hinweis: Die erforderlichen, aktuellsten Versionen der Formulare sind jetzt auf der BAO-Website verfügbar. Bitte entfernen Sie alle älteren Versionen, die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben, da sie für die Einrichtung von Lieferanten nicht akzeptiert werden. Die einzige Ausnahme ist eine vorübergehende 30-Tage-Einrichtung für Rückerstattungen.
Ein UO-Ersatz-W-9-Formular oder ein Original-W-8-Formular (aktuellste Version) muss allen Verkäuferanfragen beiliegen:

Rechnungen
Anmeldungen
Abonnements
Reisekostenerstattungen
Teilnehmerunterstützungszahlungen
Umfragezahlungen
Fachzahlungen
Stipendien
Hotels
Personal Service Contracts (PSCs)
Verträge
Alle anderen Arten von Zahlungen (mit Ausnahme von Erstattungen, siehe Punkt 8)

Die UO-Stellvertreter W-9, W-8-Formulare und Fax-Deckblätter sind erhältlich unter:

Formulare für geschäftliche Angelegenheiten (siehe Zentrale Kreditorenbuchhaltung und Rechnungszahlungen)

HINWEIS: Bitte rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von 24-48 Stunden für die Einrichtung von Lieferanten, Aktivierungen oder Adressänderungen. Die Bearbeitung Ihres Antrags kann länger dauern, insbesondere wenn Sie einen ausländischen Lieferanten einrichten oder aktivieren möchten. Anders als W-9-Formulare sind W-8-Formulare nur für bestimmte Zeiträume gültig. Auch wenn eine ausländische Einheit in Banner eingerichtet wird, kann die Adresse jeweils nur für ein Jahr aktiv sein. Planen Sie daher bitte Zeit für die Überprüfung des ausländischen Lieferantenstatus durch die Kreditorenbuchhaltung ein, bevor ein Lieferant oder eine Adresse für Zahlungen reaktiviert werden kann.

W-9

Die Universität von Oregon verlangt, dass ein UO Substitute W-9 (aktuellste Version) vorliegt, bevor Zahlungen an Lieferanten geleistet werden.

Die Universität ist verpflichtet, dem Bundesstaat Oregon zusätzliche Informationen zu unseren jährlichen Ausgaben für Minderheiten, Frauen und aufstrebende Kleinunternehmen (MWESB) sowie für Veteranen und Veteranen mit Behinderung (SDV) zu übermitteln. Informationen zum Status der staatlich zertifizierten MWESB finden Sie auf der Website des Staates: Minority and Women Business Enterprise Certification (M/WSB), oder Sie können sich unter der Telefonnummer (503) 986-0075 an sie wenden. Informationen über den Status als Veteran oder staatlich zertifizierter SDV finden Sie unter: Service Disabled Veteran Certification (SDV). Sie können sich auch an das State of Oregon Certification Office for Business Inclusion and Diversity/COBID wenden.

Obwohl die auf dem UO-Substitute-W-9-Formular aufgezeichneten Informationen denen ähneln, die üblicherweise auf einem IRS-W-9-Formular angegeben werden, ist die UO vom Staat verpflichtet, diese zusätzlichen Informationen von den Anbietern einzuholen, die nicht im IRS-W-9-Formular enthalten sind. Aus diesem Grund darf ein IRS W-9-Formular nicht anstelle des UO Substitute W-9-Formulars eingereicht werden, es sei denn, Sie haben alle Anstrengungen unternommen, um den Anbietern die Möglichkeit zu geben, uns ihren MWESB-, Veteranen- und SDV-Status mitzuteilen, indem Sie sie bitten, das UO Substitute W-9-Formular auszufüllen. Es ist für den Lieferanten von Vorteil, wenn er dem UO diese Statusangaben übermittelt. Weigert sich der Verkäufer, das Formular UO Substitute W-9 mit seinem Status auszufüllen, wird stattdessen eine aktuelle Version des IRS-Formulars W-9 akzeptiert.

Wenn eine Einzelperson ein UO Substitute W-9 ausfüllt, muss sie zu Steuererklärungszwecken eine Privatadresse angeben. Die Person sollte im Adressfeld keine Büro- oder Arbeitsadresse angeben. Wenn die Person möchte, dass wir eine Zahlung an eine andere Adresse als die Privatadresse schicken, kann sie eine zweite Adresse angeben, die in Banner hinzugefügt wird.

