Schlechte Kommunikation bringt Unternehmen um.
Wenn Führungskräfte nicht wissen, wie ihre Teams arbeiten (und Teammitglieder nicht wissen, was ihre Führungskräfte wollen oder brauchen), dann leidet die Kommunikation, Initiativen scheitern, und das Unternehmen verliert Geld, das es leicht hätte gewinnen können.
Geschäftsberichte können ein wichtiges Kommunikationsinstrument für Führungskräfte sein, da sie ihnen die nötigen Einblicke geben, um die Fortschritte bei der Erreichung wichtiger Geschäftsziele zu verfolgen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen.
Was ist ein Geschäftsbericht? Wie schreibt man einen Geschäftsbericht?
Hier finden Sie eine Erläuterung von Geschäftsberichten, einige Beispiele für Geschäftsberichte und einige Tipps zum Schreiben eines Geschäftsberichts.
Was ist ein Geschäftsbericht?
Ein Geschäftsbericht ist eine formelle schriftliche Information, die für bestimmte Geschäftszwecke verwendet wird.
Er enthält in der Regel eine Beschreibung der zu befolgenden Verfahren, gefolgt von einer Datensammlung und -analyse. Anschließend erörtert die Person, die den dokumentierten Bericht vorlegt, die Bedeutung der Verfahren und die Schlussfolgerungen, die aus der Analyse dieser Daten gezogen wurden.
Geschäftsberichte werden häufig aufgezeichnet und innerhalb eines Unternehmens weitergegeben, um sicherzustellen, dass bei künftigem Bedarf darauf verwiesen werden kann.
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Eine der Schwierigkeiten bei Geschäftsberichten besteht darin, dass sie sich von einem Unternehmen zum anderen stark unterscheiden können. Die Daten, die z. B. für einen Buchhalter oder eine Steuerberatungskanzlei wichtig sind, sind für ein Unternehmen, das sich auf den Verkauf von Elektronik oder Software spezialisiert hat, möglicherweise nicht so relevant, auch wenn sie viele der gleichen Dokumente für die Steuererklärung verwenden!
Arten von Geschäftsberichten
Es gibt viele Arten von Geschäftsberichten, die ein Unternehmen verwenden kann. Einige gängige Arten von Geschäftsberichten sind:
Formale Geschäftsberichte
Diese Berichte entsprechen in der Regel einem festgelegten Verfahren und können zur Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorschriften erforderlich sein. Für viele formelle Berichte, die zur Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind, gibt es ein standardisiertes Formular, das Sie ausfüllen müssen.
Diese Berichte unterscheiden sich von informellen Geschäftsberichten häufig durch ihre Absicht, ihren Aufbau und ihre Länge. Viele der unten aufgeführten Berichte können als formelle Berichte betrachtet werden.
Wenn sie speziell zur Einhaltung einer bestimmten Vorschrift erstellt werden, können diese Berichte als „gesetzliche Berichte“ bezeichnet werden.“
Informelle Geschäftsberichte
Zu den so genannten „informellen“ Geschäftsberichten gehören Dinge wie unternehmensinterne Memos oder Briefe, die in erster Linie für den Gebrauch innerhalb Ihres Unternehmens bestimmt sind.
Da es sich hierbei um rein interne Dokumente handelt, die eher der Bequemlichkeit dienen als der Erfüllung einer bestimmten Vorschrift, haben sie oft ein einfaches, schlichtes Textformat. In vielen Fällen ist ein informeller Bericht kürzer als ein formeller Bericht, obwohl dies keine feste Regel ist.
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Einige Unternehmen entscheiden sich jedoch dafür, ein bestimmtes Geschäftsberichtsformat oder eine Vorlage auch für ihre informellen oder internen Mitteilungen zu verwenden. Dies kann dazu beitragen, die Konsistenz dieser Berichte zu gewährleisten.
Viele der unten aufgeführten Berichtstypen könnten je nach Format auch als informelle Berichte eingestuft werden.
