Kompletní průvodce údržbou nemovitostí

Každý člověk chce žít a pracovat v bezpečném a funkčním prostředí, které je jedním z hlavních faktorů ovlivňujících kvalitu našeho života.
Jako majitel nemovitosti možná přemýšlíte, jaká opatření je třeba provést, aby vaše nemovitost splňovala tato očekávání. Chcete-li najít odpověď, měli byste se nejprve seznámit s vnitřnostmi údržby nemovitostí.
Skvělým začátkem je přečíst si zbytek tohoto článku, protože:

• probíráme, co zahrnuje údržba nemovitostí
• vysvětlujeme, co je to mezinárodní kodex údržby nemovitostí
• porovnáváme údržbu komerčních nemovitostí vs. budování vlastního týmu údržby
• představujeme 4 důležité tipy pro udržení vaší nemovitosti ve špičkové formě

Co je to údržba nemovitostí?

Údržba nemovitostí je proces udržování obytné nebo pohostinské budovy a jejího bezprostředního okolí v optimálním stavu prostřednictvím souboru specifických činností údržby.
Odkazuje na různé činnosti, které jsou nezbytné pro udržení funkčnosti a pohodlí budovy pro její obyvatele (proto se často používá zaměnitelně s pojmem údržba budov).
Činnosti údržby nemovitostí zahrnují:

• úklid vnitřních a vnějších společných prostor budovy (včetně kanalizace, střešních žlabů, chodeb atd.)
• kontrolu a odstraňování hmyzu
• zahradní a terénní úpravy
• třídění a likvidaci odpadu
• servis, opravy a výměnu všech mechanických a elektrických systémů (osvětlení, HVAC, zásobování vodou, ohřev vody atd.)
• bezpečnostní kontroly (proaktivní běžné kontroly mechanických a elektrických systémů, protipožárních zařízení a bezpečnostní kontroly celého objektu)

Údržba nemovitosti je výhodná jak pro obyvatele, tak pro majitele nemovitosti, protože pracuje tak, aby byli všichni spokojeni.
Z pohledu nájemníka se chcete po náročném dni vrátit domů a vědět, že si můžete odpočinout, aniž byste se museli obávat problémů, jako je ucpaný kuchyňský dřez, špinavé, špatně osvětlené a mastné schodiště, na kterém by vaše děti mohly zakopnout a zranit se, nebo toalety, které nejdou spláchnout. Přitom drobné úkony, jako je výměna žárovek, mohou být v kompetenci samotných nájemníků. Vždy je dobré jasně vymezit povinnosti nájemce a pronajímatele, zejména u pronajímaných nemovitostí.
Pro majitele nemovitosti platí, že chcete zajistit, aby si vaše pronajímaná nemovitost zachovala svou hodnotu v průběhu let a abyste netrávili většinu dne tím, že se budete věnovat jednomu nebo druhému nespokojenému nájemci. Chcete se také vyhnout problémům s odpovědností, pokud se v objektu někdo zraní.

Podle mezinárodního kodexu údržby nemovitostí (IPMC)

Údržba nemovitostí by neměla být nahodilým procesem, protože špatná nebo nedostatečná údržba může způsobit vážné problémy všem, kteří danou nemovitost využívají. Aby se takovým situacím předešlo, existuje několik předpisů a kodexů, kterými se mohou vlastníci a správci nemovitostí řídit.
Jedním z těchto kodexů je Mezinárodní kodex údržby nemovitostí (IPMC). Jedná se o soubor předpisů, které stanovují minimální požadavky na údržbu stávajících budov. Mezinárodní kodex údržby nemovitostí je dokument o údržbě vytvořený s cílem naplnit potřebu moderního a aktualizovaného kodexu údržby nemovitostí. Zahrnuje následující kapitoly:

Jeho účelem je stanovit minimální normy pro údržbu součástí budov, jako jsou vnější prostory stavby, vodovodní, mechanické a elektrické instalace, sanitární zařízení a požární vybavení. Obsahuje například specifická doporučení pro zařízení na ohřev vody, ideální teplotu ohřívané vody, způsob cirkulace této vody atd.
NPMC se obnovuje každé 3 roky a je k dispozici k přijetí a používání jurisdikcemi na mezinárodní úrovni. Úplné podrobnosti o tom, co IPMC zahrnuje, si můžete prohlédnout zde.

Údržba komerčních nemovitostí vs. vlastní tým

Jednou z důležitých voleb, kterou budete muset učinit, bude, zda tento úkol zadat externímu týmu údržby komerčních nemovitostí, nebo vytvořit vlastní tým. Oběma možnostem se věnujeme níže.