Die Abteilungen dürfen das Formular nicht für den Verkäufer ausfüllen. Der Lieferant muss den rechtmäßigen Namen und die Steueridentifikationsnummer angeben, die mit dem TIN-Matching-Programm des IRS bestätigt wird. Das ausgefüllte Formular UO Substitute W-9 (aktuellste Version) sollte an die anfordernde Abteilung zurückgeschickt werden. NUR für US-Einrichtungen kann eine Kopie des W-9-Formulars eingescannt, kopiert oder gefaxt werden.

W-8

Die Universität von Oregon benötigt ein W-8-Formular für alle ausländischen Einzelpersonen und ausländischen Einrichtungen, unabhängig von der Art der Zahlung. Es gibt fünf verschiedene Arten von W-8-Formularen (aktuellste Version). Ausländische natürliche Personen werden höchstwahrscheinlich das Formular IRS W-8BEN ausfüllen. Ausländische nicht natürliche Personen werden höchstwahrscheinlich das Formular IRS W-BEN-E ausfüllen. Nur die ausländische Person/Einrichtung kann entscheiden, welches W-8-Formular für sie gilt. Die Abteilungen dürfen das Formular nicht für den Verkäufer ausfüllen.

Das Original des W-8-Formulars muss zum Zeitpunkt des Antrags auf Einrichtung des Verkäufers an [email protected] gesendet werden. Sie können entweder ein mit Tinte unterschriebenes Original-W-8-Formular per Post an AP senden oder es zusammen mit den entsprechenden Unterlagen in AP abgeben, oder Sie können das eingescannte Original-W-8-Formular zusammen mit den entsprechenden Unterlagen per E-Mail senden. Elektronisch unterzeichnete Formulare können wir nicht akzeptieren. Hinweis: Wir können das W-8 elektronisch in einer E-Mail akzeptieren. Wenn Sie eine Kopie des ausgefüllten W-8-Formulars vom Lieferanten schicken, muss die E-Mail des Lieferanten mit dem angehängten W-8-Formular an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden. (Die Kreditorenbuchhaltung muss den Erhalt des W-8 vom tatsächlichen Lieferanten bestätigen, damit wir die Zahlung ausstellen können).

ALLE W-8-Formulare, die der Kreditorenbuchhaltung zur Einrichtung oder Aktivierung von Lieferanten vorgelegt werden, werden im BAO-Büro von Joy Germack, UO Tax Analyst, geprüft, bevor ein ausländischer Lieferant oder eine ausländische Person von der Kreditorenbuchhaltung in Banner aktiviert wird. Nach der Einrichtung des ausländischen Lieferanten ist die Adresse ein Jahr lang gültig. Zahlungen, die in den Folgejahren beantragt werden, werden auf die Art der Zahlung, die Adresse des ausländischen Unternehmens und die Gültigkeit des vorhandenen W-8-Formulars geprüft. Die Adresse wird für ein weiteres Jahr reaktiviert, sobald alle erforderlichen Informationen oder Unterlagen eingegangen sind. Alle angegebenen U.S.-Steueridentifikationsnummern müssen mit den Aufzeichnungen der IRS übereinstimmen.

1. Suche nach Anbietern

Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Tipps für die Suche nach Anbietern:

Verwenden Sie % sowohl vor als auch nach dem Anbieternamen.
Lassen Sie das Wort „The“ am Anfang des Anbieternamens weg.
Lassen Sie alle Satzzeichen außer Bindestrichen oder Apostrophen weg.
Versuchen Sie es mit Großbuchstaben.
Versuchen Sie es mit Kleinbuchstaben.
Versuchen Sie den Anbieternamen, wobei nur das erste Wort großgeschrieben wird und keine Leerzeichen zwischen den Wörtern vorhanden sind.
Versuchen Sie, jedes Wort des Anbieternamens großzuschreiben, ohne Leerzeichen zwischen den Wörtern.
Versuchen Sie das Akronym für den Anbieternamen.
Versuchen Sie den Anbieternamen genau so, wie er erscheint, einschließlich aller groß- und kleingeschriebenen Zahlen oder Buchstaben.
Versuchen Sie die Regel „Weniger ist manchmal besser“. Versuchen Sie es mit % vor und nach ungewöhnlichen oder weniger gebräuchlichen Wörtern.

