Nastavení prodejců

Koordinátor pro obchodní záležitosti pro prodejce je odpovědný za nastavení a údržbu prodejců. Pro nastavení nového dodavatele v systému Banner musí být ke všem žádostem o dodavatele přiložen aktuální formulář UO Substitute W-9 (americké subjekty) nebo originál formuláře W-8 (zahraniční fyzické a právnické osoby) spolu s podpůrnými dokumenty.

Důležité upozornění: Požadované, nejaktuálnější verze formulářů jsou nyní k dispozici na webových stránkách BAO. Odstraňte prosím všechny starší verze, které máte uložené ve svém počítači, protože nebudou přijatelné pro zřízení prodejce. Jedinou výjimkou bude dočasné 30denní nastavení pro náhrady.
Všechny žádosti prodejců týkající se náhradního formuláře W-9 UO nebo originálního formuláře W-8 (nejaktuálnější verze) musí být doprovázeny:

Faktury
Registrace
Předplatné
Cestovní náhrady
Platby na podporu účastníků
Platby za průzkumy
Platby za předměty
Platby za subjekty
Spropitné
Hotelné
Smlouvy o poskytování osobních služeb (PSS)
Smlouvy
Všechny ostatní druhy plateb (kromě náhrad viz bod 8)

Zástupce UO W-9, W-8 a faxové krycí listy jsou k dispozici na adrese:

Formuláře pro obchodní záležitosti (viz Centrální účtárna a platby faktur)

POZNÁMKA: Na všechna nastavení prodejců, aktivace nebo žádosti o změnu adresy si prosím vyhraďte 24-48 hodin. Zpracování vaší žádosti může trvat déle, zejména pokud žádáte o nastavení nebo aktivaci zahraničního dodavatele. Na rozdíl od formulářů W-9 jsou formuláře W-8 platné pouze po určitou dobu. I když může být zahraniční subjekt v systému Banner nastaven, adresa může být aktivní vždy pouze po dobu jednoho roku. Proto prosím počítejte s časem na přezkoumání statusu zahraničního dodavatele společností Accounts Payable, než bude možné dodavatele nebo adresu znovu aktivovat pro platby.

W-9

Univerzita Oregonu vyžaduje, aby byl před provedením platby dodavatelům založen náhradní formulář W-9 UO (nejaktuálnější verze).

Univerzita je povinna hlásit státu Oregon další informace týkající se našich ročních výdajů s menšinami, ženami vlastněnými a nově vznikajícími malými podniky (MWESB) a také s veterány a veterány se zdravotním postižením (SDV). Informace o státem certifikovaných statusech MWESB jsou k dispozici na státních internetových stránkách: M/WSB) nebo je můžete kontaktovat na telefonním čísle (503) 986-0075. Informace o statusech veteránů nebo státem certifikovaných SDV naleznete na adrese: Informace o certifikaci veteránů se zdravotním postižením (SDV). Můžete se také podívat na Certifikační úřad státu Oregon pro začleňování podniků a diverzitu/COBID.

Ačkoli informace zaznamenané na formuláři UO Substitute W-9 mohou být podobné těm, které se obvykle uvádějí na formuláři IRS W-9, stát požaduje, aby UO shromažďoval od dodavatelů tyto dodatečné informace, které nejsou na formuláři IRS W-9. Z tohoto důvodu nelze formulář IRS W-9 předložit namísto formuláře UO Substitute W-9, pokud jste nevynaložili veškeré úsilí, abyste prodejcům poskytli možnost oznámit nám svůj status MWESB, veteránů a SDV tím, že je požádáte o vyplnění formuláře UO Substitute W-9. Je ve prospěch prodejce, aby tyto statusy UO poskytl. Pokud prodejce odmítne vyplnit formulář UO Substitute W-9 se svými statusy, teprve poté bude místo něj přijata aktuální verze formuláře IRS W-9.

Pokud fyzická osoba vyplňuje formulář UO Substitute W-9, musí uvést adresu bydliště pro účely daňového hlášení. Jednotlivec by neměl v poli adresy uvádět adresu kanceláře nebo pracoviště. Pokud osoba chce, abychom platbu zaslali na jinou adresu, než je adresa bydliště, může uvést druhou adresu, která bude přidána do systému Banner.