Půjdete do služeb profesionální údržby nemovitostí

Pokud se rozhodnete najmout profesionální firmu na údržbu nemovitostí, můžete těžit ze strukturovanějšího přístupu k údržbě, který si za léta své činnosti vypracovala. Mezi služby, které obvykle nabízejí, patří:
1) Plánování a rozvrhování preventivní údržby
Profesionální společnost zabývající se údržbou nemovitostí má obvykle zavedený systém plánování a rozvrhování každého úkolu údržby, který vaše nemovitost vyžaduje. Takový systém by měl zahrnovat minimálně:

• Pravidelné kontroly, inspekce a návštěvy údržby.
• Dokumentaci veškeré provedené údržby.
• Doporučení pro modernizaci a vylepšení.
• Standardní postupy pro najímání a řízení dodavatelů a zhotovitelů.

Kvalitní služba údržby komerčních nemovitostí udrží vaše nájemníky spokojené a zároveň zachová a zlepší stav vašeho majetku.

2) Finanční výkaznictví
Očekává se, že jednou z jejich prvních rolí bude vytvoření rozpočtu údržby vašeho majetku. Budou vám také předkládat zprávy o výdajích na údržbu objektu – minimálně každý měsíc.
3) Vyřizování komunikace s nájemníky

Pokud každý e-mail nebo textová zpráva od nájemníků přijde přímo vám, pravděpodobně nebudete mít čas na mnoho jiného. Součástí povinností profesionální společnosti zabývající se údržbou nemovitostí bude komunikovat s nájemníky a předávat vám pouze ty problémy, které vyžadují vaši pozornost.
4) Zajištění souladu s předpisy
Podobně jako u IPMC, o kterém jsme se zmínili dříve, existuje několik dalších požadavků, které může vaše místní jurisdikce po majitelích nemovitostí vyžadovat. Může být obtížné mít o všem přehled. Od společnosti zabývající se údržbou komerčních nemovitostí se očekává, že bude vaším jménem sledovat stávající i nové předpisy a zajišťovat jejich dodržování.
To vše zní skvěle, ale možná se ptáte: Kde najdu slušnou společnost zabývající se údržbou komerčních nemovitostí?
No, existuje několik různých přístupů, které zde můžete využít. Pokud vám nevadí, že máte volné ruce, můžete se poohlédnout po společnostech zabývajících se správou komerčních nemovitostí a nechat některou z nich převzít vládu (protože správa nemovitostí zahrnuje i správu údržby).
Pokud potřebujete pouze někoho, kdo se postará o potřebné údržbářské práce, můžete si na Googlu vyhledat služby údržby nemovitostí ve vašem okolí a/nebo se spojit s dalšími majiteli nemovitostí, které znáte, a zeptat se jich, zda nemají někoho, koho by vám mohli doporučit.
Nakonec, při vyjednávání s dodavatelem není na škodu podívat se na věc z jeho perspektivy. Například zde je uvedeno, na co se může zaměřit profesionální úklidová firma, když se vám snaží prodat své služby.

Jít s vlastním týmem údržby nemovitosti

Pokud se rozhodnete pro vlastní tým údržby, budete zodpovědní za vše, co jsme nastínili v minulé kapitole, ale rozdíl je v tom, že budete mít přímý dohled nad zaměstnanci a kvalitou prováděné práce, budete mít flexibilnější rozpočet na údržbu, který bude pod vaší kontrolou, a budete mít celkově lepší přehled o všech problémech a činnostech údržby, které se ve vaší nemovitosti dějí.
Organizace oddělení údržby však vyžaduje určitou úroveň plánování. Zde jsou kroky, kterými byste se mohli řídit při vytváření vlastního týmu údržby nemovitostí:

1. Určete kvalifikaci a velikost týmu, který budete najímat. Začněte tím, že sepíšete všechny činnosti údržby, které vaše nemovitost vyžaduje (od úklidu po opravy zařízení). To vám pomůže určit, koho potřebujete, např. uklízeče, zahradníky, techniky vzduchotechniky a elektrotechniky atd.
2. Poté zvažte, kolik hodin může každý člověk průměrně odpracovat za směnu a kolik směn budete potřebovat denně, abyste odhadli, kolik lidí budete muset zaměstnat. V závislosti na tom, o jak velký objekt se jedná, budete možná potřebovat správce objektu nebo alespoň vedoucího, který bude zaměstnance koordinovat.
3. S náborem nespěchejte. Proveďte důkladné pohovory a ověřte si, zda jsou vaši potenciální řemeslníci kvalifikovaní pro své zamýšlené role. Také tento proces můžete bezpečně urychlit tím, že tento krok zadáte renomované agentuře pro nábor pracovníků údržby.
4. Existují role, které obvykle není ekonomické obsadit vlastními silami, takže outsourcing zcela nevylučujte. Například nebudete najímat technika výtahů na plný úvazek, když výtahy obvykle nevyžadují údržbu tak často jako jiné systémy.