Führen Sie eine gründliche Anbietersuche in BANNER durch. Versuchen Sie mehrere Schreibweisen, zum Beispiel McDonald oder Mc Donald oder Mc donald, IKON oder Ikon. BANNER unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Sie müssen auch wissen, dass viele Anbieter einen „Doing Business As“ (DBA) Namen verwenden. Ihr rechtlicher Name erscheint vor ihrem Firmennamen. Zum Beispiel: „John Doe dba/Creative Vendors“. Auf der Rechnung steht möglicherweise nur „Creative Vendors“. Die einzige Möglichkeit, diesen Anbieter zu finden, ist die Verwendung des Prozentzeichens vor und am Ende des Namens. Zum Beispiel: %Creative Ven%. Die Suche kann auf diese Weise etwas länger dauern, aber Sie werden die meisten Anbieter auf diese Weise finden.

Wenn Sie nach einer gründlichen Suche keinen Anbieter finden, müssen Sie eine neue Anbieteranfrage senden.

2. Neue Lieferantenanfragen

Für jede neue Lieferanteneinrichtung sowie für jede Aktivierung eines inaktiven Lieferanten, der mit einer V00_ _ _ _ _ _ Nummer beginnt, sind ein UO Substitute W-9 (aktuellste Version) und unterstützende Dokumente erforderlich. Wenn Sie nur das UO Substitute W-9 oder nur die Rechnung einsenden, können wir Ihren Antrag nicht bearbeiten. Sie müssen beide Unterlagen gleichzeitig an AP senden. Die beiden Dokumente sind unabhängig davon erforderlich, ob Sie einen Lieferanten kaufen oder bezahlen.

Wenn Sie versuchen, eine KAUFBESTELLUNG bei einem Unternehmen aufzugeben (Erstellung einer Online-Bestellung in Banner), müssen Sie an die Buchhaltung senden:

1). Ein UO Substitute W-9 oder ein Original W-8 Formular (aktuellste Version).

HINWEIS: Bitte sehen Sie unter dem Thema W-8 oben nach, um weitere Details über W-8’s zu erfahren. Die zentrale Kreditorenbuchhaltung muss den Erhalt des W-8 vom tatsächlichen Lieferanten bestätigen, damit wir mit der Einrichtung des Lieferanten und der Ausstellung der Zahlung fortfahren können; daher muss die Original-E-Mail von der ausländischen Einrichtung mit dem W-8 im Anhang an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden, wenn ein neuer Lieferantenantrag gestellt wird).

UND

2). Eine Kopie eines Angebots, eines Kostenvoranschlags, einer Webseite, einer E-Mail, eines Fax-Anschreibens, einer Visitenkarte oder eines anderen Dokuments des Anbieters, aus dem die Geschäftsinformationen und die Adresse hervorgehen. Geben Sie auf dem Antrag an, dass Sie den neuen Lieferanten für Bestellzwecke benötigen, und wir werden den Lieferanten mit einer VO-Adresse (Vendor Order) hinzufügen. (Später, wenn Sie eine Rechnung erhalten haben, müssen Sie nur eine Kopie der Rechnung an die Kreditorenbuchhaltung senden, damit eine VP-Adresse (Vendor Payment) für die Zahlung hinzugefügt werden kann).

NEU: Wenn Sie versuchen, eine BESTELLUNG FÜR DIENSTLEISTUNGEN bei einer Einrichtung aufzugeben (dieses Formular ersetzt das Formular für Honorarverträge NUR für Vorträge oder Dienstleistungen), müssen Sie an AP:

1) senden. Ein UO Substitute W-9 oder ein Original W-8-Formular (aktuellste Version).

Hinweis: Weitere Einzelheiten zu W-8 finden Sie unter dem Thema W-8 oben. Die zentrale Kreditorenbuchhaltung muss den Erhalt des W-8 vom tatsächlichen Lieferanten bestätigen, damit wir mit der Einrichtung des Lieferanten und der Ausstellung der Zahlung fortfahren können; daher muss die Original-E-Mail von der ausländischen Einrichtung mit dem W-8 im Anhang an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden, wenn ein neuer Lieferantenantrag gestellt wird).

