Der Umzug in ein neues Büro ist für jedes Unternehmen ein aufregender Schritt, der für diejenigen, die ihn koordinieren, nicht unbedingt stressig sein muss.
Eine von E.ON durchgeführte Umfrage hat ergeben, dass ein Umzug nach der Einstellung neuer Mitarbeiter die zweitgrößte Belastung für Kleinunternehmer darstellt. Folglich zögern die meisten Unternehmen den Umzug hinaus und ziehen es vor, in beengten und teuren Räumlichkeiten zu bleiben.
Hier sind sieben wichtige Tipps für Büroumzüge, die die Chancen auf einen schnellen und effizienten Umzug erhöhen.
Planen Sie Ihren Büroumzug frühzeitig
Gewerbliche Umzüge erfordern eine detaillierte Planung und Vorbereitung. Legen Sie bei der Planung des Umzugs das Umzugsdatum und den Zeitrahmen für den Umzugsprozess fest, damit Sie einen Zeitplan erstellen können. Stellen Sie außerdem ein bestimmtes Budget für den Umzugsprozess zur Verfügung. Es wird sich als nützlich erweisen, wenn Sie die Kosten für die Beauftragung von Umzugsunternehmen ermitteln und vermeiden, dass Sie uninformierte Entscheidungen treffen.
Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern
Die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ist einer der wichtigsten Tipps für den Büroumzug, die Sie berücksichtigen müssen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter über Umzugspläne und Zeitpläne auf dem Laufenden. Informieren Sie sie über wichtige Änderungen und Abläufe am neuen Standort, z. B.:
– die neue Adresse oder geänderte Telefon- und Faxnummern
– neue Bauvorschriften
– Packvorschriften am neuen Standort und anderes
Sie können sie dazu anregen, eine Umzugscheckliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Bereiche abgedeckt sind und nichts vergessen wird. Auch wenn Veränderungen für die Mitarbeiter beunruhigend sein können, kann die Kommunikation mit ihnen ihre Stimmung heben.
Bestimmen Sie einen Projektmanager
Jeder Büroumzug erfordert Teamarbeit, um die Erfolgschancen zu erhöhen. Die Ernennung eines Projektleiters, der alle Aspekte des Umzugsprozesses unterstützt, ist ebenfalls wichtig.
Der Teamleiter sollte über Multitasking-Fähigkeiten, außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, effektive Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Budgets verfügen. Gute Büroverwaltungsprogramme können ebenfalls dazu beitragen, dass der Umzug reibungslos verläuft.
Schützen Sie Ihre Daten
Sie wissen nie, was während des Umzugs mit Ihren Dateien und Ihrer Hardware passieren kann. Sie könnten wichtige Dokumente durch beschädigte Server oder Festplatten verlieren. Deshalb ist es wichtig, Ihre Daten zu sichern und sie vor Verlust und Verletzung zu schützen, wenn Sie umziehen.
Sie können zum Beispiel ein digitales Besucherverwaltungssystem verwenden, um Ihre Besucher- und Mitarbeiterdaten zu schützen. Das Beste daran ist, dass Sie es nahtlos mitnehmen können, da es cloudbasiert ist. Auf diese Weise erfüllen Sie die Datenschutzgrundverordnung (GDPR), da Sie keine Daten darüber verlieren, wer Ihr Unternehmen in der Vergangenheit besucht hat.
Räumen Sie Ihr Büro gründlich auf
Ziehen Sie nicht mit Gegenständen um, die Sie nicht brauchen. Entfernen Sie alte Akten, schreddern Sie überflüssige Papiere, entsorgen Sie alte Möbel und verkaufen oder spenden Sie Geräte, die nicht mehr gebraucht werden. Sprechen Sie jedoch unbedingt mit Ihren Buchhaltern, da gespendete Gegenstände abgeschrieben werden können.
Beauftragen Sie ein professionelles Umzugsunternehmen
Die Beauftragung eines Umzugsunternehmens ist für einen reibungslosen Büroumzug unerlässlich. Umzugsunternehmen verfügen über das Wissen, die Erfahrung und die Ressourcen, die für einen reibungslosen Umzugsprozess erforderlich sind. Sie kümmern sich um das Einpacken und Auspacken, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsgegenstände sicher transportiert werden. Ein Umzugsunternehmen kann auch Ihre geschäftlichen Anforderungen ermitteln und Ihnen dabei helfen, einen geeigneten Umzugsplan zu erstellen.
Wählen Sie unbedingt ein etabliertes, zertifiziertes und versichertes Unternehmen.
Aktualisieren Sie Ihre Adresse überall
Lassen Sie Ihre Lieferanten und Kunden wissen, wann Sie umziehen, welche neue Firmenadresse Sie haben und wann der normale Geschäftsbetrieb wieder aufgenommen wird. Aktualisieren Sie auf jeden Fall Ihre Visitenkarten, Ihre Website, Ihren Briefkopf und Ihre Websites in den sozialen Medien. Wenden Sie sich außerdem an Google, um Ihre Adresse und Ihren Online-Eintrag einen Monat vor dem Umzug ändern zu lassen.
Ein Umzug ist nicht ganz so hektisch, wie es klingt. Wenn Sie diese Tipps für den Büroumzug befolgen – von der Planung des Prozesses über die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern bis hin zur Sicherung Ihrer Daten – können Sie den Übergang zu Ihrem neuen Arbeitsplatz reibungslos gestalten.
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