Prospěch a nevýhoda každého přístupu

Ať už zvolíte jakýkoli přístup, měli byste definovat a sledovat klíčové ukazatele výkonnosti údržby nemovitostí, abyste zajistili, že všechny činnosti údržby směřují k dosažení stejných cílů.

4 tipy, jak udržet nemovitost ve špičkové kondici

Kromě toho, co jsme zmínili výše, vám přinášíme několik tipů, které vám pomohou zaručit, že vaše nemovitost bude neustále v co nejlepším stavu:

#1) Stanovte priority financování údržby

Když si financování vyžaduje tolik jiných problémů ve vaší nemovitosti, může být lákavé omezit výdaje na údržbu. To však může vést k rychlému zhoršování stavu majetku a nekontrolovatelnému seznamu odložené údržby, který vytváří ideální prostředí pro vznik bezpečnostních rizik.
Předejít těmto a ještě dalším problémům vyžaduje, abyste každoročně aktivně odhadovali a rozpočtovali provozní výdaje a kapitálové výdaje na údržbu. Obvykle se doporučuje vyčlenit na roční rozpočet údržby minimálně 2 až 4 % z aktuální reprodukční hodnoty nemovitosti. Podle některých interních údajů vám každý dolar vynaložený na údržbu dlouhodobě ušetří 5 USD.

#2) Pořizujte a používejte odolné komponenty

Chcete-li udržet svou nemovitost ve špičkové kondici, budete chtít používat náhradní díly, které fungují bezpečně a vydrží co nejdéle. Pokud se zásobíte zásobami náhradních dílů (řemeny ventilátorů, díly vzduchotechniky, žárovkami, motory, čerpadly atd.), které jsou vysoce kvalitní, investujete do dlouhé životnosti svého majetku.
I když velmi odolné položky mohou na začátku stát o něco více, pomohou vám ušetřit na budoucích opravách a minimalizovat časté problémy s předěláváním.

#3) Automatizujte řízení údržby

Nehledě na kompetence vašeho týmu údržby/poskytovatele služeb se může rychle stát náročným udržet si přehled o každém jednotlivém úkolu údržby. Zejména v obrovských nemovitostech s více jednotkami může ruční sledování všeho rychle plodit neefektivitu a ponechávat prostor pro plýtvání časem a zdroji.
Proto se stále více správců nemovitostí zajímá o automatizaci řízení údržby pomocí počítačového systému řízení údržby. Mobilní systém CMMS vám pomůže zefektivnit a optimalizovat každý aspekt údržby, zvládnout opakující se administrativní úkoly, sledovat bezpečnost, měřit výkonnost, snížit náklady na údržbu a mnoho dalšího.
Pokud nevíte, co je to systém CMMS, podívejte se na našeho průvodce Co je to systém CMMS a jak funguje.
Další výhodou systému CMMS, jako je Limble, je dohled nad outsourcovanými službami údržby. Technikům z firmy provádějící údržbu komerčních nemovitostí můžete poskytnout omezený přístup ke svému účtu a prostřednictvím systému Limble jim přidělovat pracovní příkazy. Tímto způsobem můžete zajistit, že práce jsou skutečně prováděny a jsou prováděny včas.

#4) Umožněte pravidelné audity nemovitostí

Dalším základním postupem pro udržení nemovitosti v optimální kondici je přijetí zvyku pravidelného hodnocení stavu objektu (FCA). FCA vám umožní získat komplexní základní údaje o tom, jak celá nemovitost a její systémy fungují. Tyto informace pomohou upozornit na oblasti, které je třeba zlepšit.
Při FCA inspekční tým zkontroluje například aktuální stav všech aktiv a identifikuje případná bezpečnostní rizika pro rychlou nápravu.

Klíčové závěry

Pokud v současné době vlastníte nebo spravujete obytnou nemovitost, údržbu nemovitosti nesmíte přehlížet. Ve většině jurisdikcí je vyžadována a regulována zákonem.
Kromě dodržování zákona je však výhod údržby nemovitostí příliš mnoho na to, abyste ji ignorovali.
Naštěstí vám nemusí zabrat příliš mnoho času. Ať už se rozhodnete najmout firmu na údržbu komerčních nemovitostí, nebo zřídit vlastní tým údržby, nejdůležitější je zajistit, aby údržba probíhala průběžně a aby osoby odpovědné za údržbu vaší nemovitosti měly potřebné dovednosti, finanční prostředky a nástroje pro její řádné provedení.
Pokud uvažujete o využití softwaru CMMS ke zlepšení různých aspektů údržby vaší nemovitosti, jsme vždy připraveni si s vámi popovídat.