UND

2). Eine Kopie des vollständig ausgefüllten Bestellformulars für Dienstleistungen. Teilen Sie uns auf dem Antrag mit, dass Sie den neuen Lieferanten für Zahlungszwecke einrichten müssen, und wir fügen den Lieferanten mit einer VP-Adresse (Vendor Payment) hinzu, wie wir es bei allen anderen Formularen für persönliche Dienstleistungsverträge oder individuelle Dienstleistungsverträge tun würden.

Wenn Sie versuchen, eine ZAHLUNG an einen Lieferanten oder einen Nicht-Mitarbeiter/Studenten zu leisten, senden Sie bitte an AP:

1). Ein UO Substitute W-9 oder ein Original W-8 Formular (aktuellste Version).

UND

2) Eine Kopie einer Rechnung, eines Anmeldeformulars, einer Abonnementverlängerung, einer Hotelreservierung, der Titelseite und/oder der Unterschriftenseite eines PSC oder Vertrags, ein Accounts Payable Activation Request Formular oder andere unterstützende Dokumente, damit wir eine VP Adresse in Banner hinzufügen können.

Auch für die Einrichtung eines neuen Lieferanten benötigen wir zwei Dokumente. Ein Antrag auf Einrichtung eines neuen Lieferanten wird ohne diese beiden Unterlagen nicht bearbeitet. Sie können diese beiden Unterlagen zusammen an die Kreditorenbuchhaltung senden und einen Vermerk mit der Angabe NEW VENDOR, Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer anbringen. Sie können den Antrag per Fax an die Kreditorenbuchhaltung unter der Nummer 346-2393 senden, den eingescannten Antrag per E-Mail an [email protected] schicken oder den Antrag per Post an die Kreditorenbuchhaltung der Abteilung für Geschäftsangelegenheiten schicken.

Kontaktinformationen der Abteilung: Wir benötigen Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, um Sie bei Problemen oder Fragen anrufen zu können. Schicken Sie kein Fax-Deckblatt, es sei denn, auf der Rechnung ist kein Platz für Ihren Vermerk. Überschreiben Sie auch nichts, was auf den Unterlagen gedruckt ist, und verwenden Sie kein farbiges Papier oder Postwurfsendungen (wenn wir das Fax erhalten, kann es unleserlich sein). Vergewissern Sie sich, dass die Telefonnummer und die Adresse des Lieferanten lesbar sind.
Status Ihrer Lieferantenanträge: Neue Lieferanten werden nach Eingang Ihres Antrags in BANNER angelegt. Wir bearbeiten viele neue Lieferanten und können nicht anrufen, um den Eingang Ihrer Anfrage zu bestätigen oder um zu erfahren, wann Ihre Anfrage abgeschlossen ist.
UO-Bestellungen, Auszahlungsanträge, handschriftliche oder getippte Notizen/E-Mails von UO-Abteilungen können NICHT für die Einrichtung von Lieferanten oder Adressänderungen verwendet werden: Wir können dies nur in sehr seltenen Fällen tun, z. B. wenn eine Rückerstattung ausgestellt werden soll. Wir benötigen ein offizielles Dokument des Lieferanten, in der Regel seine Rechnung. Wenn Sie eine Lieferantenadresse benötigen, damit Sie eine Online-Bestellung bearbeiten können, faxen oder mailen Sie bitte ein Angebot, einen Kostenvoranschlag, eine Webseite, eine E-Mail, ein Faxanschreiben, eine Visitenkarte oder etwas anderes vom Lieferanten zusammen mit einer aktuellen UO Substitute W-9 an die Kreditorenbuchhaltung; oder senden Sie Ihre Anfrage zusammen mit einem Original-W-8-Formular, damit wir eine VO-Adresse in Banner hinzufügen können.
Lieferantenregistrierungsformulare, Bestellformulare usw: Diese sind für neue Lieferanten akzeptabel, solange sie von einem aktuellen UO-Ersatz-W-9- oder einem Original-W-8-Formular begleitet werden.
Abonnementverlängerungen: Diese erfordern ebenfalls ein UO-Ersatz-W-9- oder ein Original-W-8-Formular für neue Lieferanten und sollten sorgfältig bearbeitet werden. Wenn dem Abonnementformular ein vorgedruckter Umschlag beiliegt, stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des Umschlags und des Abonnementformulars (das die Kontaktinformationen enthält) per Fax oder E-Mail an die Kreditorenbuchhaltung senden, damit die richtige Zahlungsadresse in Banner eingetragen wird. Die Überweisungsadresse auf dem Umschlag kann sich von der Korrespondenzadresse auf dem Abonnementformular unterscheiden.
Anforderungen an Lieferanten senden: Schicken Sie Anfragen für die Einrichtung von Lieferanten nicht per E-Mail an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung, da diese unerwartet nicht im Büro sein könnten. Schicken Sie Ihre eingescannten Anfragen am besten an die allgemeine E-Mail-Adresse der Kreditorenbuchhaltung: [email protected] und faxen Sie sie an 346-2393. Wenn Sie Lieferantenanträge per E-Mail oder Fax an die allgemeine E-Mail-Adresse oder Faxnummer der Kreditorenbuchhaltung senden, kann sich ein anderer Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung um Ihre Anträge kümmern. Lieferantenanträge, denen Original-W-8 beigefügt sind, können per Post an die Abteilung Business Affairs Accounts Payable geschickt werden.
Originale oder Kopien von W-9s oder W-8s sollten nicht in den Abteilungen aufbewahrt werden: Sobald ein neuer Lieferant von der Kreditorenbuchhaltung in Banner eingerichtet wurde, vernichten Sie bitte alle Kopien von W-9- oder W-8-Formularen, die Sie in Ihrer Abteilung aufbewahrt haben. ALLE W-8-Formulare, die der Kreditorenbuchhaltung zur Einrichtung oder Aktivierung von Lieferanten vorgelegt werden, werden im BAO-Büro von Joy Germack, UO Tax Analyst, überprüft, bevor ein ausländischer Lieferant oder eine ausländische Person in Banner by Accounts Payable aktiviert wird.

