Informationen über den grundlegenden Aufbau dieses Kontenplans finden Sie auch in den FAQs und unter „Bemerkenswerte Beobachtungen“ am Ende dieser Seite.
Non-Profit-Organisationen haben eine andere Sicht der Dinge, obwohl es Ähnlichkeiten zwischen ihnen und ihren „gewinnorientierten Vettern“ gibt.
FAQs:
F: Was ist ein Soll?
A: Hier ist eine kurze Zusammenfassung des großen Ganzen in Bezug auf die grundlegenden Buchhaltungsprinzipien.
Q: Wenn Bargeld in meinen Büchern ein Sollsaldo ist, warum nennt die Bank (einen positiven Bargeldbestand) dann einen Habensaldo?
A: Das ist eine einfache Frage der Perspektive. Ihr positiver Kassenbestand ist eine Verbindlichkeit gegenüber der Bank – ein Guthaben.
Bargeld ist ein Sollsaldo in Ihren Büchern (ein Vermögenswert); aber Ihr Scheckbuchsaldo ist ein Guthaben in den Büchern der Bank (eine Verbindlichkeit: ein zu zahlender Kredit).
Q: Wie viele Konten und Unterkonten sollte ich haben?
A: Sie sollten mindestens 10 Konten weniger haben, als Sie überblicken können!
Dies ist wichtig zu beachten.
Kategorien und Unterkategorien können nützliche Informationen über Ihre Organisation liefern, aber nur, wenn sie genau sind. Wenn Ihre Mitarbeiter bei der Kodierung von Dingen nicht konsequent sind, wird Ihr ausgeklügelter Kontenplan die Bücher in eine viel schlechtere Verfassung bringen, als wenn Sie die Dinge einfach gehalten hätten.
Entwerfen Sie keine Struktur, der niemand folgen will. Zu viele Details sind kontraproduktiv, fehlerhaft, teuer und schwer zu beheben; und zu wenige Details bedeuten, dass Sie eine Gelegenheit verpasst haben, den Benutzern Ihrer Abschlüsse nützliche analytische Informationen zu liefern.
Unsere Empfehlung: Halten Sie die Dinge lieber einfach.
Bemerkungen zum Kontenplan für gemeinnützige Organisationen:
Zweckgebundene Mittel – Dies sind Mittel, die vom Spender für bestimmte Ausgaben/Initiativen bestimmt wurden.
Nicht ausgegebene zweckgebundene Mittel werden in der Bilanz aufgeführt, bis sie bestimmungsgemäß verwendet werden. Wir empfehlen, zweckgebundene Mittel im Abschnitt Nettovermögen der Bilanz auszuweisen, obwohl manche sie als sonstige Verbindlichkeiten betrachten.
Nettovermögen. Diese Bezeichnung ähnelt dem „Eigenkapital“ in einem gewinnorientierten Kontenplan. Es handelt sich buchstäblich um Aktiva minus Passiva, und genau wie bei einer gewinnorientierten Organisation werden hier die historischen Gewinne angesammelt.
Die ersten beiden Ziffern der Konten der Gewinn- und Verlustrechnung (XX – XXXX).
Wenn eine gemeinnützige Organisation mehr als einen Schwerpunkt hat, sollte sie in Erwägung ziehen, die Gewinn- und Verlustrechnung in getrennte Abteilungen (oder Klassen) aufzuteilen, was mit den ersten beiden Ziffern geschehen kann (je nach dem von Ihnen verwendeten Buchhaltungssystem könnten es auch die letzten beiden Ziffern oder ein separates Feld sein).
01 – Ministerium
02 – Fundraising (auch Entwicklung genannt)
03 – Gemeinkosten (Management).
Kontonummer 4100 – Erstattungsfähige Ausgaben: Beträge, die in Rechnung gestellt werden, um dem Unternehmen die im Namen von Kunden usw. entstandenen Kosten zu erstatten. Hier könnte ein Aufschlag mit eingerechnet werden. Ein Aufschlag von 20 % ist in den meisten Branchen üblich.
Kontonummer 4900 – Erstattungsfähige Auslagen: Dies sind Ausgaben, die im Namen des Kunden getätigt wurden: Ausgaben, die voraussichtlich erstattet werden.
4901 – Erstattungsfähige Ausgaben – Mahlzeiten und Bewirtung: Mahlzeiten und Bewirtung werden für Steuerzwecke getrennt ausgewiesen. Das macht die Sache am Jahresende einfacher! Einfacher = billiger.
Betriebsausgaben: Alles in dieser Kategorie ist in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt, damit Sie schnell nachschlagen können und die Dinge einfach bleiben.
6121 – Aktivierte Käufe – Gegenkonto: Die Verwendung dieses Gegenkontos ist eine effektive Möglichkeit, einen Vermögenswert zu aktivieren, ohne den Überblick über die Gesamtausgaben nach Kategorie zu verlieren. Ich hoffe, das macht Sinn!
6951 – Reisen – Mahlzeiten und Bewirtung: Mahlzeiten und Bewirtung werden für Steuerzwecke getrennt. Ihr Steuerberater benötigt diese Informationen am Jahresende, so dass es Zeit spart, wenn Sie sie für ihn/sie abtrennen.