Oddělení nesmí vyplňovat formulář za prodejce. Prodejce musí uvést právní název a daňové identifikační číslo, které bude potvrzeno pomocí programu IRS TIN Matching Program. Vyplněný formulář UO Substitute W-9 (nejaktuálnější verze) by měl být vrácen žádajícímu oddělení. POUZE pro americké subjekty může být kopií W-9 naskenovaný obraz, kopie nebo fax.

W-8

Oregonská univerzita vyžaduje formulář W-8 pro všechny zahraniční fyzické osoby a zahraniční subjekty bez ohledu na typ platby. Existuje pět různých typů formulářů W-8 (nejaktuálnější verze). Zahraniční fyzické osoby se s největší pravděpodobností rozhodnou vyplnit formulář IRS W-8BEN. Zahraniční subjekty, které nejsou fyzickými osobami, se s největší pravděpodobností rozhodnou vyplnit formulář IRS W-BEN-E. Pouze zahraniční fyzická osoba/subjekt může určit, který formulář W-8 se na ni vztahuje. Oddělení nesmí vyplnit formulář za prodejce.

Původní formulář W-8 je třeba zaslat na adresu [email protected] v době žádosti o zřízení prodejce. Originál W-8 podepsaný inkoustem můžete zaslat na AP buď prostřednictvím univerzitní pošty, nebo jej můžete odevzdat v AP spolu s podpůrnou dokumentací, nebo můžete originál naskenovaného W-8 s podpůrnou dokumentací zaslat e-mailem. Elektronicky podepsané formuláře nemůžeme přijímat. Poznámka: W-8 můžeme přijmout elektronicky v e-mailu, pokud zasíláte nasnímanou kopii vyplněného W-8 od dodavatele, pak je třeba e-mail od dodavatele s přiloženým W-8 předat společnosti Accounts Payable. (Accounts Payable musí potvrdit přijetí W-8 od skutečného prodejce, abychom mohli přistoupit k vydání platby).

Všechny formuláře W-8 předložené účtárně Accounts Payable k nastavení nebo aktivaci prodejce budou zkontrolovány v kanceláři BAO Joy Germack, daňovou analytičkou UO, předtím, než bude zahraniční prodejce nebo fyzická osoba aktivována v systému Banner účtárnou Accounts Payable. Po nastavení zahraničního dodavatele je adresa platná po dobu jednoho roku. Platby požadované v následujících letech budou přezkoumány z hlediska typu platby, adresy zahraničního subjektu a platnosti stávajícího formuláře W-8. Adresa bude znovu aktivována na další rok, jakmile budou obdrženy všechny potřebné informace nebo dokumentace. Všechna poskytnutá čísla daňových identifikačních údajů v USA musí odpovídat záznamům IRS.

1. V případě, že se jedná o daňový doklad, je nutné jej vyplnit. Vyhledávání prodejců

Níže je uveden seznam tipů, které můžete použít při provádění dotazů na prodejce:

Před i za názvem prodejce použijte %.
Ze začátku vyhledávání názvu dodavatele vynechte slovo The.
Vynechejte veškerou interpunkci kromě pomlček nebo apostrofů.
Zkuste psát všechna velká písmena.
Zkuste psát všechna malá písmena.
Zkuste název dodavatele jen s prvním slovem velkým písmenem a bez mezer mezi slovy.
Zkuste každé slovo v názvu dodavatele psát s velkým písmenem a bez mezer mezi slovy.
Zkuste zkratku názvu dodavatele.
Zkuste název dodavatele přesně tak, jak je uveden, včetně všech velkých a malých čísel nebo písmen.
Zkuste pravidlo méně je někdy možná lépe. Zkuste % před a za všemi neobvyklými nebo méně často používanýmislovy.

Provádějte důkladné vyhledávání prodejců v BANNERu. Vyzkoušejte několik pravopisů, například McDonald nebo Mc Donald nebo Mc donald, IKON nebo Ikon. BANNER rozlišuje malá a velká písmena. Musíte si také uvědomit, že mnoho prodejců používá název „Doing Business As“ (DBA). Jejich právní název se zobrazí před jejich obchodním názvem. Například „John Doe dba/Creative Vendors“. Na jejich faktuře může být uvedeno pouze „Creative Vendors“. Jediný způsob, jak tohoto prodejce najít, je použít znak procenta před a na konci názvu. Například %Creative Ven%. Vyhledávání tímto způsobem může trvat o něco déle, ale většinu dodavatelů tímto způsobem najdete.