Analytische und Forschungsberichte
Diese Berichte sammeln Daten und untersuchen sie dann, um eine Analyse zu erstellen und auf der Grundlage dieser Forschung Empfehlungen zu geben.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise einen analytischen Bericht erstellen, in dem die demografischen Daten der Kunden in verschiedenen Regionen und Segmenten detailliert aufgeführt sind, um festzustellen, wie und wo es seine Produkte vermarkten oder neue Vertriebszentren eröffnen sollte.
Informationsberichte
Ein Informationsbericht ist ein Bericht, in dem ein bestimmter Teil oder eine bestimmte Menge von Daten für eine spätere Interpretation aufgezeichnet wird. Ausgabenberichte, Inventarprotokolle und Verkaufsberichte können als Beispiele für Informationsberichte angesehen werden.
Im Gegensatz zu analytischen Berichten enthalten diese Dokumente in der Regel keine Erklärungen oder Empfehlungen – obwohl die darin enthaltenen Daten später zur Entscheidungsfindung herangezogen werden können.
Zusammenfassungen
Dies ist eine Art von Geschäftsbericht, der versucht, ein komplexes Thema oder einen Datensatz so knapp wie möglich zu erklären. Zusammenfassungen sind häufig eine informelle Art von Geschäftsberichten, die von Sekretärinnen oder Assistenten erstellt werden, um Führungskräften bei der Entscheidungsfindung Zeit zu sparen.
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Sie können gelegentlich als Grundlage für eine Pressemitteilung oder ein anderes nach außen gerichtetes Dokument verwendet werden.
Leistungsberichte
In diesen Berichten werden eine Reihe von Leistungskennzahlen über eine Abteilung, ein Team oder eine Person innerhalb des Unternehmens gesammelt. Der Inhalt dieser Berichte kann je nach Abteilung oder Person, die beurteilt wird, unterschiedlich sein. Schließlich gelten für Buchhalter im Allgemeinen nicht die gleichen Maßstäbe wie für Vertriebsmitarbeiter.
In vielen Fällen können Daten aus Leistungsberichten dazu dienen, Entscheidungen über die Personalbesetzung oder bestimmte Geschäftsinitiativen zu treffen – es kann also zu Überschneidungen mit analytischen Berichten kommen.
Mehrheits- und Mehrheitsberichte
Wenn ein Ausschuss mit drei oder mehr Personen gebildet wird, um eine geschäftliche Entscheidung zu treffen, kann es zu Meinungsverschiedenheiten kommen.
Mehrheits- und Minderheitsberichte fassen die Ergebnisse der jeweiligen Seite der Meinungsverschiedenheit zusammen. Der Bericht der Seite mit weniger Mitgliedern wird als Minderheitenbericht bezeichnet, während der Bericht der größeren Seite als Mehrheitsbericht bezeichnet wird.
Quartals- und Jahresberichte
Periodische Berichte, die in bestimmten Abständen erstellt werden, um Prozesse und Fortschritte bei der Erreichung wichtiger Unternehmensziele zu überprüfen. Quartals- und Jahresberichte können in verschiedenen Organisationen unterschiedliche Schwerpunkte haben.
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In einigen Organisationen kann der Jahresbericht eine Zusammenstellung der einzelnen Quartalsberichte sein. Manchmal werden diese Berichte auch in kürzeren Abständen erstellt und einfach als „periodische Berichte“ bezeichnet.
5 Geschäftsberichtsvorlagen und Formate
Es gibt so viele Geschäftsberichtsformate wie Unternehmen, die sie erstellen. Während einige Geschäftsformulare ein standardisiertes Format verwenden (insbesondere, wenn es sich um gesetzlich vorgeschriebene „gesetzliche Geschäftsberichte“ handelt), gibt es für andere kein Standardformat.
Hier sind einige Geschäftsberichtsvorlagen und Muster, die Sie in Zukunft für die Erstellung eines Berichts verwenden können:
Mitarbeiter-Umsatzberichtsvorlage
Ladenkennnummer:
Mitarbeitername:
Datum der Umsatzprüfung:
Bruttoumsatzziel:
Bruttoumsatzwert:
Gearbeitete Stunden:
Durchschnittswert pro Stunde:
Diese informative Berichtsvorlage könnte als Grundlage für eine künftige Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter verwendet werden.
