Ein Projektstrukturplan-Wörterbuch ist ein unterstützendes Dokument zum Projektstrukturplan (PSP). Es liefert unterstützende Daten zu den Projektaufgaben im Projektstrukturplan. Diese Informationen können von beliebiger Art und Format sein, von Textinformationen über numerische Daten bis hin zu Meilensteindaten.
Kurz gesagt, es ist eine Informationsbank für Metadaten über die Projektaufgaben.
Zum Beispiel:
| Projektstrukturplan-Aufgabe | Projektstrukturplan-Wörterbuch |
|---|---|
| Zaun bauen |
|
Der Projektstrukturplan (PSP) enthält Aufgabennamen, z. B. Zaun bauen. Und die meisten Aufgabennamen sind ziemlich selbsterklärend in Bezug auf die auszuführende Arbeit, jedoch vermittelt ein Aufgabenname allein nicht viel Information. Das PSP-Wörterbuch liefert zusätzliche Informationen, die der Vorgangsname selbst nicht liefert.
Definition
Die offizielle Definition des Project Management Body of Knowledge (PMBOK) für ein PSP-Wörterbuch lautet:
- Ein Dokument, das detaillierte Informationen über die zu erbringenden Leistungen, die Aktivitäten und die Terminplanung für jede Komponente des Projektstrukturplans enthält.
Format
Es gibt kein vorgeschriebenes Format für das Projektstrukturplan-Wörterbuch, aber es hat in der Regel die Form eines Textdokuments.
Eine Aufschlüsselung der Kosten im Stil einer Tabellenkalkulation oder die Eingabe in ein Projektmanagement-Softwareprodukt ist jedoch ebenso gültig.
Inhalt
Das PSP-Wörterbuch kann alle Informationen enthalten, die für die Übermittlung der sekundären Informationen über das PSP-Element für notwendig erachtet werden, wie z.B. die folgenden 12 Elemente:
- Code oder Kontokennzeichen
Der Projektidentifikationscode, z.B. 4.5 Plant Tree oder der Code der Organisationsaufgabe, z.B. 351674 Plant Tree - Beschreibung der Arbeit
Eine gute Beschreibung der Arbeit bietet manchmal eine solide Grundlage für die Aufgabe und ist ein großartiges Kommunikationsinstrument, mit dem die Ergebnisse mit den Erwartungen verglichen werden können. Sie kann auch allen mitgeteilt werden, die wissen müssen, was sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun haben. - Annahmen und Einschränkungen
Fast jede Aufgabe hat Annahmen und Einschränkungen, wo sie sich mit anderen Projektaufgaben, Ausrüstung, Teammitgliedern und Eigentumsgrenzen überschneidet. Die Planung dieser Annahmen und Einschränkungen innerhalb des Projektstrukturplans ist eine fantastische Möglichkeit, den Überblick zu behalten. - Verantwortliche Organisation
Für jede Aufgabe sollte es einen Verantwortlichen geben, sei es eine Person oder eine Organisationseinheit. - Zeitplan Meilensteine
Start- und Endtermine für Aufgaben sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektzeitplans, der eine wichtige Komponente des Projektmanagementplans ist. Diese Start- und Endtermine sowie wichtige Zwischenmeilensteine können im WBS Dictionary festgehalten werden. Zum Beispiel das Kaufdatum des Baumes. - Zugehörige Terminplanaktivitäten
Nach dem PMBOK ist der Projektstrukturplan eine ergebnisorientierte Untergliederung des Projekts und keine Aufgabenliste. In der Praxis sind die beiden jedoch oft ein und dasselbe. In jedem Fall können die Projektaufgaben, die einem PSP-Element entsprechen, in das PSP-Wörterbuch aufgenommen werden. - Erforderliche Ressourcen
Dies ist sehr praktisch. Wenn für eine Aufgabe ein Werkzeug, ein Material oder ein Ausrüstungsgegenstand benötigt wird, ist das Projektstrukturplan-Wörterbuch ein guter Ort, um diese Informationen aufzunehmen. - Kostenschätzungen
