Ein vollständiger Leitfaden für die Instandhaltung von Immobilien

Jeder möchte in einer sicheren und funktionalen Umgebung leben und arbeiten, was einer der Hauptfaktoren ist, die unsere Lebensqualität beeinflussen.
Als Immobilienbesitzer fragen Sie sich vielleicht, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Immobilie diese Erwartungen erfüllt. Um die Antwort zu finden, sollten Sie sich zunächst mit den Besonderheiten der Instandhaltung von Immobilien vertraut machen.
Ein guter Anfang ist es, den Rest dieses Artikels zu lesen, in dem wir:

• erläutern, was die Instandhaltung von Immobilien umfasst
• erläutern, was der internationale Code für die Instandhaltung von Immobilien ist
• Vergleichen Sie die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien mit dem Aufbau eines eigenen Instandhaltungsteams
• umreißen Sie 4 wichtige Tipps, um Ihre Immobilie in Bestform zu halten

Was ist Instandhaltung von Immobilien?

Immobilieninstandhaltung ist der Prozess der Erhaltung eines Wohn- oder Gaststättengebäudes und seiner unmittelbaren Umgebung in einem optimalen Zustand durch eine Reihe spezifischer Instandhaltungstätigkeiten.
Sie bezieht sich auf die verschiedenen Tätigkeiten, die für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und des Komforts eines Gebäudes für seine Bewohner unerlässlich sind (daher wird sie oft synonym mit dem Begriff Gebäudeinstandhaltung verwendet).
Zur Instandhaltung gehören:

• Reinigung der internen und externen Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes (einschließlich Abflüsse, Dachrinnen, Flure usw.)
• Nagetierbekämpfung und -beseitigung
• Garten- und Landschaftsbau
• Mülltrennung und -entsorgung
• Wartung, Reparaturen und Austausch aller mechanischen und elektrischen Systeme (Beleuchtung, HVAC, Wasserversorgung, Wasserheizung usw.)
• Sicherheitskontrollen (proaktive Routineinspektionen der mechanischen und elektrischen Systeme, Feuerlöschanlagen und Sicherheitsinspektionen des gesamten Gebäudes).

Die Instandhaltung von Immobilien ist sowohl für die Bewohner als auch für den Eigentümer von Vorteil, da sie zur Zufriedenheit aller beiträgt.
Als Bewohner möchten Sie nach einem anstrengenden Tag nach Hause kommen und wissen, dass Sie sich entspannen können, ohne sich über Probleme wie eine verstopfte Küchenspüle, ein schmutziges, schlecht beleuchtetes und fettiges Treppenhaus, über das Ihre Kinder stolpern und sich verletzen könnten, oder eine Toilette, die sich nicht spülen lässt, Gedanken machen zu müssen. Für kleinere Aufgaben wie das Auswechseln von Glühbirnen können die Mieter selbst verantwortlich sein. Es ist immer eine gute Idee, die Zuständigkeiten von Mietern und Vermietern klar voneinander abzugrenzen, insbesondere bei Mietobjekten.

Als Immobilieneigentümer möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Mietobjekt über die Jahre hinweg seinen Wert behält und dass Sie nicht die meiste Zeit Ihres Tages damit verbringen, sich um den einen oder anderen unzufriedenen Mieter zu kümmern. Außerdem möchten Sie Haftungsprobleme vermeiden, wenn sich jemand auf dem Grundstück verletzt.

Die Einhaltung des internationalen Kodex für die Instandhaltung von Immobilien (IPMC)

Die Instandhaltung von Immobilien sollte nicht willkürlich erfolgen, da eine schlechte oder unzureichende Instandhaltung zu ernsthaften Problemen für alle, die diese Immobilie nutzen, führen kann. Um solche Situationen zu vermeiden, gibt es mehrere Vorschriften und Regeln, die Eigentümer und Verwalter von Immobilien befolgen können.
Eine dieser Regeln ist der International Property Maintenance Code (IPMC). Dabei handelt es sich um ein Regelwerk, das die Mindestanforderungen für die Instandhaltung bestehender Gebäude festlegt. Der internationale Immobilieninstandhaltungscode ist ein Instandhaltungsdokument, das geschaffen wurde, um den Bedarf an einem modernen und aktualisierten Immobilieninstandhaltungscode zu decken. Er umfasst die folgenden Kapitel:

Zweck des Codes ist die Festlegung von Mindeststandards für die Instandhaltung von Gebäudekomponenten wie Außenanlagen, Sanitäranlagen, mechanische und elektrische Installationen, Sanitäranlagen und Feuerlöschanlagen. So enthält er beispielsweise spezifische Empfehlungen für Warmwasserheizungsanlagen, die ideale Temperatur von erhitztem Wasser, die Art der Wasserzirkulation usw.
Der IPMC wird alle drei Jahre erneuert und kann von internationalen Behörden übernommen und verwendet werden. Hier können Sie alle Einzelheiten des IPMC nachlesen.

Instandhaltung von Gewerbeimmobilien vs. eigenes Team

Eine wichtige Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die, ob Sie diese Aufgabe an ein Team für die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien auslagern oder ein eigenes Team aufbauen. Im Folgenden werden beide Optionen erörtert.

Ein professionelles Instandhaltungsunternehmen beauftragen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein professionelles Instandhaltungsunternehmen zu beauftragen, profitieren Sie von einem strukturierten Ansatz für die Instandhaltung, den dieses Unternehmen im Laufe der Jahre entwickelt hat. Zu den Dienstleistungen, die sie in der Regel anbieten, gehören:
1) Vorbeugende Instandhaltungsplanung und -terminierung
Ein professionelles Instandhaltungsunternehmen verfügt in der Regel über ein etabliertes System zur Planung und Terminierung aller Instandhaltungsaufgaben, die für Ihre Immobilie erforderlich sind. Ein solches System sollte mindestens Folgendes umfassen:

• Reguläre Wartungskontrollen, Inspektionen und Besichtigungen.
• Dokumentation aller durchgeführten Wartungsarbeiten.
• Empfehlungen für Erweiterungen und Verbesserungen.
• Standardverfahren für die Beauftragung und Verwaltung von Lieferanten und Auftragnehmern.

Ein qualitativ hochwertiger Instandhaltungsdienst für Gewerbeimmobilien hält Ihre Mieter bei Laune und erhält und verbessert den Zustand Ihrer Immobilie.

2) Finanzielle Berichterstattung
Es wird erwartet, dass eine ihrer ersten Aufgaben darin besteht, ein Wartungsbudget für Ihre Immobilie zu erstellen. Sie werden Ihnen auch Berichte über die Instandhaltungskosten in den Räumlichkeiten vorlegen – mindestens jeden Monat.
3) Umgang mit der Mieterkommunikation
Wenn jede E-Mail oder Textnachricht von Mietern direkt bei Ihnen ankommt, werden Sie wahrscheinlich keine Zeit für viel anderes haben. Ein Teil der Aufgaben eines professionellen Instandhaltungsunternehmens besteht darin, mit Ihren Mietern zu kommunizieren und nur die Probleme an Sie weiterzuleiten, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
4) Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften
Ähnlich wie bei der bereits erwähnten IPMC gibt es mehrere andere Anforderungen, die Ihre örtliche Gerichtsbarkeit von Immobilienbesitzern verlangen kann. Es kann schwierig sein, den Überblick über alles zu behalten. Von einem Unternehmen für die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien wird erwartet, dass es in Ihrem Namen bestehende und neue Vorschriften überwacht und deren Einhaltung sicherstellt.
Das klingt alles sehr gut, aber Sie fragen sich vielleicht: Wo finde ich ein gutes Unternehmen für die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien?
Nun, hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn es Ihnen nichts ausmacht, selbst Hand anzulegen, können Sie nach Immobilienverwaltungsfirmen suchen und eine von ihnen die Zügel in die Hand nehmen lassen (denn zur Immobilienverwaltung gehört auch das Instandhaltungsmanagement).
Wenn Sie nur jemanden brauchen, der sich um die erforderlichen Instandhaltungsarbeiten kümmert, können Sie einige Google-Suchen nach Immobilieninstandhaltungsdiensten in Ihrer Gegend durchführen und/oder sich mit anderen Immobilienbesitzern, die Sie kennen, in Verbindung setzen und sie fragen, ob sie jemanden empfehlen können.
Schließlich kann es nicht schaden, die Dinge aus deren Perspektive zu betrachten, wenn Sie mit einem Auftragnehmer verhandeln. Ein professionelles Reinigungsunternehmen könnte sich zum Beispiel auf folgende Punkte konzentrieren, wenn es versucht, Ihnen seine Dienste anzubieten.