3. Adressänderungen

Wenn sich die Adresse eines Lieferanten geändert hat (z.B. die Rechnung weist eine andere Adresse aus als in BANNER), senden Sie bitte eine Kopie der Rechnung, des Anmeldeformulars, des Umschlags für die Abonnementserneuerung oder andere Unterlagen, aus denen die Adressänderung hervorgeht, an die Kreditorenbuchhaltung. Wir werden die Adresse überprüfen und das Konto aktualisieren. Einige Lieferanten haben verlangt, dass ALLE Zahlungen an eine bestimmte Adresse gehen, egal was auf der Rechnung steht, und wir können diese nicht ändern. Vermerken Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten auf den Unterlagen, damit wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen können, falls dies der Fall ist oder wir zusätzliche Informationen benötigen

Ein UO-Ersatz-W-9- oder W-8-Formular wird NICHT für Adressänderungen benötigt, sondern nur für neue Lieferantenanfragen.
Wenn Sie eine Adressänderung für einen Angestellten oder Studenten haben, füllen Sie ein Formular zur Aktivierung der Kreditorenbuchhaltung aus und senden es an unser Büro. Wir benötigen KEIN UO-Ersatz-W-9-Formular für einen Mitarbeiter oder Studenten, der bereits mit einer 95OXXXXXX- oder 951XXXXXX-Nummer in Banner eingetragen ist, es sei denn, die UO-Banner-ID hat keine Steueridentifikationsnummer, die dem Datensatz zugeordnet ist. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung und teilen Ihnen mit, ob Sie ein UO Substitute W-9 für die betreffende Person anfordern müssen. Hinweis: Wenn ein Student oder Angestellter seine Adresse in Duckweb aktualisiert hat, müssen Sie zur Aktualisierung der Standardadresse in Banner ein Formular „Accounts Payable Activation Request“ ausfüllen.