Insbesondere kann die Verfolgung der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden im Vergleich zu den gesamten Bruttoeinnahmen, die dieser Mitarbeiter erwirtschaftet hat, wertvoll sein, um fair zu messen, wie wertvoll ein Mitarbeiter im Vergleich zu anderen ist, die mehr oder weniger Stunden arbeiten.
Natürlich können einige Organisationen Felder hinzufügen, um den Verkauf bestimmter Produkte einzubeziehen, um den Fortschritt in Richtung bestimmter Ziele zu verfolgen.
Aktivitätsberichtsvorlage
Das obige Bild ist eine Standardberichtsvorlage in HubSpot, die die Vertriebsaktivitäten der einzelnen Mitarbeiter des Vertriebsteams zeigt, um zu verfolgen, wie aktiv sie sind.
Dieser Bericht kann verwendet werden, um zu messen, wie häufig ein Mitglied des Vertriebsteams kritische Aktivitäten durchführt. Ähnliche Balkendiagramme können auch dazu dienen, andere häufige Aktivitäten zu verfolgen.
Abteilungs-, Team-, oder Filialverkaufsbericht Vorlage
| Ist | Geplant | Abweichung | % Differenz | JTD Ist | JTD Plan | JTD Abweichung | JTD % | |
| Umsatz in $ | ||||||||
| Umsätze | ||||||||
| Margin | ||||||||
| Anzahl der Aufträge | ||||||||
| Durchschnitts Auftragswert |
Die Daten aus dieser Tabelle können verwendet werden, um ein Liniendiagramm zu erstellen, das die prognostizierten und tatsächlichen Umsätze für eine bestimmte Abteilung, Team oder einen Standort im Zeitverlauf zeigt.
Solche Berichte werden oft auf wöchentlicher, monatlicher oder vierteljährlicher Basis erstellt.
Vorlage für Ausgabenberichte
Eine allgemeine Vorlage für Ausgabenberichte zu erstellen, kann schwierig sein, da verschiedene Unternehmen und Branchen unterschiedliche Ausgaben zu verzeichnen haben.
Es kann hilfreich sein, grobe Kategorien von Ausgabentypen zu erstellen und sie in einer Excel-Datei oder einer Software zur Kostenverfolgung zu erfassen, die die Ausgaben Ihres Unternehmens automatisch nach Typ protokollieren kann.
Viele Ausgabenberichte, die für den einfachen Verbrauch gedacht sind, haben ein Format wie dieses:
- Ein großes Tortendiagramm, das jeden Ausgabentyp grafisch darstellt.
- Balkendiagramme, in denen die einzelnen Ausgabenarten Seite an Seite verglichen werden.
- Eine Budget- und Ausgabentabelle, in der die einzelnen Ausgabenarten und ihre Gesamtsummen im Vergleich zum verfügbaren Budget zusammengestellt sind.
Einige dieser Ausgabenberichte können auch prognostizierte Einnahmen aus einem Verkaufsbericht enthalten, um das Risiko einer Budgetüberschreitung zu analysieren.
Forschungsberichtsvorlage
Viele Unternehmen müssen in Vorbereitung auf eine neue Initiative oder Produkteinführung umfangreiche Untersuchungen durchführen. Forschungsberichte helfen diesen Unternehmen, Daten zu sammeln und eine Interpretation der Fakten zu liefern, die sie zum Nutzen des Unternehmens verwenden können.
Die tatsächliche Struktur eines Forschungsberichts kann zwar je nach Art der Forschung und des Unternehmens variieren, aber eine grundlegende Gliederung umfasst im Allgemeinen:
- Der Name des Berichtserstellers (oder die Namen, wenn mehrere Forscher beteiligt sind) und Kontaktinformationen.
- Eine Zusammenfassung des Hintergrunds oder der Zusammenfassung des Berichts, in der der Grund für den Bericht und seine Ziele dargelegt werden.