Pokud po důkladném vyhledávání dodavatele nenajdete, budete muset odeslat novou žádost o dodavatele.

2. V případě, že se vám nepodaří dodavatele najít, budete muset odeslat novou žádost o dodavatele. Žádosti o nového dodavatele

Pro každé zřízení nového dodavatele, stejně jako pro každou aktivaci neaktivního dodavatele, která začíná číslem V00_ _ _ _ _ _ _, je vyžadován náhradní formulář W-9 UO (nejaktuálnější verze) a podpůrné dokumenty. Pokud zašlete pouze samotný UO Substitute W-9 nebo pouze fakturu, nebudeme moci vaši žádost zpracovat. Na adresu AP musíte zaslat obě dokumentace najednou. Obě dokumentace jsou vyžadovány bez ohledu na to, zda nakupujete nebo platíte dodavateli.

Pokud se snažíte zadat NÁKUPNÍ OBJEDNÁVKU společnosti (vytvoření online nákupní objednávky v systému Banner), budete muset zaslat na AP:

1). Náhradní formulář W-9 UO nebo originální formulář W-8 (nejaktuálnější verze).

POZNÁMKA: Další podrobnosti o formuláři W-8 najdete výše v tématu W-8. Centrální účtárna musí potvrdit přijetí formuláře W-8 od skutečného dodavatele, abychom mohli pokračovat v nastavení dodavatele a vystavení platby; proto musí být originál e-mailu od zahraničního subjektu s přiloženým formulářem W-8 zaslán AP při podání žádosti o nového dodavatele).

2). Kopie cenové nabídky, odhadu, webové stránky, e-mailu, průvodního dopisu faxu, vizitky nebo něčeho jiného od dodavatele, kde jsou uvedeny obchodní údaje a adresa. V žádosti nám sdělte, že potřebujete nového dodavatele nastavit pro účely objednávky a my přidáme dodavatele s adresou VO (objednávka dodavatele). (Později, až vám bude vystavena faktura, budete muset zaslat jen kopii faktury do účtárny, aby mohla být přidána adresa VP (Vendor Payment) pro platbu).

NOVINKA: Pokud se snažíte uzavřít NÁKUPNÍ OBJEDNÁVKU NA SLUŽBY s nějakým subjektem (tento formulář nahrazuje formulář Honorářová smlouva POUZE pro přednášející nebo předvádějící služby), budete muset zaslat na adresu AP:

1). Náhradní formulář W-9 UO nebo originál formuláře W-8 (nejaktuálnější verze).

POZNÁMKA: Další podrobnosti o formuláři W-8 naleznete výše v tématu W-8. Centrální účtárna musí potvrdit přijetí formuláře W-8 od skutečného dodavatele, abychom mohli pokračovat v nastavení dodavatele a vystavení platby; proto musí být originál e-mailu od zahraničního subjektu s přiloženým formulářem W-8 předán AP při podání žádosti o nového dodavatele).

2). Kopie kompletně vyplněného formuláře PO na služby. V žádosti nám sdělte, že potřebujete nového dodavatele nastavit pro účely platby, a my přidáme dodavatele s adresou VP (Platba dodavatele), stejně jako bychom to udělali u jiných formulářů Smlouvy o poskytování osobních služeb nebo Vlastní smlouvy o poskytování služeb.

Pokud se snažíte provést PLATBU dodavateli nebo osobě, která není zaměstnancem/studentem, zašlete AP:

1). Náhradní formulář W-9 UO nebo originál formuláře W-8 (nejaktuálnější verze).

2) Kopii faktury, registračního formuláře, prodloužení předplatného, hotelové rezervace, titulní stranu a/nebo podpisovou stranu PSC nebo smlouvy, formulář žádosti o aktivaci účtárny nebo jinou podpůrnou dokumentaci, abychom mohli přidat adresu VP do systému Banner.