4. Persönliche Dienstleistungsverträge (PSCs) oder Verträge

Wenn Sie einen PSC oder einen Vertrag bezahlen und einen neuen Lieferanten einrichten oder die Adresse ändern müssen, müssen Sie die folgenden Informationen an die Kreditorenbuchhaltung unter 346-2393 faxen oder per E-Mail an [email protected] senden. (Bitte vergessen Sie nicht, Ihren Namen und Ihre Telefondurchwahl sowie Einzelheiten zu Ihrer Anfrage anzugeben).

PSC’s

Die erste Seite des PSC, die den rechtmäßigen Namen, die Adresse und die Unterschriften aller Parteien enthält. (Eine vollständige Kopie des Vertrags kann bei Bedarf angefordert werden).
Ein UO-Ersatz-W-9-Formular (aktuellste Version), wenn der Verkäufer eine US-Einrichtung ist. (Zu dem Zeitpunkt, an dem Sie diesen Antrag stellen, sollte der Verkäufer Ihnen dieses Formular gefaxt oder gemailt haben).
Ein Original-W-8-Formular (aktuellste Fassung), wenn der Verkäufer eine ausländische natürliche oder juristische Person ist. Bitte senden Sie das Original des W-8-Formulars per Post an den Campus, oder geben Sie das Formular zusammen mit Ihrem Antrag bei der Kreditorenbuchhaltung ab. Weitere Informationen über die Bezahlung von Dienstleistungen an eine ausländische Einrichtung finden Sie unter: Payments to Foreign Entities.

Contracts

The first page of the contract with the legal name.
The signature page (usually last page) with address and signatures of all parties.
A UO Substitute W-9 Form, (most current version) if the vendor is a U.S. entity. (Zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie diesen Antrag stellen, sollte der Verkäufer Ihnen dieses Formular bereits gefaxt oder gemailt haben).
Ein Original-W-8-Formular (aktuellste Version), wenn der Verkäufer eine ausländische natürliche oder juristische Person ist. Bitte senden Sie das Original des W-8-Formulars zusammen mit Ihrem Antrag an den Campus, oder Sie können das Formular zusammen mit Ihrem Antrag an die Kreditorenbuchhaltung senden. Weitere Informationen über die Bezahlung von Dienstleistungen an eine ausländische Einrichtung finden Sie unter: Zahlungsvorgang für internationale Besucher

5. Aktivierungsanträge (Studenten und Mitarbeiter mit 95X)

Studenten oder Mitarbeiter: Wenn Sie einem Studenten oder Angestellten die Kosten erstatten und die Bannermeldung „MUSS VON DER RECHNUNGSPFLICHT AKTIVIERT WERDEN“ erhalten, müssen Sie ein Aktivierungsformular für die Rechnungsprüfung ausfüllen. Achten Sie darauf, den Namen, die Adresse und die BANNER ID (95XXXXXXX oder 951XXXXXX Nummer) sowie den Grund für die Aktivierung auf dem Formular „Accounts Payable Activation Request“ anzugeben und den Antrag per Fax oder E-Mail an Accounts Payable zu senden.

Wenn ein Student oder Mitarbeiter seine Adresse in Duckweb aktualisiert hat, müssen Sie ein Formular „Accounts Payable Activation Request“ ausfüllen, um die Standardadresse in Banner zu aktualisieren. Es gibt andere Adressen, die für andere Zwecke aktiv bleiben müssen. Die Kreditorenbuchhaltung weiß nicht, wenn ein Student oder Mitarbeiter seine Adresse in Duckweb geändert hat. Aus diesem Grund müssen die Abteilungen die Kreditorenbuchhaltung benachrichtigen, um die Standardadresse der Kreditorenbuchhaltung zu aktualisieren.

HINWEIS: Gelegentlich spiegelt ein 95X eine US-Steuerzahlernummer nicht in den Kreditorendaten der Kreditorenbuchhaltung wider. Auch wenn die Person andere Formulare für die Gehaltsabrechnung oder für Studentenunterlagen ausgefüllt hat, muss die Kreditorenbuchhaltung von der Person ein W-9- oder W-8-Formular einholen, um das 95X in den Kreditorendateien der Kreditorenbuchhaltung zu aktivieren, damit sie Zahlungen wie Stipendien, Rückerstattungen usw. erhält.

