Was ist eine Arbeitsplatzanalyse?
Eine Arbeitsplatzanalyse ist ein organisierter oder systematischer Prozess der Sammlung wichtiger Daten, die von einer Organisation untersucht und herangezogen werden können, wenn die Notwendigkeit besteht, die entsprechenden Verantwortlichkeiten, die mit einer bestimmten Arbeitsposition verbunden sind, zusammenzustellen, zu bewerten und zu identifizieren. Abgesehen davon wird bei einer Arbeitsplatzanalyse auch die Beziehung zwischen einer Arbeitsplatzbezeichnung und einer bestimmten Verantwortlichkeit sowie dem Arbeitsumfeld, in dem die Arbeitsprozesse durchgeführt werden, untersucht. Durch die Durchführung einer Arbeitsplatzanalyse kann ein Unternehmen sicherstellen, dass die Art der Stelle und ihre Anforderungen mit den Qualitäten und Merkmalen des Mitarbeiters, der die Arbeitsbezeichnung erhält, übereinstimmen.
Anwendung der Arbeitsplatzanalyse auf Unternehmenstätigkeiten
Wissen Sie, wenn Sie den Bericht über die Arbeitsplatzanalyse bereits in der Hand haben, wie Sie die Daten, die Ihnen vorliegen, nutzen können? Sie müssen strategisch vorgehen, wenn Sie die Arbeitsplatzanalyse und ihre Ergebnisse auf verschiedene Bereiche Ihrer Tätigkeiten und Praktiken anwenden. Hier sind einige der Aktivitäten oder Programme, bei denen Sie die Ergebnisse einer Arbeitsplatzanalyse optimieren können:
1. Richtige Mitarbeiterauswahl
Die Auswahl eines qualifizierten Mitarbeiters für eine bestimmte Arbeitsstelle kann eine mühsame Arbeit sein, vor allem, wenn Sie Hunderte von Bewerbungsformularen und anderen Bewerbungsunterlagen erhalten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Personalauswahl schnell und effizient erfolgt, können Ihnen die Ergebnisse Ihrer Stellenanalyse dabei helfen, denjenigen zu ermitteln, der für die offene Arbeitsstelle am besten geeignet ist.
Da Sie bereits die Qualitäten und Merkmale des Mitarbeiters kennen, die mit den Anforderungen und Ansprüchen der Stelle übereinstimmen, können Sie Ihr potenzielles Mitglied der Belegschaft problemlos aus einer Reihe von Bewerbern auswählen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie vor der Erstellung eines Stellenangebots und/oder eines Arbeitsvertrags eine Stellenanalyse durchführen, um zu gewährleisten, dass alle Punkte, die Sie in den angegebenen Dokumenten aufführen, mit Ihren Erwartungen und Anforderungen übereinstimmen.
Strategische Organisationsplanung
Ihre Organisationsplanung kann effektiver werden, wenn Sie bereits eine genaue Beschreibung haben, wie die verschiedenen Arbeitsstellen zum Erreichen der gewünschten Unternehmenserfolge beitragen können. Ihre Arbeitsplatzanalyse kann der Personalabteilung dabei helfen, die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Bezug auf die benötigten Arbeitskräfte und Arbeitsleistungen zu definieren.
Die Koordinierung aller Leistungen, die Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, kann es Ihnen ermöglichen, alle Aktivitäten der Organisation zu verknüpfen, die zur Verwirklichung eines gemeinsamen Ziels führen können. Die Verfügbarkeit einer transparenten und objektiven Arbeitsplatzanalyse kann Ihnen die Möglichkeit geben, die beste Art und Weise zu finden, wie die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen innerhalb der Organisation festgelegt werden können. Auf diese Weise können Aufgaben, die auf dem Design und der Struktur des Unternehmens basieren, an Personen vergeben werden, die in der Lage sind, das zu leisten, was von ihnen verlangt wird.
3. Effektive Personalschulung
In Anbetracht des Wachstums und der Verbesserung Ihrer Mitarbeiter gibt es bestimmte Personalplanungsaktivitäten, die priorisiert werden müssen. Mit einer Arbeitsplatzanalyse in der Hand kann das Management die Bemühungen des Personalpersonals um Mitarbeiterführung und -entwicklung unterstützen. Das spezifische Dokument kann aufzeigen, wie offensichtlich es für die Mitarbeiter ist, zu lernen und in neue Dinge einzutauchen, basierend auf der Bewertung ihrer Leistung in Übereinstimmung mit den Anforderungen ihrer Arbeitsstelle.