- Eine Zusammenfassung der „wichtigsten Ergebnisse“, die häufig in Form von Aufzählungspunkten dargestellt wird. Sie dient dazu, die wichtigsten Daten und Schlussfolgerungen der Studie schnell aufzulisten.
- Der Hauptteil des Berichts. Dieser enthält in der Regel den größten Teil des Textes sowie Abbildungen und Bilder, die wichtige Datenpunkte hervorheben.
- Eine Schlussfolgerung, die die Forschungsergebnisse zusammenfasst.
- Empfehlungen für Maßnahmen, die das Unternehmen auf der Grundlage der Forschungsergebnisse ergreifen sollte.
- Eine Liste von Referenzen für externe Quellen oder Studien, die im Forschungsdokument verwendet wurden.
Wie man einen Geschäftsbericht schreibt: Best Practices to Keep in Mind
Die oben beschriebenen Berichtsvorlagen können als Ausgangspunkt für verschiedene formelle oder informelle Geschäftsberichte dienen. Das bloße Befolgen einer Vorlage, selbst einer guten, garantiert jedoch nicht, dass der Bericht wertvoll ist.
Um gute Geschäftsberichte zu erstellen, die zu besseren Ergebnissen beitragen, anstatt Zeit zu verschwenden, sollten Sie beim Verfassen ein paar Dinge beachten:
Behalten Sie Ihren Bericht objektiv, nicht subjektiv.
Das ultimative Ziel der meisten Geschäftsberichte ist es, Fakten klar zu kommunizieren, nicht Meinungen.
Emotionale Appelle mit beschreibenden Adjektiven wie „schrecklich“, „furchtbar“, „großartig“ und „großartig“ klingen gut, tragen aber nicht zur Genauigkeit eines Berichts bei. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Sprache einfach zu halten, damit sie nur die Fakten vermittelt.
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Dies mag kontraintuitiv klingen, wenn Sie einen auf Analyse basierenden Bericht schreiben, der eine Schlussfolgerung oder einen Vorschlag erfordert. Für einen formellen Bericht, der objektive Fakten präsentieren soll, ist es jedoch besser, einen unpersönlichen Ton beizubehalten, der sich auf tatsächliche Daten und nicht auf emotionale Beschreibungen konzentriert.
Behalten Sie eine konsistente Berichtsstruktur für jede Art von Bericht bei.
Hat Ihr Unternehmen ein standardisiertes Format für jeden seiner Berichte? Wenn nicht, sollte dies so bald wie möglich eingeführt werden.
Die Verwendung einer einfachen Vorlage für jede Art von Geschäftsbericht kann es den Lesern innerhalb des Unternehmens erleichtern, den Inhalt des Berichts schnell zu verstehen. Dies wiederum kann den Lesern helfen, Zeit zu sparen.
Senden Sie Ihre Berichte zur Überarbeitung an mindestens eine Person.
Das Korrekturlesen ist ein wichtiger Schritt für jede Art von professionellem Schreiben. Selbst dieser Blogartikel, den Sie gerade lesen, wurde vor der Veröffentlichung von zwei Personen Korrektur gelesen!
Warum? Weil wir alle Fehler machen, vor allem, wenn ein Abgabetermin bevorsteht und ein enormer Zeitdruck herrscht.
Ein zweites (oder drittes) Auge auf einen Geschäftsbericht zu werfen, bevor er dem Chef vorgelegt oder langfristig aufbewahrt wird, kann dazu beitragen, dass grundlegende sachliche und grammatikalische Fehler vermieden werden. Dies wiederum hilft Ihnen, einen besseren Geschäftsbericht zu schreiben.
Berücksichtigen Sie den Zweck und die Zielgruppe Ihres Berichts.
Warum schreiben Sie diesen Bericht? Wem soll er vorgelegt werden? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, können Sie den Inhalt Ihres Berichts effektiver gestalten.
Wenn der Bericht beispielsweise Führungskräften helfen soll, eine Entscheidung darüber zu treffen, ob die Einführung eines bestimmten neuen Produkts fortgesetzt oder gestoppt werden soll, möchten Sie vielleicht Marktforschungsstatistiken hervorheben, das Budget analysieren und eine Kosten-/Gewinnprognose in den Bericht aufnehmen.