Při každém novém nastavení dodavatele potřebujeme opět dvě dokumentace. Žádost o zřízení nového dodavatele nebude dokončena bez obou částí dokumentace. Tyto dva kusy dokumentace můžete zaslat společně do účtárny s poznámkou, že se jedná o NOVÉHO DODAVATELE, vaše jméno a telefonní číslo. Žádost můžete zaslat faxem na adresu oddělení Accounts Payable na čísle 346-2393, naskenovanou žádost poslat e-mailem na adresu [email protected] nebo ji zaslat poštou na adresu oddělení Business Affairs Accounts Payable.

Kontaktní údaje oddělení: Potřebujeme vaše jméno a číslo, abychom vám mohli zavolat v případě problémů nebo dotazů. Neposílejte průvodní list faxu, pokud na faktuře není místo pro vaši poznámku. Rovněž nepokládejte poznámku přes cokoli vytištěného na dokladech, nepoužívejte barevný papír nebo poštu (až fax obdržíme, může být nečitelný). Ujistěte se, že telefonní číslo a adresa dodavatele jsou čitelné.
Stav vašich požadavků na dodavatele: Po obdržení vaší žádosti budou v systému BANNER založeni noví prodejci. Zpracováváme mnoho nových dodavatelů a nemůžeme volat, abychom potvrdili přijetí vaší žádosti nebo kdy byla vaše žádost dokončena.
Nákupní objednávky UO, formuláře žádostí o výplatu, ručně psané nebo psané poznámky/e-maily z oddělení UO NELZE použít pro založení dodavatele nebo změnu adresy: Můžeme tak učinit pouze ve velmi výjimečných případech, např. při vrácení peněz. Musíme mít něco oficiálního od dodavatele, zpravidla jeho fakturu. Pokud potřebujete nastavit adresu dodavatele, abyste mohli zpracovat online objednávku; zašlete prosím faxem nebo e-mailem na adresu oddělení Accounts Payable nabídku dodavatele, odhad, webovou stránku, e-mail, průvodní dopis faxu, vizitku nebo něco od dodavatele spolu s aktuálním náhradním formulářem W-9 UO; nebo pošlete svou žádost s originálem formuláře W-8, abychom mohli přidat adresu VO do systému Banner.
Registrační formuláře dodavatele, objednávkové formuláře atd: Jsou přijatelné pro nová nastavení prodejců, pokud je k nim přiložen aktuální náhradní formulář W-9 UO nebo originál formuláře W-8.
Obnovení předplatného: Ty rovněž vyžadují náhradní formulář UO W-9 nebo originální formulář W-8 pro nové nastavení dodavatele a měly by být pečlivě zpracovány. Pokud je k formuláři předplatného přiložena předtištěná obálka, pak se ujistěte, že jste kopii obálky a formuláře předplatného (který obsahuje kontaktní údaje) zaslali faxem nebo e-mailem společnosti Accounts Payable, aby byla do systému Banner přidána správná platební adresa. Adresa pro zasílání plateb na obálce se může lišit od korespondenční adresy na formuláři předplatného.
Kam zasílat požadavky na dodavatele: Neposílejte žádosti o nastavení dodavatele e-mailem osobám v oddělení závazků, protože mohou být neočekávaně mimo kancelář. Vždy je nejlepší zasílat naskenované požadavky na obecnou e-mailovou adresu Účetních závazků: [email protected] faxem na číslo 346-2393. Pokud požadavky na dodavatele zašlete e-mailem nebo faxem na obecnou e-mailovou adresu nebo faxové číslo oddělení Accounts Payable, bude se vašimi požadavky moci zabývat někdo jiný z oddělení A/P. Žádosti dodavatelů, ke kterým jsou přiloženy originály W-8, lze doručit nebo zaslat univerzitní poštou na adresu Business Affairs Accounts Payable.
Originály nebo kopie W-9 nebo W-8 by se neměly uchovávat na odděleních: Po založení nového dodavatele v systému Banner společností Accounts Payable zničte všechny kopie formulářů W-9 nebo W-8, které jste si ponechali na svém oddělení. VŠECHNY formuláře W-8 předložené společnosti Accounts Payable k založení nebo aktivaci dodavatele budou před aktivací zahraničního dodavatele nebo fyzické osoby v systému Banner společností Accounts Payable zkontrolovány v kanceláři BAO Joy Germack, daňovou analytičkou UO.