Zusätzlich zu dem, was bereits oben gesagt wurde, kann eine Arbeitsplatzanalyse die Qualitätsstandards aufzeigen, die die Mitarbeiter erfüllen sollten, damit ihr Produktivitätsniveau und ihre Gesamtleistung den Anforderungen des Betriebs und des Unternehmens entsprechen. Damit sind die Ergebnisse der Arbeitsplatzanalyse für die Personalabteilung sehr wichtig, da sie ihnen helfen, die richtigen Schulungsprogramme und Kurse zu ermitteln, die durchgeführt werden sollten, um die Qualität der tatsächlichen Leistung der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Genaue Arbeitsplatzbeschreibung, -spezifikation, -bewertung und -vergütung
Die Ergebnisse einer Arbeitsplatzanalyse können Ihrem Unternehmen helfen, die Arbeit zu vereinfachen. Das bedeutet, dass Sie jede Stelle bis ins kleinste Detail untersuchen können, um zu beschreiben, was die Arbeit mit sich bringt. Eine korrekte Stellenbeschreibung und -spezifikation kann Ihnen die Möglichkeit geben, alle Schlüsselfaktoren aufzuzeigen, die es Ihnen ermöglichen, Mitarbeiter auszuwählen, die in der Lage sind, die Anforderungen der Stelle zu erfüllen. Darüber hinaus können Sie anhand der Ergebnisse Ihrer Stellenanalyse die Stelle weiter bewerten, was zur Entwicklung des richtigen Vergütungsprogramms führt, das einem qualifizierten Bewerber zusteht, wenn er oder sie für die Stelle ausgewählt wird.
8 Schritte für eine beeindruckende Stellenanalyse
Sind Sie jetzt daran interessiert, eine Stellenanalyse durchzuführen, wissen aber nicht, wie Sie das Dokument erstellen können, das Sie für diese Tätigkeit benötigen? Wir haben Sie mit dieser Angelegenheit abgedeckt, so dass Sie nicht mehr besorgt sein sollten. Nachfolgend finden Sie die Schritte, die Sie verwenden und befolgen können, wenn Sie selbst eine beeindruckende Arbeitsplatzanalyse erstellen möchten.
Schritt 1: Finden Sie eine hervorragende Vorlage für eine Arbeitsplatzanalyse, die Ihnen als Leitfaden für Inhalt und Layout dienen kann
Ob Sie sich zum ersten Mal mit der Entwicklung einer Arbeitsplatzanalyse beschäftigen oder bereits an die Erstellung eines solchen Dokuments gewöhnt sind, die Verwendung einer effektiven Vorlage wird immer von Vorteil sein. Suchen Sie nach einer Vorlage für eine Arbeitsplatzanalyse, die Ihnen helfen kann, das Format und die inhaltliche Diskussion für Ihr Arbeitsplatzanalysedokument optimal zu strukturieren.
Schritt 2: Kennen Sie den Hauptzweck der Arbeitsplatzanalyse
Bevor Sie mit der Erstellung der Arbeitsplatzanalyse fortfahren, müssen Sie zunächst den Zweck des Dokuments auflisten. Wofür ist das Dokument gedacht? Welche Bereiche Ihres Betriebs können von den Ergebnissen der Arbeitsplatzanalyse betroffen sein? Sie müssen wissen, wie Sie die Arbeitsplatzanalyse und ihre Ergebnisse entsprechend nutzen können, damit Sie die positiven Veränderungen, die sie für Ihr Unternehmen und seine Stakeholder mit sich bringen kann, auch wirklich spüren können.
Schritt 3: Auflistung der zu analysierenden Stellen
Sie müssen die Stellen oder Bezeichnungen, die Sie analysieren möchten, genau angeben. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer Stellenanalyse alle Stellenbezeichnungen aufführen, die in den Analyse- und/oder Bewertungsprozess einbezogen werden sollen. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Stelle, damit Sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit darauf richten können, wenn Sie sich mit allen Einzelheiten der Anforderungen, der Spezifikationen, der Art und des Kerns einer Stelle befassen.
Schritt 4: Seien Sie bei Ihrer Datenerfassungsmethode, Ihren Aktionsplänen und Strategien genau
Wie wir bereits oben erwähnt haben, müssen Sie bei der Erstellung einer Stellenanalyse immer organisiert sein. Kennen Sie die Methode und die Instrumente, die Sie für die Datenerfassung verwenden werden. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Interviews, Erhebungen und anderen Programme effektiv und vollständig durchzuführen. Listen Sie alle Ihre Handlungsaufforderungen und Strategien auf, damit Sie sicherstellen können, dass Sie sie in die spezifischen Bereiche der Arbeitsplatzanalyse einbeziehen können.