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Wenn das Ziel des Berichts einfach darin besteht, Datenpunkte zu sammeln und zu präsentieren, ist es vielleicht besser, überflüssigen Text auf ein Minimum zu beschränken und sich auf einfache, leicht zu interpretierende Datentabellen und Diagramme zu beschränken.
Die Absicht und die Zielgruppe Ihres Berichts zu kennen, ist für das Verfassen effektiver Berichte entscheidend. Es kann Ihnen auch helfen zu verstehen, was Sie wissen müssen, um Ihren Bericht überhaupt schreiben zu können.
Überprüfen Sie Ihre Datenpunkte und Quellen.
Bei vielen Informationsberichten ist der Bericht nur so gut wie die Daten, die er enthält. Daher ist es oft wichtig, die Datenpunkte in einem Bericht zu überprüfen, bevor er eingereicht wird.
Dazu kann es gehören, unabhängige Quellen zu überprüfen, frühere Berichte zu verfolgen, um zu sehen, ob die Informationen in Ihrem Bericht mit ihnen übereinstimmen, oder einfach die Daten, die Sie in den Bericht geschrieben haben, noch einmal mit dem Quellenmaterial abzugleichen, um zu überprüfen, ob sie korrekt aufgezeichnet wurden.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Berichte schreiben, die Empfehlungen auf der Grundlage der darin enthaltenen Daten erfordern, weil ungenaue Datenpunkte zu schlechten Entscheidungen führen können. Das Herauspicken von Quellen und Daten kann dazu beitragen, einen Vorschlag attraktiver zu machen, aber das bedeutet nicht, dass die zugrunde liegende Empfehlung wirksam ist.
Es ist wichtiger, dass ein Bericht die Realität genau widerspiegelt, als einfach nur ein Argument zu „gewinnen“.
Stellen Sie sicher, dass Ihre visuellen Elemente Sinn machen.
Bilder und grafische Gestaltungselemente können entscheidend dafür sein, dass ein Bericht leicht zu interpretieren ist. Torten-, Balken- und Liniendiagramme sind allesamt wirksame Mittel, um wichtige Datenpunkte visuell darzustellen.
Es ist jedoch wichtig zu überprüfen, ob Sie die richtigen visuellen Elemente für Ihren Bericht verwenden.
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Wenn Sie dem Bericht ein visuelles Element wie ein Bild oder ein Diagramm hinzufügen, sollten Sie Folgendes bedenken:
- Wird das Bild zu unübersichtlich sein? Einfache visuelle Elemente sind leichter zu interpretieren, aber komplexe Elemente (wie Liniendiagramme mit mehr als 20 Linien) können zu schwer zu analysieren sein.
- Ist die Art des verwendeten visuellen Elements für die dargestellten Daten sinnvoll? Kuchendiagramme eignen sich hervorragend für eine schnelle Einschätzung der prozentualen Beziehungen zwischen mehreren zusammenhängenden Datenpunkten, Balkendiagramme sind gut für schnelle Vergleiche und Liniendiagramme sind nützlich, um einige Datenpunkte über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Grafik für die zu präsentierenden Daten verwenden.
- Ist der Datenpunkt für den Bericht relevant? Wenn ein Datenpunkt für den Bericht nicht relevant ist, sollten Sie ihn wahrscheinlich weglassen.
In vielen Fällen kann das Format eines Berichts eine bestimmte Art von Grafik vorschreiben. Da in manchen Berichten jedoch von Bericht zu Bericht unterschiedliche Datentypen benötigt werden (z. B. in Forschungsberichten), ist es wichtig zu wissen, wann und wie man grafische Elemente auswählt, die diese Datenpunkte ergänzen.
Wenn Ihr Team weiß, wie es seine Ergebnisse in verschiedenen Geschäftsberichten richtig präsentieren kann, fördern Sie eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit. Das ist der Schlüssel zum Unternehmenswachstum.