6. Travel Set-ups

Wenn Sie einen Lieferanten für einen Reisenden einrichten oder aktivieren müssen, füllen Sie bitte das Formular Accounts Payable Activation Request aus (wir benötigen eine Privatadresse) und lassen Sie den Reisenden ein UO Substitute W-9 (aktuellste Version) oder ein Original W-8 Formular (aktuellste Version) ausfüllen. Fügen Sie die Dokumente zusammen und senden Sie sie entweder per Fax an die Kreditorenbuchhaltung unter der Nummer 346-2393 oder per E-Mail an [email protected], wenn es sich bei dem Verkäufer um eine US-Einrichtung handelt. Handelt es sich bei dem Verkäufer um eine ausländische Privatperson, senden Sie bitte das Original des W-8-Formulars per Post zusammen mit Ihrem Antrag an den Campus oder geben Sie das Formular zusammen mit Ihrem Antrag bei der Kreditorenbuchhaltung ab.

Weitere Informationen zur Zahlung von Reisekosten an eine ausländische Einrichtung finden Sie unter: Zahlungen an ausländische Einrichtungen.

Wenn ein Reisender umgezogen ist, stellen Sie sicher, dass Sie eine Aktualisierung seiner Adresse und der Banner-Standardadresse beantragen, indem Sie ein Formular zur Aktivierungsanfrage für die Kreditorenbuchhaltung einreichen. Wenn die Banner-Adresse UND die Standardadresse nicht aktualisiert werden, bevor die Zahlung über Concur eingereicht wird, kann die Zahlung fehlgeleitet werden oder sich verzögern, da die Prozesse anders ablaufen als die Reiseprozesse vor Concur.
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Einem Reisenden, der noch nie Student oder Angestellter war, wird in Banner eine Lieferantennummer zugewiesen, die mit V beginnt. Um eine Reisekostenerstattung in Concur zu bearbeiten, müssen Sie in Banner die Kreditorennummer abfragen und dann diese Kreditorennummer als Reisenden-ID in Concur verwenden. Die Kreditorenbuchhaltung vergibt keine 95XXXXXXX-Nummern.
Hinweis: Bitte denken Sie daran, im Feld „Nichtansässiger Ausländer“ des Aktivierungsantrags für die Kreditorenbuchhaltung anzugeben, ob die Person ein nichtansässiger Ausländer ist oder nicht. Lassen Sie dieses Feld nicht leer. Wenn die Person nicht gebietsansässig ist, müssen Sie die entsprechenden Unterlagen beifügen, die am Ende des Formulars für den Antrag auf Aktivierung der Kreditorenbuchhaltung aufgeführt sind. Hinweis: Die erste Adresse, die in Banner für eine ausländische Einrichtung eingegeben wird, muss deren ständige Adresse sein. Die zweite Adresse ist die Postanschrift. Siehe: Ausländische Zahlungsoptionen

7. Ungültige oder beendete Lieferanten

Wenn Sie einen Lieferanten finden und die Bannermeldung Lieferant ist ungültig oder wurde von der Kreditorenbuchhaltung nicht aktiviert erhalten, müssen Sie den Grund für diese Meldung ermitteln. Sie müssen zum Abfragebildschirm in FTIIDEN zurückkehren, um herauszufinden, warum der Lieferant ungültig oder inaktiv ist. Im Allgemeinen erhalten Sie diese Meldung unter vier Umständen.

1) Sie erstatten einen Studenten oder Mitarbeiter unter seiner Banner-ID (auch bekannt als 95XXXXXXX-Nummer), und die Kreditorenbuchhaltung hat ihn nie in Banner aktiviert. Sie müssen aktiviert werden, damit Sie die Erstattung über Banner oder das Concur-Reiseformular bearbeiten können. In diesem Fall müssen Sie ein Aktivierungsformular für die Kreditorenbuchhaltung ausfüllen und an die Kreditorenbuchhaltung senden, damit das Konto aktiviert wird.