Schritt 5: Bestimmen Sie den Grad der Beteiligung Ihrer Belegschaft
Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern den Prozess und den Zweck der Arbeitsplatzanalyse. Sie müssen sicherstellen, dass Sie sie einbeziehen, da sie eine wichtige Rolle spielen, wenn es darum geht, die Einzelheiten der Arbeitsstelle und ihre Anforderungen zu nennen. Sie können auch über ihre Erfahrungen und die Dinge berichten, die sie bei der Ausübung ihrer Arbeitsaufgaben während der Betriebszeiten des Unternehmens beobachtet haben. Legen Sie den Umfang und die Grenzen ihres Engagements klar fest, damit Sie ihre Erwartungen an die Art und Weise, wie sie Ihnen bei der Analyse helfen können, bestimmen können.
Schritt 6: Kennen Sie den Grund, warum die Stelle für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens wichtig ist
Erörtern Sie zunächst die Auswirkungen, die die Stelle, wenn sie richtig ausgeführt wird, für das Unternehmen haben kann. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich mit Ihrer Organisationsstruktur auseinandersetzen, damit Sie auch die Ausrichtung des Arbeitsplatzes auf alle anderen Mitglieder Ihres Unternehmens berücksichtigen können. Dies ist sehr wichtig, wenn Sie den Ablauf der Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter unter Berücksichtigung der personellen und betrieblichen Anforderungen des Unternehmens planen.
Schritt 7: Verarbeiten Sie alle Informationen aus der Durchführung der Arbeitsplatzanalyse
Sie müssen alle Informationen aus der Arbeitsplatzanalyse sammeln, die Sie benötigen, um den Prozess abzuschließen, an dem Sie und die beteiligten Interessengruppen beteiligt sind. Es ist wichtig, dass Sie die Daten verfolgen, an denen Sie die tatsächlichen Leistungen Ihrer Mitarbeiter beobachtet haben. Sie müssen auch die Anforderungen für alle Verfahren zur Datenerfassung kennen, die Sie durchführen werden. Informieren Sie sich über Qualitätsstandards und -maßnahmen, da dies zu einer genaueren Analyse der einzelnen Arbeitsplätze beitragen kann. In diesem Teil der Arbeit geht es vor allem darum, den Arbeitsplatz auf eine ganz bestimmte Weise zu analysieren. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen der Arbeitsplatzanalyse, die Sie verwenden werden, überprüfen.
Schritt 8: Überprüfen Sie die Ergebnisse der Arbeitsplatzanalyse
Stellen Sie die Ergebnisse der Arbeitsplatzanalyse transparent dar. Prüfen Sie das Dokument gründlich, damit Sie es bei der Ausarbeitung von betrieblichen Handlungsaufforderungen verwenden können, insbesondere bei solchen, die die Humanressourcen betreffen. Schließen Sie das Dokument ab und aktualisieren Sie die Arbeitsplatzanalyse regelmäßig, damit Sie sich bei der Verwendung des Materials für Referenzzwecke entsprechend orientieren können.
Vorteile der Erstellung einer umfassenden Arbeitsplatzanalyse
Was denken Sie, ist die Bedeutung einer Arbeitsplatzanalyse? Tatsächlich sind 39 % der Arbeitnehmer bereit, bei der Arbeit mehr zu leisten und produktiver zu werden, wenn sie tatsächlich zufrieden sind (Quelle: one4allrewards). Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter zu ihrer Arbeit passen, können Sie die Arbeitszufriedenheit und das Glück am Arbeitsplatz fördern. An dieser Stelle kommen die Vorteile einer Arbeitsplatzanalyse ins Spiel. Einige der vielen Vorteile, die sich aus der Erstellung einer umfassenden Arbeitsplatzanalyse ergeben, sind folgende:
Dos und Don’ts für die Entwicklung einer effektiven Arbeitsplatzanalyse
Die Arbeitsplatzanalyse Ihres Unternehmens muss ausgezeichnet sein, damit Sie sie für viele Zwecke nutzen können. Opfern Sie niemals die Qualität Ihrer Arbeitsplatzanalyse, nur weil Sie unter Druck stehen, Ergebnisse zu liefern. Es gibt bestimmte Richtlinien, die Sie bei der Entwicklung einer Arbeitsplatzanalyse berücksichtigen können, damit Sie eine hervorragende Arbeitsplatzanalyse erstellen können. Hier sind einige der Dinge, die Sie tun und lassen sollten, wenn Sie eine effektive Arbeitsplatzanalyse erstellen:
Do’s
1. Machen Sie Ihre Arbeitsplatzanalyse vorzeigbar und verständlich
Stellen Sie sicher, dass Ihr Formular für die Arbeitsplatzanalyse und alle anderen Dokumente, die Sie im Rahmen der Arbeitsplatzanalyse verwenden werden, für Geschäftsprozesse und Diskussionen geeignet sind. Verwenden Sie eine Sprache, die Ihre Mitarbeiter und andere Zielgruppen verstehen können. Es ist wichtig, dass Ihre Arbeitsplatzanalyse so klar wie möglich ist, damit keiner der Beteiligten durch Ihre Präsentation verwirrt oder in die Irre geführt wird.
