Josie vede marketingový tým ve středně velké technologické společnosti. Jako odpovědná osoba za své oddělení často přijímá příchozí projektové požadavky.
Někdy přicházejí prostřednictvím e-mailů nebo vláken rychlých zpráv, jindy jsou náhodně zmíněny na poradách. Popravdě řečeno, někdy žádný skutečný požadavek vůbec neexistuje a ona má pocit, že musí lidem číst z hlavy, co je třeba udělat.
Je toho na ni hodně a ví, že tím ztrácí spoustu svého času i času a energie celého svého týmu. Proto hledá lepší způsob, jak řídit projektovou práci, která přistane na talíři jejího týmu.
Jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout, je pro ni vytvořit úspěšný proces, který lze opakovaně opakovat. Rozhodne se tedy vytvořit šablonu přijímacího procesu, kterou může použít k zefektivnění všech těchto pracovních požadavků a připravit svůj tým na úspěch.
Proč vytvářet šablony? Výhody vytvoření šablony procesu příjmu
Standardizace toku procesu příjmu práce bude vyžadovat určitou práci na začátku, ale kvůli četným výhodám to stojí za to. Níže uvádíme jen několik z mnoha důvodů, proč by vedoucí projektů, jako je Josie, měli zvážit vytvoření šablony procesu příjmu projektů.
Zlepšuje konzistenci.
Bez definovaného procesu je příliš snadné, aby se věci ztratily v chaosu. Žadatelé o projekt mají jen malé povědomí o tom, co se od nich požaduje, když nastiňují projekt, a váš tým nemá stanovený postup. Způsobuje to zmatek a zpoždění pro všechny.
Přesně definovaný proces přijímání projektů tento zmatek odstraňuje tím, že každému poskytne předepsaný soubor kroků, které je třeba dodržet, aby mohl váš tým požádat o práci.
Tento zjednodušený proces usnadňuje každému vědět, co se musí stát a co se bude dít dál.
Získáte tak informace, které potřebujete.
Příliš dobře znáte situaci, kdy se cítíte připraveni pustit se do projektu, jen abyste zjistili, že nemáte všechny potřebné informace. Pak ztrácíte čas dohledáváním těchto důležitých detailů.
Je to častá překážka. V průzkumu mezi 300 vedoucími pracovníky agentur zjistilo 27 % respondentů, že kreativní briefy jsou neúplné nebo nekonzistentní.
To je další výhoda šablonování toku procesu přijímání projektů – zejména v případě dotazníku nebo kreativního briefu, který musí žadatelé vyplnit. V rámci tohoto formuláře byste měli nastavit povinná pole (Wrike to umožňuje snadno!), abyste měli jistotu, že váš tým má všechny potřebné informace předem, bez zbytečného a časově náročného vracení se tam a zpět.
Otevírá to prostor pro automatizaci.
Je pravděpodobné, že váš současný proces přijímání projektů zahrnuje spoustu opakujících se nebo bezmyšlenkovitých úkolů – například nastavení projektů, přiřazení vlastníků a stanovení termínů. Se zavedeným šablonovitým procesem je mnohem snazší odhalit opakující se nebo prozaické části pracovního postupu, které lze snadno automatizovat.
Opakující se povinnosti, jako je vytváření projektů v softwaru pro správu práce a přidělování úkolů, lze pomocí správného nástroje snadno automatizovat. Vy a váš tým tak nemusíte ztrácet čas těmito domácími úkoly a můžete se rovnou věnovat práci, která je důležitá.
Dává vám lepší přehled o pracovním vytížení.
Když pracovní požadavky přicházejí ze všech stran, je těžké mít přehled o všem, na čem váš tým v danou chvíli pracuje.
Jestliže jsou však všechny požadavky centralizované a řídí se šablonovitým procesem, máte pevný přehled o všech projektech, které má váš tým aktuálně na starosti, takže můžete lépe řídit termíny a zdroje a vyhnout se přílišnému roztažení týmu.
Šetří váš čas.
Podívejte se zpět na předchozí výhody, které jsme zmínili, a všimnete si společného tématu: Ušetří vám nejen spoustu starostí, ale také spoustu času.
To je jedna z největších výhod šablonování procesu přijímání klientů nebo interního procesu přijímání projektů. Díky tomu nemusíte pro každou novou projektovou žádost znovu vynalézat kolo, což vám ušetří spoustu hodin (nemluvě o spoustě energie).
6 otázek, na které by se měl ptát každý formulář pro příjem projektu
Jste přesvědčeni o výhodách nastavení šablony procesu příjmu práce. Než tak ale učiníte, musíte zjistit odpověď na tuto otázku: Jaké jsou kroky přijímacího procesu?
Ty se mohou lišit v závislosti na vašem jedinečném týmu a typických projektech (každý má strukturu svého procesu jinou). Doporučujeme však, aby přijímací proces začínal tímto důležitým prvním krokem: formulářem pro přijetí projektu.
Jedná se v podstatě o dotazník nebo kreativní brief, který musí lidé nebo týmy vyplnit, aby mohli požádat váš tým o práci na projektu.
