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E-Mail-Marketing ist ein grundlegender Bestandteil Ihrer Online-Fundraising-Strategie.
Es ist die Art und Weise, wie Sie Unterstützung kultivieren, Ihre Kampagnen verbreiten und Beziehungen in großem Umfang aufbauen.
Da es nicht möglich ist, eine große Liste von Kontakten einzeln per E-Mail anzuschreiben, verwenden gemeinnützige Organisationen E-Mail-Marketing-Software, um Massenkommunikation zu versenden. Sie können Add-ons wie YAMM (Yet Another Mail Merge) verwenden, um Nachrichten in Massen über Google Mail zu versenden. Einige CRMs bieten auch Funktionen für Massen-E-Mails, allerdings mit eingeschränkter Flexibilität bei der Gestaltung, wenn Sie keine HTML-Kenntnisse haben.
Wir haben viele der verfügbaren Optionen ausprobiert und sind jetzt große Fans von Mailchimp als E-Mail-Marketinglösung für kleine gemeinnützige Organisationen.
6 Gründe, warum Mailchimp für kleine gemeinnützige Organisationen ideal ist:
#1 Mailchimp ist kostenlos und flexibel.
Wir wissen, dass Ihre kleine gemeinnützige Organisation mit begrenzten Ressourcen arbeitet.
Daher ist es eine große Sache, dass Mailchimp für bis zu 2.000 Kontakte und 12.000 E-Mails pro Monat kostenlos ist. Mit dem kostenlosen Mailchimp-Tarif erhalten Sie die Werkzeuge, die Sie für den Einstieg in das E-Mail-Marketing benötigen. Wenn Ihre Mailingliste und Ihre Spendeneinnahmen wachsen, bietet Mailchimp einen Rabatt für gemeinnützige Organisationen auf ihr kostenpflichtiges Abonnement.
Einstieg in Mailchimp
Auch wenn Sie angesichts der Kosten ein Tänzchen wagen und erleichtert aufatmen werden, weil Sie wissen, dass es viel einfacher sein wird, Ihren Vorstand davon zu überzeugen, eine neue Plattform zu übernehmen, müssen Sie Zeit investieren, um zu lernen, wie Mailchimp funktioniert und wie Sie es für Ihre Bedürfnisse einrichten können.
Glücklicherweise ist das Produkt sehr gut dokumentiert. Wir empfehlen Ihnen, ein Konto einzurichten und gleich loszulegen, um sich mit dem Produkt vertraut zu machen. Wenn Sie so weit sind, sollten Sie sich den Leitfaden für die ersten Schritte ansehen.
#2 Sie können Ihre Ansprache in Mailchimp segmentieren und personalisieren
Personalisierung ist für Ihr Online-Fundraising ein WIRKLICH GROSSES Kriterium. Und wir können gar nicht genug betonen, wie nützlich die Plattform von Mailchimp für personalisierte, segmentierte Massenkommunikation in großem Umfang ist.
Laden Sie Ihre bestehenden Kontakte mit benutzerdefinierten Feldern hoch
Es ist ganz einfach, Ihre Kontaktdaten in Mailchimp zu übertragen. Bevor Sie E-Mails versenden, müssen Sie alle Ihre bestehenden Kontakte in die Plattform laden (vergewissern Sie sich, dass sie bereits ihr Einverständnis für die Kontaktaufnahme gegeben haben):
- Laden Sie Ihre bestehenden Kontakte in großen Mengen mit einer .csv-Datei
- Fügen Sie Vorstandsmitglieder, Mitarbeiter, Mailinglistenanmeldungen aus anderen Quellen, Freiwillige und Spender ein
- Fügen Sie Mailchimp benutzerdefinierte Felder hinzu, indem Sie zusätzliche Spalten in Ihre Datei aufnehmen.
- Tipp: Erstellen Sie in Ihrer Kontakttabelle separate Spalten für jede Ihrer letzten Spendenkampagnen. Fügen Sie für die Spender, die für die einzelnen Kampagnen gespendet haben, den gespendeten $-Betrag hinzu. Wenn Sie Ihre Spender später erneut zum Spenden auffordern, können Sie mit Hilfe von Seriendruck-Tags Massen-E-Mails personalisieren und den Spendern für ihren spezifischen Beitrag danken.
Verwenden Sie Platzhalter, um Ihre E-Mails zu personalisieren
Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, können Sie Platzhalter verwenden, um benutzerdefinierte Informationen für jeden Empfänger einzutragen.
Wenn Sie gerade erst mit E-Mail-Marketing beginnen, können Sie den Platzhalter *|FNAME|* verwenden, um jede Nachricht mit den Vornamen der Empfänger zu personalisieren. Sobald Sie sich mit Mailchimp vertraut gemacht haben, können Sie mit den Merge-Tags viele erstaunliche Anpassungen vornehmen.