3. Změny adresy

Pokud došlo ke změně adresy dodavatele (například na faktuře je uvedena jiná adresa, než jaká je uvedena v systému BANNER), zašlete společnosti Accounts Payable kopii faktury, registračního formuláře, obálky pro prodloužení předplatného nebo jiné dokumentace prokazující změnu adresy. Adresu ověříme a účet aktualizujeme. Někteří dodavatelé požadují, aby VŠECHNY platby byly zasílány na určitou adresu bez ohledu na to, co je uvedeno na faktuře, a my je nemůžeme změnit. Nezapomeňte do dokumentace napsat své jméno a kontaktní údaje, abychom vás v takovém případě mohli kontaktovat, nebo pokud budeme potřebovat další informace

Pro změnu adresy NENÍ potřeba formulář UO Substitute W-9 nebo W-8, pouze pro požadavky nových dodavatelů.
Pokud chcete změnit adresu zaměstnance nebo studenta, vyplňte formulář žádosti o aktivaci účtů a zašlete jej do naší kanceláře. Pro zaměstnance nebo studenty, kteří jsou již v systému Banner zadáni pod číslem 95OXXXXXXXX nebo 951XXXXXXXX, NEPOTŘEBUJEME formulář UO Substitute W-9, pokud k záznamu není připojeno daňové identifikační číslo UO Banner ID. Budeme vás kontaktovat a sdělíme vám, zda je třeba pro danou osobu získat náhradní formulář UO W-9. Poznámka: Pokud student nebo zaměstnanec aktualizoval svou adresu v systému Duckweb, pro aktualizaci výchozí adresy v systému Banner budete muset vyplnit formulář Žádost o aktivaci služby Accounts Payable.

4. V případě, že student nebo zaměstnanec aktualizoval svou adresu v systému Duckweb, je nutné vyplnit formulář Žádost o aktivaci služby Accounts Payable. Smlouvy o poskytování osobních služeb (PSC) nebo smlouvy

Pokud platíte PSC nebo smlouvu a potřebujete nastavit nového dodavatele nebo změnit adresu, musíte následující informace zaslat faxem na adresu A/P 346-2393 nebo e-mailem na adresu: [email protected]. (Nezapomeňte uvést své jméno a telefonní číslo spolu s podrobnostmi týkajícími se vašeho požadavku).

PSC

První strana PSC, která obsahuje právní název, adresu a podpisy všech stran. (V případě potřeby lze vyžádat úplnou kopii smlouvy).
Náhradní formulář W-9 UO, (nejaktuálnější verze), pokud je prodejce americkým subjektem. (V době podání této žádosti by vám měl prodejce tento formulář zaslat faxem nebo e-mailem).
Původní formulář W-8, (nejaktuálnější verze), pokud je prodejcem zahraniční fyzická nebo právnická osoba. Originál formuláře W-8 zašlete kampusu poštou spolu s žádostí o dodavatele nebo jej můžete spolu s žádostí doručit na adresu Accounts Payable. Další informace o placení služeb zahraničnímu subjektu naleznete na adrese:

Smlouvy

První strana smlouvy s právním názvem.
Podepsaná strana (obvykle poslední strana) s adresou a podpisy všech stran.
Náhradní formulář W-9 UO (nejaktuálnější verze), pokud je prodejcem americký subjekt. (V době podání této žádosti by vám měl prodejce tento formulář zaslat faxem nebo e-mailem).
Původní formulář W-8 (nejaktuálnější verze), pokud je prodejcem zahraniční fyzická nebo právnická osoba. Originál formuláře W-8 zašlete kampusu poštou spolu s žádostí o dodavatele nebo jej můžete spolu s žádostí doručit na adresu Accounts Payable. Další informace o placení služeb zahraničnímu subjektu naleznete na adrese: Informace o platebním procesu pro zahraniční návštěvníky

5. Žádosti o aktivaci (studenti a zaměstnanci s 95X)

Studenti nebo zaměstnanci: Pokud hradíte náklady studentovi nebo zaměstnanci a zobrazí se vám v systému Banner zpráva „NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE“, budete muset vyplnit formulář žádosti o aktivaci. Nezapomeňte uvést jméno, adresu a BANNER ID (číslo 95XXXXXXX nebo 951XXXXXX) a důvod aktivace na formuláři Žádost o aktivaci Accounts Payable a žádost zašlete faxem nebo e-mailem na adresu Accounts Payable.