2) Sie bezahlen einen Lieferanten, der gekündigt wurde. Sie müssen zu FTIIDEN zurückkehren. Wenn Sie den Namen des Lieferanten in FTIIDEN abfragen, steht in der Spalte „Lieferant“ der Vermerk „beendet“. Das bedeutet, dass dieser Lieferant gekündigt wurde, weil er verkauft wurde oder zu einem anderen Lieferanten mit einer anderen Steuernummer gewechselt hat. Wenn Sie den Cursor auf dem Lieferantennamen haben, müssen Sie das Menü TOOLS (Werkzeuge) in der oberen rechten Ecke auswählen. Wählen Sie unter der Kategorie Optionen die Option Adressdaten des Lieferanten. Daraufhin wird ein Adressfeld angezeigt. Suchen Sie in der Straßenzeile 2 oder 3 der ersten Zahlungsadresse (VP1) nach einer Meldung mit der Aufschrift SEE V#_______. Sie müssen dann die neue Nummer verwenden. (Wenn ein Lieferant mehrmals den Eigentümer gewechselt hat, müssen Sie diesen Vorgang möglicherweise wiederholen, um die aktuelle Lieferantennummer zu finden).

Nur so können Sie feststellen, welche Lieferantennummer Sie verwenden sollten. Wenn Sie einen abgebrochenen Kreditor in das Rechnungszahlungsbild ziehen, erhalten Sie die Meldung. Kreditor ist ungültig oder wurde von der Kreditorenbuchhaltung nicht aktiviert. Es ist immer am besten, zuerst nach Ihrem Lieferanten zu suchen und sicherzustellen, dass die gesuchte Adresse im System in FTIIDEN vorhanden ist, bevor Sie die Rechnungszahlungsmaske aufrufen.

3) Sie bezahlen einen alten Lieferanten, der seit sechs oder mehr Jahren nicht mehr bezahlt wurde und der inaktiviert wurde. In diesem Fall wird in den Adresszeilen keine Meldung erscheinen. In FTIIDEN erscheint ein T in der Spalte V. Dies wird wie ein neu eingerichteter Lieferant behandelt, und Sie müssen das UO-Ersatzformular W-9 (aktuellste Version) oder das Originalformular W-8 (aktuellste Version) zusammen mit den entsprechenden Unterlagen einsenden. Der Lieferant wird entweder reaktiviert oder mit einer neuen Lieferantennummer versehen. Auch hier wird ein neues UO Substitute W-9 oder ein Original W-8 zusammen mit den entsprechenden Unterlagen benötigt.

4) Sie haben eine beschädigte Bannersitzung. Beenden Sie das Banner und versuchen Sie es erneut. Wenn dies nicht funktioniert, starten Sie Ihren Computer neu und es sollte funktionieren.

8. Rückerstattungen

Rückerstattungen sollten mit der gleichen Zahlungsart erfolgen, die für die ursprüngliche Transaktion verwendet wurde. Eine Banner-Rechnung sollte nur erstellt werden, wenn Sie eine Bar- oder Scheckzahlung erstatten. Kreditkartenzahlungen müssen der Karte gutgeschrieben werden, die für die ursprüngliche Transaktion verwendet wurde.

Die Universität von Oregon benötigt ein aktuelles UO Substitute W-9 oder ein originales IRS W-8 Formular für alle ausgehenden Zahlungen, außer im Falle von Erstattungen.

Wenn Sie eine Erstattungszahlung senden möchten, müssen Sie Folgendes angeben:

Name – die Person, die die ursprüngliche Zahlung an die Universität geleistet hat
Adresse – wohin die Zahlung gesendet werden soll
Betrag – der ausgestellten Erstattung
Grund – für die Erstattung.
Antragsteller – Name und Kontaktinformationen für den Fall, dass wir Fragen haben

Sie müssen eine E-Mail, eine Stornierungsmitteilung, einen Anmeldeschein, eine stornierte Bestellung, einen stornierten Scheck oder eine andere Form von Belegdokumenten senden, aus denen der Grund für die Rückerstattung hervorgeht.

Anbieterkonten für Rückerstattungen sind nur 30 Tage lang aktiv. Wenn Sie die Rückerstattung nicht innerhalb von 30 Tagen vornehmen, müssen Sie einen Antrag auf vorübergehende Reaktivierung des Kontos stellen.

Wenn Sie weitere Fragen zu Lieferantenanträgen haben, wenden Sie sich bitte an den Lieferantenkoordinator der Kreditorenbuchhaltung unter der Telefonnummer 6-3189 oder per E-Mail an [email protected].