Jede Aufgabe erhält eine Schätzung als Teil des Projektkostenmanagements, die, obwohl sie vom Projektstrukturplan getrennt ist, in das Projektstrukturplan-Wörterbuch aufgenommen werden kann. Oft ist die für die Durchführung einer Aufgabe benötigte Zeit ein wichtiger Faktor für die Kosten. - Qualitätsanforderungen
Heutzutage gibt es für fast alles eine Qualitätsnorm. Entweder von der Internationalen Organisation für Normung (ISO), von länderspezifischen Normungsorganisationen oder von branchenspezifischen Normungsorganisationen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie Ihre eigenen Qualitätsstandards für Ihr Projekt erstellen, aber es gibt keine Entschuldigung dafür, dass Sie keine schriftlichen Qualitätsstandards für ein PSP-Element haben. - Abnahmekriterien
Dies ist ein wichtiges PSP-Element. Wer entscheidet, ob die Aufgabe akzeptabel erledigt wurde? Welche Kriterien werden verwendet? Wenn es diese Kriterien nicht gibt, wäre es vielleicht sinnvoll, sie zu Beginn des Projekts zu definieren. - Technische Referenzen
Die meisten Aufgaben erfüllen irgendeine Art von technischer Funktion. Heutzutage haben fast alle technischen Funktionen irgendeine Art von technischen Referenzen, die sie regeln, z.B. Richtlinien, Handbücher oder Normen. - Vertragsinformationen
Viele Aufgaben werden durch eine Unternehmensvereinbarung, einen Vertrag oder ähnliches geregelt.
Generell sollte das PSP-Verzeichnis genügend Informationen enthalten, um ein gewünschtes Maß an Projektkontrolle zu ermöglichen. Bei der ursprünglichen Erstellung des Projektstrukturplans werden die Elemente größtenteils unter dem Gesichtspunkt der Kostenkontrolle ausgewählt, d.h. der Projektleiter muss sicherstellen, dass keine PSP-Aufgabe das Budget oder den Zeitplan (oder andere Erfolgskriterien des Projekts) überschreitet. Das PSP-Wörterbuch enthält also alle Informationen, die für die Steuerung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind.
Die Projektsteuerung kann mehr als nur Zeit und Kosten umfassen. Jede Aufgabe kann Erfolgskriterien haben, die Dinge wie die Verbesserung der Qualität, die Senkung der Ausschussfaktoren, die Verbesserung der Arbeitsmoral, die Verringerung der Fehlzeiten, die Erlangung künftiger Aufträge, die Verbesserung der Umwelt, die Erhöhung des Ansehens und viele andere beinhalten.
Beispiel
Angenommen, wir haben ein Projekt, bei dem ein Baum gepflanzt wird. Der Projektstrukturplan ist eine Auflistung der Projektaufgaben, etwa so:
| 1 | Bestandsbaum entfernen |
| 2.1 | Loch graben |
| 2.2 | Baum pflanzen |
| 3 | Landschaftsbau |
Das PSP-Lexikon enthält sekundäre Informationen über jede Aufgabe, wie diese:
- Vorhandenen Baum entfernen
Ein Baumbeseitigungsunternehmen wird beauftragt, den alten Baum zu entfernen. Es wird erwartet, dass der Rasen in der Nähe des Baumes beschädigt wird, so dass er neu eingesät werden muss. Die Kosten werden sich voraussichtlich auf 1.500 $ belaufen. - Loch graben
Für diese Aufgabe ist ein Minibagger erforderlich, der im Baumarkt am Ende der Straße gemietet werden kann. Eine eintägige Schulung muss absolviert werden. - Baum pflanzen
Um den Baum zu pflanzen, muss aus Sicherheitsgründen ein Helfer eingesetzt werden. Der Baum muss gemäß den städtischen Vorschriften gepflanzt werden. - Landschaftsbau
Diese Aufgabe erfordert das Auftragen von Mutterboden und das Pflanzen verschiedener Blumen, die im Gewächshaus gekauft werden.