Pokud student nebo zaměstnanec aktualizoval svou adresu v systému Duckweb, pro aktualizaci výchozí adresy v systému Banner budete muset vyplnit formulář Žádost o aktivaci Accounts Payable. Existují i další adresy, které musí zůstat aktivní pro jiné účely. Služba Accounts Payable neví, kdy student nebo zaměstnanec změnil svou adresu v systému Duckweb. Z tohoto důvodu musí oddělení oznámit oddělení Accounts Payable aktualizaci výchozí adresy AP, a to odesláním formuláře Accounts Payable Activation Request (Žádost o aktivaci oddělení Accounts Payable).

POZNÁMKA: Občas se stane, že číslo 95X neodráží číslo amerického daňového poplatníka v souborech dodavatelů AP. Přestože daná osoba může mít vyplněné jiné formuláře pro mzdy nebo pro evidenci studentů, společnost Accounts Payable musí od dané osoby získat formulář W-9 nebo W-8, aby bylo možné aktivovat číslo 95X v souborech dodavatelů AP a přijímat platby společnosti Accounts Payable, jako jsou stipendia, náhrady atd.

6. V případě, že daná osoba nemá vyplněné jiné formuláře pro mzdy nebo pro evidenci studentů, společnost Accounts Payable musí od dané osoby získat formulář W-9 nebo W-8. Nastavení cestovních dokladů

Pokud potřebujete pro cestujícího nastavit nebo aktivovat dodavatele, vyplňte prosím formulář žádosti o aktivaci účtu Accounts Payable (musíme mít adresu bydliště) a nechte cestujícího vyplnit náhradní formulář W-9 (nejaktuálnější verze) nebo originální formulář W-8 (nejaktuálnější verze). Dokumenty přiložte k sobě a zašlete je buď faxem na adresu Accounts Payable 346-2393, nebo e-mailem na adresu [email protected], pokud je prodejce americkým subjektem. Pokud je prodejcem zahraniční fyzická osoba, zašlete kampusovou poštou originál formuláře W-8 spolu s žádostí o prodejce nebo můžete formulář doručit spolu s žádostí na adresu Accounts Payable.

Další informace o proplácení cestovného zahraničnímu subjektu naleznete na adrese:

Pokud se cestující přestěhoval, nezapomeňte požádat o aktualizaci jeho adresy a výchozí adresy v systému Banner zasláním formuláře žádosti o aktivaci služby Accounts Payable. Pokud před odesláním platby prostřednictvím programu Concur nedojde k aktualizaci adresy v systému Banner A výchozí adresy, může dojít k chybnému přesměrování nebo zpoždění platby, protože procesy se liší od procesů, které probíhaly při cestování před zavedením programu Concur.
.
Cestujícímu, který nikdy nebyl studentem ani zaměstnancem, bude v systému Banner přiděleno číslo dodavatele, které začíná písmenem V.
. Abyste mohli zpracovat cestovní náhrady v programu Concur, musíte se v systému Banner dotázat na číslo dodavatele a poté toto číslo dodavatele použít jako ID cestujícího v programu Concur. Účetní jednotka Accounts Payable nepřiděluje čísla 95XXXXXXX.
Poznámka: Nezapomeňte ve formuláři žádosti o aktivaci účetní jednotky Accounts Payable uvést do pole pro cizince bez trvalého pobytu, zda je daná osoba cizincem bez trvalého pobytu, či nikoli. Nenechávejte toto pole prázdné. Pokud se jedná o nerezidenta, budete muset přiložit příslušnou dokumentaci uvedenou ve spodní části formuláře Žádost o aktivaci účtů. Poznámka: První adresa uvedená v systému Banner pro zahraniční subjekt musí být jeho trvalá adresa. Druhá adresa bude jejich poštovní adresou. Viz:

7. Neplatní nebo ukončení dodavatelé

Pokud naleznete dodavatele a zobrazí se vám v systému Banner zpráva Vendor is Invalid, or has not been activated by Accounts Payable, budete muset zjistit důvod této zprávy. Budete se muset vrátit na obrazovku dotazu v aplikaci FTIIDEN, abyste zjistili, proč je dodavatel neplatný nebo neaktivní. Obecně se tato zpráva zobrazí za čtyř okolností:

1) Uhrazujete úhradu studentovi nebo zaměstnanci pod jeho identifikačním číslem v systému Banner (neboli číslem 95XXXXXXX) a oddělení platebních účtů je v systému Banner nikdy neaktivovalo. Je třeba je aktivovat, abyste mohli zpracovat úhradu prostřednictvím systému Banner nebo formuláře Concur Travel. V tomto případě budete muset vyplnit a odeslat formulář žádosti o aktivaci účtu Accounts Payable na oddělení AP, aby byl účet aktivován.