Ein eigenes Instandhaltungsteam

Wenn Sie sich für ein eigenes Instandhaltungsteam entscheiden, sind Sie für alles verantwortlich, was wir im letzten Kapitel beschrieben haben. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Sie die direkte Aufsicht über das Personal und die Qualität der ausgeführten Arbeiten haben, über ein flexibleres Instandhaltungsbudget verfügen, das unter Ihrer Kontrolle steht, und insgesamt einen besseren Einblick in alle Probleme und Instandhaltungsaktivitäten haben, die in Ihrer Immobilie anfallen.
Die Organisation einer Instandhaltungsabteilung erfordert jedoch ein gewisses Maß an Planung. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um Ihr eigenes Instandhaltungsteam aufzubauen:

1. Bestimmen Sie die Fähigkeiten und die Größe des Teams, das Sie einstellen werden. Beginnen Sie mit einer Auflistung aller Wartungsarbeiten, die für Ihre Immobilie erforderlich sind (von der Reinigung bis zur Reparatur von Geräten). So können Sie feststellen, wen Sie brauchen, z. B. Reinigungskräfte, Gärtner, Heizungs-, Klima- und Elektrotechniker usw.
2. Überlegen Sie anschließend, wie viele Stunden jede Person durchschnittlich pro Schicht arbeiten kann und wie viele Schichten Sie pro Tag benötigen, um abzuschätzen, wie viele Personen Sie einstellen müssen. Je nachdem, wie groß die Immobilie ist, benötigen Sie möglicherweise einen Facility Manager oder zumindest einen Vorgesetzten, der das Personal koordiniert.
3. Stellen Sie nicht überstürzt ein. Führen Sie gründliche Vorstellungsgespräche und prüfen Sie, ob Ihre potenziellen Handwerker für die vorgesehenen Aufgaben qualifiziert sind. Sie können diesen Prozess auch beschleunigen, indem Sie diesen Schritt an eine seriöse Personalvermittlungsagentur für Instandhaltungspersonal auslagern.
4. Es gibt einige Aufgaben, die sich in der Regel nicht wirtschaftlich intern besetzen lassen, so dass Sie eine Auslagerung nicht völlig ausschließen sollten. So werden Sie beispielsweise keinen Aufzugstechniker in Vollzeit einstellen, wenn Aufzüge in der Regel nicht so häufig gewartet werden müssen wie andere Systeme.

Die Vor- und Nachteile jedes Ansatzes

Welchen Ansatz Sie auch immer wählen, Sie sollten KPIs für die Immobilieninstandhaltung definieren und verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Instandhaltungsaktivitäten auf die gleichen Ziele hinarbeiten.

4 Tipps, um Ihre Immobilie in Topform zu halten

Zusätzlich zu dem, was wir oben erwähnt haben, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, zu gewährleisten, dass Ihre Immobilie stets in bestem Zustand bleibt:

#1) Setzen Sie Prioritäten bei der Finanzierung der Instandhaltung

Wenn so viele andere Probleme in Ihrer Immobilie Mittel erfordern, kann es verlockend sein, die Ausgaben für die Instandhaltung zu kürzen. Dies kann jedoch zu einer raschen Verschlechterung der Anlagen und einer unkontrollierbaren Liste aufgeschobener Instandhaltung führen, die ein ideales Umfeld für Sicherheitsrisiken schafft.
Um diese und noch mehr Probleme zu vermeiden, müssen Sie proaktiv die jährlichen Betriebs- und Investitionskosten für die Instandhaltung schätzen und budgetieren. In der Regel ist es ratsam, mindestens 2 – 4 % des aktuellen Wiederbeschaffungswertes Ihrer Immobilie für Ihr jährliches Instandhaltungsbudget einzuplanen. Einigen internen Daten zufolge spart jeder Dollar, den Sie für die Instandhaltung ausgeben, langfristig 5 Dollar.