Jako přesně bude tento formulář vypadat, může opět záviset na řadě faktorů. Níže však uvádíme několik základních otázek, které by měl každý formulář obsahovat.
Kdo je kontaktní osobou pro tento projekt?“
Často se stává, že někdo požádá váš tým o projekt, ale to nutně neznamená, že to bude on, kdo bude dohlížet na průběh a odpovídat na otázky, když se váš tým pustí do práce.
Proto je tato otázka tak důležitá. Zajišťuje, abyste vy i všichni ostatní věděli, kdo je vlastníkem daného projektu, takže se můžete obrátit na správnou osobu, když potřebujete vyjasnit nebo nasměrovat.
Nejlepší typ pole pro použití: krátká odpověď
O jaký typ projektu se jedná?“
Jednou z prvních otázek, které by měl váš přijímací formulář položit, je, o jaký typ projektu se jedná. Například u marketingového týmu Josie potřebuje vědět, jaký typ práce je požadován. Kampaň v sociálních médiích? Příspěvek na blogu? Webinář? E-mailová kampaň? Událost?“
To je detail, který byste měli znát předem, abyste mohli získat potřebné souvislosti. Tyto formuláře jsou však ještě efektivnější, pokud můžete tuto úvodní otázku použít jako filtr.
Dynamické formuláře požadavků společnosti Wrike umožňují snadno přizpůsobit zbytek dotazníku na základě této počáteční odpovědi. Pokud žadatel uvede, že potřebuje příspěvek na blog, budou se další otázky týkat pouze tohoto typu projektu a nebude muset odpovídat na žádné nerelevantní otázky.
Nejlepší typ pole k použití: rozevírací
Jaký je hlavní cíl tohoto projektu
Nepotřebujete pouze vědět, o jaký projekt se jedná – potřebujete pochopit, proč se tak děje. Jaký je zastřešující cíl?
To je něco, co by žadatelé měli být schopni jasně formulovat při vyplňování vašeho přijímacího formuláře. Měli by také uvést klíčovou metriku, kterou budou sledovat, abyste byli všichni na stejné straně ohledně toho, jak bude definován úspěch.
Mít tyto informace na začátku vám umožní dokončit projekt s ohledem na konečný cíl.
Nejlepší typ pole, které lze použít: odstavec
Kdo je publikem tohoto projektu?
Každý projekt má specifické publikum, a to je pro vás důležité hledisko, které musíte mít při práci na požadovaném úkolu na paměti.
Ve vstupním formuláři musí žadatelé uvést, kdo je jejich zamýšleným publikem. Je určen pro interní tým? Pro představenstvo? Klientům nebo zákazníkům? Konkrétní podmnožinu z nich?
To je něco, co musíte vědět dříve, než uděláte jediný krok vpřed.
Nejlepší typ pole k použití: zaškrtávací políčka a krátká odpověď
Jaký je rozpočet tohoto projektu?“
Pokud jde o projektové žádosti, peníze jsou samozřejmě skutečným problémem. Než vyčleníte jediný zdroj, musíte vědět, kolik můžete do dokončení tohoto projektu investovat.
Při vyplňování přijímacího formuláře by žadatelé měli hned uvést svá rozpočtová omezení – nebo alespoň rozmezí, do kterého se projekt musí vejít.
Nejvhodnější typ pole: rozevírací
Jaký je ideální termín dokončení projektu?
Je pravděpodobné, že se váš tým nezabývá pouze jedním projektem najednou. Neustále řešíte příval požadavků od různých oddělení nebo klientů. A abyste je mohli efektivně prioritizovat, potřebujete vědět, kdy musí být každý projekt dokončen.
Žadatelé by měli při zadávání prvotní žádosti uvést požadované datum dokončení projektu. Je chytré jim vysvětlit, že jejich požadované datum není zárukou – závisí na tom, kolik práce už máte na stole.
Přímo ve formuláři navíc uveďte upozornění, kolik času potřebujete na dokončení typického projektu (abyste nedostávali spoustu žádostí na poslední chvíli).
Nejlepší typ pole pro použití: data
Další potenciální otázky, které může váš formulář pro příjem práce obsahovat…
Výše uvedené otázky jsou důležité prakticky pro každý projekt a tým, ale váš formulář bude pravděpodobně vyžadovat další přizpůsobení a možná i další otázky. Zde je několik dalších, jejichž zahrnutí do šablony příjmového procesu můžete zvážit:
- Kdo schválil tento požadavek?
- Nejlepší typ pole pro použití: krátká odpověď
- Existují nějaké existující soubory nebo aktiva, které bychom měli mít?
- Nejlepší typ pole pro použití: příloha souboru
- Jakou výzvu k akci by měl tento projekt obsahovat?
- Nejlepší typ pole pro použití: krátká odpověď
- Co dalšího bychom měli o tomto projektu vědět?
- Nejlepší typ pole pro použití: odstavec
Chcete ještě více inspirace, aby se vám roztočila kola? Podívejte se na tyto šablony 10 různých typů formulářů žádostí.
Šablony pro práci na projektu: Vyplněný formulář žádosti je prvním krokem ve standardním schématu procesu přijímání prací, ale ve skutečnosti je to jen špička ledovce. Chcete udělat víc než jen šablonovat přijímací formulář – chcete šablonovat celý proces zahájení projektu.
