Betrug im Geschäftsleben kann ein Unternehmen allein bis zu 500.000 Dollar an Kapital kosten. Dabei sind jedoch andere wichtige Ressourcen wie Zeit, Produktivität, Ruf und Loyalität noch nicht berücksichtigt.
Wenn jemand in den Geschäftsbetrieb eindringt, kann er sich Zugang zu den Gewinnen, aber auch zu sensiblen Informationen, geistigem Eigentum und Dokumenten verschaffen. Kompromittierte Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kreditinformationen, Vermögenswerte und Identitäten können die Zukunft eines Unternehmens gefährden. Bestehende Partnerschaften können beendet werden, die Kundenbindung kann abnehmen, und die Zahl der Arbeitsplätze kann aufgrund des gebrochenen Vertrauens und der Angst vor Entdeckung sinken.
Wenn Unternehmen Opfer von Betrug werden, sind sie unter Umständen nicht in der Lage, den vollen Betrag des verlorenen Kapitals wiederzuerlangen oder Schadenersatz zu erhalten. Daher müssen Unternehmen vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um das Risiko betrügerischer Vorfälle zu verringern.
Mit automatisierten Tools, wie z. B. Predictive Analytics Software, werden Unternehmen alarmiert, sobald ungewöhnliche Werte oder Aktivitäten entdeckt werden. Auf diese Weise kann die Geschäftsleitung Probleme umgehend angehen und Systeme sichern, um den Schutz von Kapital und sensiblen Daten zu gewährleisten.
Zu Beginn sollten Unternehmen die verschiedenen Arten von Betrug verstehen, mit denen sie konfrontiert werden können, um sich angemessen vorzubereiten und ihren Betrieb zu schützen.
5 Haupttypen von Unternehmensbetrug
Betrug kann von internen Quellen, wie Mitarbeitern, oder externen Personen, wie Kunden oder Hackern, ausgehen. Unabhängig vom Täter müssen Unternehmen jedoch die verschiedenen Bedrohungen kennen, denen sie ausgesetzt sind, und wissen, wie sich diese auf ihr Unternehmen auswirken können.
Zu den häufigsten Arten von Betrug, die in Unternehmen auftreten, gehören:
1. Identitätsdiebstahl
Ein Identitätsdiebstahl kann ein Unternehmen möglicherweise Tausende von Dollar kosten, um den Zugang zu seiner Identität und allen Kreditlinien wiederherzustellen. Diebe könnten in den Besitz von Finanzberichten, Steuererklärungen und Bankdokumenten gelangen und damit sowohl die Identität als auch die Finanzen des Unternehmens gefährden.
Ganz gleich, ob die Unternehmensinformationen als physische Unterlagen oder in einer virtuellen Datenbank gespeichert sind, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Finanzausweise sicher sind. Digitale Unterlagen sollten durch eine Firewall geschützt werden und nur autorisierten Benutzern mit festgelegten Benutzernamen und Passwörtern zugänglich sein. Ebenso sollten physische Unterlagen unter Verschluss bleiben und nur von verifizierten Mitarbeitern abgerufen werden.
Identitätsdiebstahl kann auch auftreten, wenn ein Scheck verlegt wird und in die falschen Hände gerät. Mit der Konto- und Bankleitzahl könnte ein Betrüger möglicherweise Geld abheben. Daher sollten Unternehmen die Einrichtung eines separaten Gehaltsabrechnungssystems und die Verwendung elektronischer Überweisungen (EFT) in Betracht ziehen.
2. Betrug bei der Gehaltsabrechnung
Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) ist die Wahrscheinlichkeit eines Betrugs bei der Gehaltsabrechnung in einem kleinen Unternehmen doppelt so hoch wie in einem großen Unternehmen. Abrechnungsbetrug kann auf verschiedene Weise erfolgen, u. a.
- Aufblasen von Stunden – Der häufigste Abrechnungsbetrug tritt auf, wenn Mitarbeiter ihre aufgezeichneten Stunden leicht aufblähen. Durch schrittweise Aufblähung erhalten Arbeitnehmer kleine Lohnerhöhungen in der Hoffnung, übersehen zu werden und Systemwarnungen zu vermeiden. Dies kann vorkommen, wenn ein Angestellter immer noch stempelt, obwohl er nicht arbeitet, zusätzliche Stunden manuell einträgt oder Buddy Punching betreibt.
- Nicht zurückerstattete Vorschüsse – In seltenen Fällen kann ein Angestellter seinen Vorgesetzten um einen Vorschuss bitten. Die meisten Gehaltsabrechnungen berücksichtigen diese Fälle jedoch nicht, so dass sie leicht vergessen werden können. Auf diese Weise können unwillige Mitarbeiter eine zusätzliche Vergütung erhalten, ohne die Absicht zu haben, den Vorschuss zurückzuzahlen.