2) Platíte dodavateli, který ukončil činnost. Budete se muset vrátit do systému FTIIDEN. Při dotazu na jméno dodavatele ve FTIIDEN má tento dodavatel ve sloupci Dodavatel uvedeno Ukončeno. To znamená, že tento dodavatel je ukončen, protože byl prodán nebo změněn na jiného dodavatele s jiným daňovým identifikačním číslem. Když máte kurzor na názvu dodavatele, musíte v pravém horním rohu vybrat nabídku NÁSTROJE. V kategorii Options (Možnosti) vyberte položku Vendor Address Information (Informace o adrese prodejce). Zobrazí se okno s adresou. V uličním řádku 2 nebo 3 první platební adresy (VP1) vyhledejte zprávu s nápisem SEE V#_______. Poté budete muset použít nové uvedené číslo. (Pokud dodavatel několikrát změnil vlastníka, možná budete muset tento postup opakovat, abyste zjistili aktuální číslo dodavatele).

Jedině tak zjistíte, které číslo dodavatele máte použít. Pokud vytáhnete ukončeného dodavatele do obrazovky pro úhradu faktury, zobrazí se hlášení. Prodejce je neplatný nebo nebyl aktivován účtárnou. Vždy je nejlepší nejprve vyhledat dodavatele a ujistit se, že hledaná adresa je v systému FTIIDEN, než přejdete na obrazovku úhrady faktury.

3) Platíte starého dodavatele, který nebyl uhrazen 6 a více let a byl deaktivován. V tomto případě se v adresních řádcích neobjeví žádná zpráva. Ve FTIIDEN bude ve sloupci V uvedeno T. S tímto případem se zachází jako s nastavením nového dodavatele a je třeba zaslat UO náhradní formulář W-9 (nejaktuálnější verze) nebo původní formulář W-8 (nejaktuálnější verze) spolu s podpůrnými dokumenty. Prodejce bude buď reaktivován, nebo mu bude nastaveno nové číslo prodejce. Opět je třeba vyplnit nový formulář UO Substitute W-9 nebo originál formuláře W-8 spolu s podpůrnými doklady.

4) Máte poškozenou relaci banneru. Ukončete banner a zkuste to znovu. Pokud se to nepodaří, restartujte počítač a mělo by to fungovat.

8. Vrácení peněz

Vrácení peněz by mělo být provedeno stejnou formou platby, která byla použita při původní transakci. Faktura Banner by měla být vygenerována pouze v případě, že vracíte platbu v hotovosti nebo šekem. Platby kreditní kartou musí být připsány na kartu použitou při původní transakci.

Oregonská univerzita vyžaduje aktuální formulář UO Substitute W-9 nebo originální formulář IRS W-8 pro všechny odchozí platby S VÝJIMKOU případů refundací.

Pokud potřebujete zaslat platbu na vrácení peněz, musíte uvést:

Jméno – osoba, která provedla původní platbu na univerzitu
Adresu – kam má být platba zaslána
Částku – vydávané náhrady
Důvod – vrácení peněz.
Žadatel – jméno a kontaktní údaje pro případ, že bychom měli dotazy

Musíte zaslat e-mail, oznámení o zrušení platby, registrační lístek, stornovanou objednávku, stornovaný šek nebo jinou formu podpůrné dokumentace prokazující důvod vrácení peněz.

Účty prodejců pro vrácení peněz budou aktivní pouze po dobu 30 dnů. Pokud refundaci nevystavíte během 30denní lhůty, budete muset zaslat žádost o dočasnou reaktivaci účtu.

Pokud máte další dotazy týkající se žádostí prodejců, obraťte se na koordinátora pro prodejce na telefonním čísle 6-3189 nebo e-mailu [email protected].