Jakmile je tedy tento formulář vyplněn a odeslán, co by se mělo ve vývojovém diagramu procesu příjmu projektu nebo klienta dít dále? Zde jsou uvedeny další kroky, které byste měli vy a váš tým učinit.
Automatizujte vytváření projektů a úkolů.
Projekt často narazí na úzké místo poté, co je o něj požádáno, ale ještě před skutečným zahájením prací.
V rámci procesu příjmu byste měli podniknout kroky k automatizaci vytváření úkolů a projektů. Ty se tak v rámci vaší platformy pro správu práce vytvoří ihned (bez vaší dodatečné práce!), takže pokrok může začít okamžitě.
S aplikací Wrike je snadné automaticky měnit požadavky na projekty buď na plně sestavené úkoly, nebo na projekty vytvořené podle šablon, které si můžete přizpůsobit.
Automatické přidělování úkolů.
Podobně je třeba, abyste se s celým týmem shodli na tom, kdo je za co zodpovědný, aby se projekt mohl rozjet. Nemůžete čekat, až se k tomu někdo postaví čelem.
Z tohoto důvodu byste také měli automatizovat přidělování úkolů členům týmu. Tím se zvýší odpovědnost a zároveň se zajistí, že nebude pochyb o tom, kdo má začít pracovat.
Kromě automatického vytváření úkolů a projektů vám Wrike umožňuje automaticky přiřazovat různé typy prací na základě vlastních odpovědí v polích, jako je místo, typ projektu nebo jiné specifické požadavky.
Nechte si čas na přezkoumání.
Po vytvoření těchto úkolů a přiřazení si do procesu přijímání zakomponujte dostatek času, aby si členové týmu mohli zkontrolovat své individuální příspěvky a požadavky.
To jim dává možnost ujistit se, že mají vše, co potřebují k zahájení práce, a také položit případné upřesňující otázky k danému požadavku projektu.
Pamatujte, že tyto otázky by měly být vzneseny k vám nebo k tomu, kdo v projektu vystupuje jako kontaktní osoba pro váš tým, aby komunikace zůstala centralizovaná a probíhala prostřednictvím jediné osoby.
Poskytněte žadateli aktuální informace.
Poté je čas obrátit se zpět na původního zadavatele projektu a udělat několik věcí:
- Potvrdit přijetí požadavku na projekt
- Položit všechny upřesňující otázky, které členové vašeho týmu vznesli
- Předložit odhadovaný časový plán dokončení projektu
Nejlépe je tyto věci provést jako komentář k aktuálnímu úkolu nebo projektu v rámci vaší platformy pro správu práce, aby veškerá relevantní komunikace a aktualizace zůstaly na tomto místě.
Chcete-li tento proces ještě více urychlit, uložte si text komentáře na nějaké místo, abyste jej mohli rychle použít jako šablonu komentáře pro všechny budoucí aktualizace požadavků.
Uspořádejte zahajovací schůzku.
Zejména u složitých nebo dlouhých projektů byste také mohli chtít naplánovat zahajovací schůzku pro všechny, kteří se budou na daném projektu podílet.
Takový postup přesahuje rámec tohoto počátečního potvrzení o přijetí a umožňuje všem klíčovým zúčastněným stranám sladit svá očekávání ohledně projektu, takže se snad vyhnete jakýmkoli nedorozuměním nebo závažným problémům.
Vytvořte si šablonu přijímacího procesu a zefektivněte práci na projektu
Jak se vy i Josie rychle učíte, šablonování celého přijímacího procesu – od počáteční žádosti až po skutečné zahájení – nabízí řadu výhod, včetně lepší konzistence a spousty ušetřeného času.
Ačkoli máte možnost vytvořit si proces, který vám a vašemu týmu nejlépe vyhovuje, obecná struktura procesu příjmu, kterou je třeba dodržovat, je následující:
- Přijmout vyplněný formulář požadavku na práci
- Automaticky vytvořit úkoly a projekty
- Automaticky přiřadit úkoly
- Přezkoumat požadavek a příslušné úkoly
- Potvrdit přijetí požadavku a časový plán projektu
- Uspořádat zahajovací schůzku
To proveďte pro každý projekt, který váš tým potřebuje dokončit, a budete trávit méně času řízením procesu a více času soustředěním se na to, co je důležité: na to, abyste projekt zvládli na jedničku.
Jste připraveni ještě více zefektivnit proces přijímání projektů? Začněte s bezplatnou zkušební verzí aplikace Wrike.
A pokud se chcete dozvědět více o vytvoření dokonalé šablony procesu příjmu práce, podívejte se na tyto navazující příspěvky:
- 5 funkcí, které by váš nástroj pro proces příjmu práce měl mít: upozorňuje na klíčové vlastnosti, které zvyšují kvalitu a spolehlivost šablon přijímacích procesů
- 4 příznaky zastaralosti vašeho procesu přijímání projektů: jak využít osvědčené postupy přijímání projektů k vytvoření dobře definovaného procesu
.