2. Stützen Sie Ihre Arbeitsplatzanalyse auf Fakten
Verwenden Sie Mitarbeiterfragebögen, Erhebungen und Interviewbögen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenerfassungsprozesse gut erfasst werden. Diese Instrumente können Ihnen auch dabei helfen, nachzuweisen, dass das Ergebnis Ihrer Arbeitsplatzanalyse wirklich das Ergebnis mehrerer Datenerfassungsaktivitäten ist. Wir empfehlen Ihnen dringend, mehrere Instrumente zur Arbeitsplatzanalyse zu verwenden, anstatt sich auf ein einziges zu verlassen, damit Sie Ihre Datenpräsentation und -validierung verbessern können. Am besten ist es, wenn Sie die Ergebnisse, die Sie mit einem Tool gesammelt haben, durch die Ergebnisse eines anderen ergänzen können.
3. Stellen Sie sicher, dass die Daten, die Sie sammeln und untersuchen werden, die Leistungsanforderungen für eine bestimmte Stelle klar definieren können
Es ist äußerst wichtig, dass Sie sicherstellen, dass die Arbeitsplatzanalyse eine Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, den von Ihnen beauftragten Spezialisten und Experten und den Mitarbeitern des Unternehmens ist. So stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse, die Sie erhalten, nicht eindimensional sind. Mit Hilfe aller Beteiligten können Sie sicherstellen, dass die Arbeitsbeschreibung und die Spezifikation eines bestimmten Arbeitsplatzes auf der Grundlage von Daten aus einer Reihe von glaubwürdigen Informationsquellen geklärt werden.
Don’ts
1. Führen Sie die Arbeitsplatzanalyse nicht ohne Zweck durch
Der Grund, warum Sie eine Arbeitsplatzanalyse erstellen müssen, kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen mit Objektivität untersucht werden. Kennen Sie den Zweck der Arbeitsplatzanalyse, damit Sie sich bei der Entwicklung des spezifischen Dokuments gut orientieren können.
2. Verlieren Sie bei der Vorbereitung, Durchführung und Bewertung Ihrer Arbeitsplatzanalysestrategien nicht den Fokus
Haben Sie eine positive Einstellung und einen organisierten Denkprozess, wenn Sie planen, in die verschiedenen Phasen der Arbeitsplatzanalyse einzutauchen. Sie müssen den Dingen, die Sie untersuchen müssen, Priorität einräumen, damit Ihre Strategien zur Arbeitsplatzanalyse entsprechend ausgeführt werden können. Denken Sie daran, dass Ihre Strategien für die Arbeitsplatzanalyse in einen bestimmten Zeitrahmen eingeordnet werden müssen, damit Sie sie mit den Zielen Ihrer Organisation in Einklang bringen können.
3. Verwenden Sie nicht den tatsächlichen Inhalt, der in vorformatierten Vorlagen für die Arbeitsplatzanalyse zu finden ist
Vorlagen werden hauptsächlich zu Formatierungszwecken verwendet. Wenn Sie der Meinung sind, dass der tatsächliche Inhalt der von Ihnen gewählten vorformatierten Vorlage gut genug ist, sollten Sie dies noch einmal überdenken. In verschiedenen Unternehmen gibt es unterschiedliche Arbeitsspezifikationen und Beschreibungen für bestimmte Arbeitsfunktionen, auch wenn der Titel für eine bestimmte Stellenbezeichnung derselbe ist. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie eine Vorlage für eine Arbeitsplatzanalyse nur als Leitfaden für das Layout verwenden und dennoch eine eigene Arbeitsplatzanalyse durchführen, damit Sie relevante, informative und originelle Inhalte in das Layout des Dokuments einfügen können.