- Ändern von Lohnsätzen – Auch wenn dies sehr selten vorkommt, arbeiten einige Mitarbeiter mit Lohnbuchhaltern zusammen, die Zugang zum Buchhaltungssystem haben, um die Stundenlöhne aufzublähen. In diesem Fall muss der autorisierte Benutzer den Lohn kurz vor der Freigabe der Zahlungen vorübergehend ändern, um zu verhindern, dass das System ausgelöst wird.
Um diese Risiken zu bekämpfen, sollten Unternehmen bei neuen Mitarbeitern Hintergrundprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass sie keine Vorstrafen oder fragwürdige Arbeitsverläufe haben. Unternehmen sollten auch regelmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, um alle ausgehenden Gelder und Stundenlöhne zu verfolgen und die Genauigkeit zu gewährleisten.
3. Geldbetrug
Geldbetrug kann gefälschte Rechnungen und physischen Diebstahl von Bargeld aus einem Unternehmen beinhalten.
- Gefälschte Rechnungen – Leider können gefälschte Rechnungen beim ersten Kauf übersehen werden, werden aber überprüft, sobald das Unternehmen versucht, eine Einzahlung vorzunehmen. Dadurch gehen dem Unternehmen Lagerbestände und Einnahmen verloren. Daher sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter darin schulen, wie sie echtes von gefälschtem Geld anhand physischer Merkmale unterscheiden können. Unterschiede in der Mikroschrift, Wasserzeichen, erhabener Druck und farbige Tinte sind Anzeichen für Falschgeld.
- Bargelddiebstahl – Der meiste Betrug in kleinen Unternehmen entsteht durch Bargelddiebstahl durch eigene Mitarbeiter. Skimming, Bargelddiebstahl und Auszahlungen aus der Registrierkasse sind die häufigsten Bargeldbetrügereien von Mitarbeitern und können Unternehmen Hunderte von Dollar kosten. Um Betrug durch Mitarbeiter zu verhindern, sollten Unternehmen die Kassen ständig überwachen und die Vorgesetzten am Ende jeder Schicht die Kassenschubladen zählen lassen.
4. Rückgabebetrug
Es gibt viele Arten von Rückgabebetrug, aber jeder kann den Bestand und die Finanzen eines Unternehmens gefährden. Manche Kunden kaufen einen Artikel und versuchen, das Produkt zurückzusenden, nachdem sie es bereits benutzt haben, um eine Rückerstattung zu erhalten. In diesem Fall bleibt das Geschäft mit einem defekten Artikel und einem Umsatzverlust zurück. Andere Kunden stehlen Produkte und versuchen, sie gegen Erstattung des Kaufpreises zurückzugeben, indem sie behaupten, sie hätten die Quittung verloren, um einen Gewinn zu erzielen.
Unternehmen können jedoch Rückgabebetrug verhindern, indem sie strenge Richtlinien einführen, die physische oder digitale Quittungen oder Kundenbindungsprofile zur Überprüfung der Einkäufe verlangen. Unternehmen können auch die Rückgabezeit begrenzen, so dass Verbraucher nur innerhalb eines kleinen Zeitfensters eine Gutschrift oder eine Rückerstattung erhalten können. Diese Richtlinien minimieren das Risiko, einen gebrauchten oder gestohlenen Artikel zu erhalten.
5. Betrug bei der Arbeitnehmerentschädigung
In den meisten Staaten sind Unternehmen verpflichtet, eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abzuschließen, wenn sich Mitarbeiter bei der Arbeit verletzen oder krank werden. Einige Arbeitnehmer haben jedoch Wege gefunden, diese Entschädigung auszunutzen. Die Arbeitnehmer können eine Entschädigung für eine Verletzung beantragen, die außerhalb der Arbeit eingetreten ist, oder eine Krankheit komplett vortäuschen.
Die einzige Möglichkeit für Unternehmen, diese Art von Betrug zu verhindern, besteht darin, eine detaillierte Dokumentation über alle Vorgänge und Mitarbeiter zu führen. Regelmäßige Berichte, in denen alle Probleme oder Unfälle während der Arbeit festgehalten werden, können helfen, einen Zeitplan zu erstellen und Beweise zu liefern, wenn ein falscher Anspruch vermutet wird.
Betrug im Geschäftsleben kann leider in vielen Formen auftreten, so dass es schwierig ist, ihn aufzudecken, wenn die Unternehmensleitung nicht mit den gängigen Betrugsmethoden vertraut ist. Um sich vor betrügerischen Aktivitäten zu schützen, sollten Unternehmen Schulungen, regelmäßige Audits und Überwachungssoftware einsetzen. Diese Techniken zur Betrugsprävention können Unternehmen Kapital, Mühe und Zeit sparen, die sie benötigen, um verlorene Vermögenswerte wiederherzustellen.