Oba výkonné sekretářky a administrativní asistentky poskytují pokročilou administrativní podporu jednomu nebo dvěma vedoucím pracovníkům nebo manažerům. To, co tyto kancelářské pozice odlišuje od jiných, spíše úřednických a rutinních kancelářských prací, je míra odpovědnosti a důvěrnosti s nimi spojená.
Odpovědnost výkonné sekretářky a administrativní asistentky
Kromě základních kancelářských funkcí je výkonná sekretářka nebo administrativní asistentka zodpovědná také za psaní nebo přípravu zpráv, organizaci a plánování schůzek, přezkoumávání příchozích zpráv s cílem určit jejich význam, přípravu programů schůzí představenstva, zajišťování cest, sestavování zápisů ze schůzí, provádění průzkumů, přípravu korespondence a dohled a školení kancelářských pracovníků na nižší úrovni. Tyto funkce mohou vyžadovat různou úroveň zkušeností a mít některou z těchto podobných pracovních náplní:
- Začátečníci-level Administrative Assistant
- Administrativní asistent
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Rozdíly v rolích
Role výkonných sekretářek a administrativních asistentů se značně překrývají, a rozdíly v těchto rolích se mohou v jednotlivých organizacích lišit. Ve většině případů se výkonná sekretářka zaměřuje spíše na administrativní úkoly ve službách určité malé skupiny manažerů nebo vedoucích pracovníků, jako je plánování schůzek, plánování cest, vyřizování písemné komunikace a dokonce i vedení účetnictví.
Administrativní asistentka se naproti tomu může více zaměřovat na úkoly spojené s provozem podniku a v některých funkcích přebírá spíše roli vedoucí kanceláře, vytváří programy schůzek nebo konferencí, spravuje rozpočty a vyřizuje faktury dodavatelům. V některých případech, kdy je rozhodující řízení obchodních operací, může být od administrativních asistentů vyžadováno specializovanější vzdělání.
Základní pracovní dovednosti
Jak výkonní sekretáři, tak administrativní asistenti mají základní soubor pracovních dovedností, které jsou pro jejich role nezbytné. Patří mezi ně výjimečné organizační schopnosti, vynikající schopnosti písemné a ústní komunikace, jakož i velký smysl pro detail a profesionalita. Musí mít technické znalosti softwaru obsaženého v sadě Microsoft Office 365, jako jsou Word, Excel a PowerPoint, a také účetních nástrojů, jako je QuickBooks.
Povinnosti v malé, střední a velké kanceláři
V malé kanceláři vykonávají povinnosti výkonné sekretářky nebo administrativní asistentky obvykle různí pracovníci kanceláře. Některé práce mohou vykonávat samotní vedoucí pracovníci společnosti a role administrativní asistentky nebo výkonné sekretářky mohou zahrnovat větší množství povinností podle potřeby v menší organizaci.
S rostoucí velikostí společnosti roste potřeba vysoce organizované osoby, která může vykonávat širokou škálu úkolů. To platí zejména pro vedoucí pracovníky ve středně velkých kancelářích, kteří řídí společnosti vyžadující vysokou úroveň důvěrnosti a integrity prováděných činností.
Běžně se stává, že velká kancelář má několik vedoucích sekretářek a/nebo administrativních asistentek. Při této velikosti společnosti je obvykle nutné mít vedoucího kanceláře, který koordinuje zaměstnance sloužící vedoucím pracovníkům společnosti. V některých případech administrativní asistent doprovází vedoucí pracovníky na služebních cestách, aby jim pomáhal s přípravou schůzek, plánováním a dalšími důležitými organizačními úkoly.