Angenommen, Sie schreiben einen Spendenaufruf an Ihre aktiven Spender. Sie haben deren Kontaktinformationen in Ihre Mailchimp-Liste geladen, einschließlich des Betrags, den sie für eine bestimmte Kampagne gespendet haben. Mithilfe von Merge-Tags für Ihre benutzerdefinierten Felder können Sie Ihre Nachricht anpassen, um jedem Spender für seinen spezifischen Beitrag zu danken.
Beispiel:
„Sehr geehrter *|FNAME|*,
Mit Ihrer großzügigen Spende von *|GIFTAMT01|* haben Sie es den Schülern von Kids Now ermöglicht, eine persönliche Betreuung zu erhalten.“
wird für jeden Empfänger personalisiert:
„Liebe Bethany,
Mit Ihrer großzügigen Spende von 150 $ haben Sie es Kids Now-Schülern ermöglicht, eine persönliche Betreuung zu erhalten.“
Diese Art der persönlichen Ansprache ist von unschätzbarem Wert für den Aufbau starker Beziehungen in großem Umfang.
Konfigurieren Sie Ihre Liste für die Segmentierung
Neben der Personalisierung Ihrer E-Mail-Kampagnen können Sie Ihre Mailchimp-Liste auch für eine gezielte Ansprache einrichten.
Wir wollen hier ganz offen sein: Die Organisation Ihrer Kontakte in Mailchimp ist einer der schwierigsten Schritte in diesem Prozess, weil die Tools so flexibel sind. Die verwirrendsten (und auch nützlichsten) Elemente für die benutzerdefinierte Kommunikation in Mailchimp sind Ihre Zielgruppe, Gruppen, Tags und Segmente.
Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, Ihr Konto zu konfigurieren, aber wir teilen im Folgenden unsere eigenen Anmerkungen, um Ihnen zu helfen, die Tools für kleine Unternehmen für die Kommunikation mit gemeinnützigen Organisationen zu nutzen:
Die Zielgruppe (früher Listen genannt) ist die höchste Organisationsebene für Kontakte in Mailchimp. Am besten ist es, nur eine Zielgruppe, die so genannte Master Audience, zu pflegen, es sei denn, Sie benötigen unbedingt mehr (z. B. wenn Sie mehrere Organisationen haben, die dasselbe Konto verwenden). Wenn Sie mehr als eine Zielgruppe verwenden, ist es wahrscheinlich, dass Sie für doppelte Kontakte bezahlen. Verwenden Sie stattdessen die folgenden Tools, um Ihre Kontakte innerhalb Ihrer Master Audience zu segmentieren und zu organisieren.
Gruppen sind die nächste Organisationsebene. Sie können Kontakte nach Interessen innerhalb Ihrer Mailingliste gruppieren. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es am besten ist, Gruppen zu verwenden, um Ihre Liste nach der Art der Kommunikation zu organisieren, die Sie versenden. Zum Beispiel Newsletter, vierteljährliche Updates und Jahresbericht. Über den Link „Einstellungen verwalten“ in der Fußzeile jeder E-Mail können Sie den Unterstützern die Möglichkeit geben, die Art(en) der Mitteilungen auszuwählen, die sie erhalten möchten.
Mit Hilfe von Tags können Sie den Abonnenten in Ihrer Mailingliste Daten hinzufügen, ohne benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Sie eignen sich hervorragend zur Kennzeichnung und Identifizierung von Kontakten als Spender für eine bestimmte Kampagne. Diese Informationen benötigen Sie später zur Segmentierung und Personalisierung Ihrer Nachrichten. Wir verwenden gerne das Bulk-Upload-Tool, um den Abonnenten Tags hinzuzufügen.
Segmente sind Gruppen von Abonnenten, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie können benutzerdefinierte Segmente erstellen, um gezielte Mitteilungen zu senden. Sie könnten beispielsweise Ihre Outreach-Kampagne an ein Segment von Kontakten senden, die als „Spender zum Jahresende 2018“ gekennzeichnet sind.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, Ihre Mailingliste zu organisieren, es ist wichtig, dass Sie einen Plan haben und sich daran halten. Wenn Sie Ihre Kontakte in Mailchimp systematisch verwalten, erzielen Sie weitaus bessere Ergebnisse.
#3 Mit Mailchimp können Sie markenbezogene E-Mail-Vorlagen mit einem Drag-and-Drop-Editor erstellen.
Sie müssen keine Programmierkenntnisse haben, um in Mailchimp schöne, einheitlich gestaltete E-Mails zu erstellen. Mit dem Drag-and-Drop-Editor von Mailchimp können Sie eigene E-Mail-Layouts erstellen und diese als Vorlagen für die spätere Verwendung speichern.
Das Logo und die Farben Ihrer gemeinnützigen Organisation tragen dazu bei, dass man Ihre Arbeit sofort erkennt. Indem Sie Ihren Massen-E-Mails einfach eine Kopfzeile mit Ihrem Logo hinzufügen, schaffen Sie Konsistenz in Ihrer gesamten Kommunikation und bauen Vertrauen auf. Sie können auch die Farben Ihrer Marke in das Design Ihrer E-Mail einbeziehen.
Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Arten von Inhalten
Um Ihr E-Mail-Marketing zu optimieren, können Sie benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Arten von Einsätzen erstellen, z. B.:
- Blog-Updates
- Newsletter
- Jahresberichte
- Fundraising-E-Mails (pro Kampagne, passend zum Design Ihrer Spendenseite)
Wenn Sie zum ersten Mal anfangen, empfehlen wir, es einfach zu halten. Fügen Sie zunächst Ihr Logo hinzu, aber lassen Sie das Perfekte nicht zum Feind des Guten werden. Versenden Sie regelmäßig E-Mails, bedanken Sie sich bei Ihren Spendern, und konzentrieren Sie sich auf den Aufbau von Verbindungen. Lassen Sie das Design das Tüpfelchen auf dem i sein.
#4 Mit Mailchimp können Sie automatisierte Begrüßungs-E-Mails erstellen
Auf der diesjährigen Nonprofit Technology Conference wurde deutlich, wie wichtig automatisierte Begrüßungs-E-Mails für die Bindung von Spendern und die Gewinnung wiederkehrender Spenden sind.
Mit Mailchimp können Sie ganz einfach eine Reihe von Begrüßungs-E-Mails für Ihre neuen Unterstützer erstellen. Konfigurieren Sie diese Nachrichten so, dass sie automatisch an Abonnenten gesendet werden, die die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen. Sie können den Zeitpunkt und die Häufigkeit dieser Nachrichten festlegen sowie den Inhalt jeder einzelnen Nachricht gestalten.
Bessere Beziehungen in kürzerer Zeit
Mit automatisierten E-Mails können Sie Bethany (oder jedem anderen Spender), wenn sie ihren ersten Beitrag leistet, automatisch ein persönliches Dankeschön von Ihrem Geschäftsführer senden und sie bitten, ihre Unterstützung durch eine monatliche Spende zu zeigen… ohne eine einzige E-Mail manuell zu versenden.
Hinweis: Diese E-Mails werden nur an neu hinzugefügte/aktualisierte Kontakte gesendet, die Ihre Bedingungen erfüllen, und werden nicht rückwirkend gesendet.
#5 Mailchimp bietet einfach zu bedienende Analysen
Mailchimp verfolgt die Öffnungen und Klicks für jede von Ihnen versandte E-Mail. Sie können sogar Ihre Branche festlegen und erhalten Benchmarks, mit denen Sie Ihren Erfolg messen können. Sobald Sie Ihre erste Kampagne verschickt haben, können Sie im Bereich „Berichte“ sehen, wie gut Ihre E-Mail abgeschnitten hat.
Zu den grundlegenden Kennzahlen, die Sie im Laufe der Zeit verfolgen können, gehören:
- Öffnungen (%)
- Werden Ihre E-Mails geöffnet? Je nach Öffnungsrate müssen Sie möglicherweise Ihre Betreffzeilen verbessern oder inaktive Abonnenten aus Ihrer Mailingliste entfernen.
- Klicks (%)
- Erfolgt nach dem Öffnen Ihrer E-Mails die gewünschte Aktion? Eine niedrige Klickrate kann darauf hindeuten, dass Ihre E-Mails keine klare Handlungsaufforderung enthalten.
- Anzahl der Abonnenten
- Bauen Sie Ihr Publikum an potenziellen Spendern auf? Wenn Ihre Liste stagniert, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie sie vergrößern können (im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie dies mit Mailchimp-Tools erreichen können). Wenn sich viele Leute von Ihrer Liste abmelden, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre E-Mail-Inhalte zu verbessern und sie für Ihr Publikum relevant zu machen.
#6 Mailchimp hat integrierte Tools, um Ihre Mailingliste zu vergrößern
Sie wissen bereits, dass E-Mail-Marketing der Schlüssel zum Erfolg bei der Online-Spendenaktion ist. Sie wollen also jede Gelegenheit nutzen, um Ihre Mailingliste zu vergrößern! Mailchimp bietet Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten, genau das zu tun. Zu unseren Favoriten gehören:
- Integrieren Sie die Anmeldung für Ihre Mailingliste in Ihre Facebook-Seite (so geht’s)
- Sammeln Sie die Anmeldungen für die Mailingliste auf Ihrer Website über eine Integration oder ein Popup-Formular
Sie sollten auch planen, Ihre neuen Unterstützer (mit deren Zustimmung) in Ihre Mailchimp-Liste hochzuladen, damit Sie in Kontakt bleiben können. Vergessen Sie nicht, sie bei Bedarf zu markieren und den entsprechenden Gruppen hinzuzufügen!
Ob Sie gerade eine neue gemeinnützige Organisation gegründet haben oder Ihr E-Mail-Marketing verbessern möchten, Mailchimp kann so angepasst werden, dass Sie Ihre Unterstützer dort abholen, wo sie sich befinden. Mit den richtigen Tools sind Sie bereit, die Konversionsrate Ihres E-Mail-Marketings zu erhöhen, mehr Geld zu sammeln und Ihre Mission besser zu erfüllen.