#2) Beschaffen und verwenden Sie langlebige Komponenten

Um Ihre Immobilie in Topform zu halten, sollten Sie Ersatzteile verwenden, die sicher funktionieren und so lange wie möglich halten. Wenn Sie Ihr Ersatzteillager (mit Keilriemen, HLK-Teilen, Glühbirnen, Motoren, Pumpen usw.) mit qualitativ hochwertigen Teilen bestücken, investieren Sie in die Langlebigkeit Ihrer Immobilie.
Auch wenn sehr langlebige Teile anfangs etwas mehr kosten, helfen sie Ihnen, künftige Reparaturen einzusparen und häufige Nacharbeitsprobleme zu minimieren.

#3) Automatisieren Sie das Wartungsmanagement

Ungeachtet der Kompetenz Ihres Wartungsteams/Dienstleisters kann es schnell schwierig werden, den Überblick über jede einzelne Wartungsaufgabe zu behalten. Vor allem in großen Immobilien mit mehreren Einheiten kann die manuelle Verfolgung von Aufgaben schnell ineffizient werden und zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen führen.
Deshalb interessieren sich immer mehr Immobilienverwalter für die Automatisierung des Wartungsmanagements durch den Einsatz eines computergestützten Wartungsmanagementsystems. Ein mobiles CMMS hilft Ihnen, jeden Aspekt der Instandhaltung zu rationalisieren und zu optimieren, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu erledigen, die Sicherheit zu verfolgen, die Leistung zu messen, die Instandhaltungskosten zu senken und vieles mehr.
Wenn Sie nicht wissen, was ein CMMS ist, lesen Sie unseren Leitfaden Was ist ein CMMS-System und wie funktioniert es.
Ein zusätzlicher Vorteil eines CMMS wie Limble ist die Aufsicht über ausgelagerte Wartungsdienste. Sie können den Technikern der Wartungsfirma für Gewerbeimmobilien begrenzten Zugriff auf Ihr Konto gewähren und ihnen über Limble Arbeitsaufträge erteilen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Arbeiten auch tatsächlich und zeitnah ausgeführt werden.

#4) Regelmäßige Objektaudits ermöglichen

Eine weitere grundlegende Praxis, um Ihr Objekt in optimalem Zustand zu halten, ist die Einführung regelmäßiger Zustandsbewertungen (FCA). Durch eine FCA erhalten Sie umfassende Basisdaten darüber, wie die gesamte Immobilie und ihre Systeme funktionieren. Diese Informationen helfen dabei, verbesserungswürdige Bereiche aufzuzeigen.
Bei einer FCA prüft das Inspektionsteam u. a. den aktuellen Zustand aller Anlagen und identifiziert etwaige Sicherheitsrisiken, um schnell Abhilfe zu schaffen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Wenn Sie derzeit eine Wohnimmobilie besitzen oder verwalten, dürfen Sie die Instandhaltung der Immobilie nicht vernachlässigen. Sie ist in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben und geregelt.
Abgesehen von der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sind die Vorteile der Instandhaltung von Immobilien zu groß, um sie zu ignorieren.
Glücklicherweise muss sie nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen für die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien beauftragen oder ein eigenes Instandhaltungsteam einrichten, kommt es vor allem darauf an, sicherzustellen, dass die Instandhaltung kontinuierlich erfolgt und dass die für die Instandhaltung Ihrer Immobilie zuständigen Personen über die für eine ordnungsgemäße Ausführung erforderlichen Fähigkeiten, Mittel und Werkzeuge verfügen.
Wenn Sie über den Einsatz von CMMS-Software nachdenken, um verschiedene Aspekte Ihrer Immobilieninstandhaltung zu verbessern, sind wir jederzeit zu einem Gespräch bereit.