Není žádným tajemstvím, že manažeři kanceláří jsou základem každé dobře fungující kanceláře. Mnoho společností je závislých na svých office manažerech, kteří zachovávají dobrou kvalitu života a produktivitu. Protože tato práce vyžaduje trpělivost, kancelářské dovednosti, vůdčí schopnosti a talent pro práci pod tlakem, může být někdy těžké najít skvělého office manažera.
Příklad Debra Leonard-Porch. Debra pracuje v administrativě již téměř 40 let a v současné době je vedoucí kanceláře společnosti Incapital Holdings v Chicagu. Debra ví, že prvním krokem k tomu, aby se z ní stala skvělá office manažerka, je brát sebe a svou pozici vážně:
„Mou filozofií vždy bylo: ‚O svou práci se ucházím každý den‘. Přicházím se ucházet o svou práci, protože ji klidně může dostat někdo jiný. Mohou dostat někoho mladšího. Mohou sehnat někoho levnějšího. Mohou sehnat někoho s lepším vzděláním, ale nikdy nenajdou nikoho, kdo bude pracovat tak tvrdě jako já.“
Přečtěte si našeho průvodce dovednostmi, školeními a tipy office manažerů a v mžiku se přidáte k takovým velikánům, jako je Debra.
Co je to office manažer?
Když mluvíme o office manažerech, ve skutečnosti mluvíme o tom, co dělá kancelář efektivní. Manažeři kanceláří mají různé povinnosti v závislosti na potřebách své společnosti, ale všichni manažeři kanceláří mají na starosti plánování, koordinaci a kontrolu kancelářských činností a také dbají na státní kontrolu, pracovní právo a spokojenost zaměstnanců.
V závislosti na oboru může existovat celá řada pracovních pozic manažerů kanceláří, nicméně základní povinnosti těchto manažerů jsou poměrně podobné. Kromě toho, že dohlížejí na hladký chod administrativy společnosti, zajišťují potřebné zásobování a provozuschopnost kancelářského vybavení, mohou office manažeři někdy také přijímat, propouštět, školit a povyšovat zaměstnance.
Kvalifikace office manažera
Jako office manažer budete zodpovědní za procesy, postupy, dokumentaci, komunikaci, dohled, školení a administrativu. Pokud vám to zní jako velká zodpovědnost, je to proto, že tomu tak je. Abyste zajistili co nejlepší fungování kanceláře, musíte dobře ovládat tyto dovednosti v oblasti office managementu.
Dovednosti plánování
Plánování by mělo být pro office manažery přirozené. Vaše povinnosti v oblasti plánování budou sahat od plánování kancelářských schůzek až po delegování povinností. Od plánování dlouhodobých obchodních operací až po efektivní provádění každodenních úkolů je organizované plánování klíčovou dovedností, kterou by měl mít každý skvělý office manažer.
Administrativní dovednosti
Pro office manažera by měly být administrativní dovednosti druhou přirozeností. Než jste se vyšvihli na pozici office manažera, je velká pravděpodobnost, že jste zastávali jiné administrativní pozice. Na těchto pozicích byste si vypěstovali základní administrativní dovednosti, které se budou při adaptaci na novou roli office managera pouze rozvíjet. Budete zodpovědní za různé administrativní úkoly v organizaci, podporu a kultivaci firemní kultury a další personální povinnosti, jako je hodnocení výkonu zaměstnanců.
Analytické dovednosti
Rozvíjet své analytické dovednosti na jakékoliv úrovni zaměstnání je dobrý nápad. Jako office manažer budete tyto dovednosti potřebovat, abyste byli schopni identifikovat neefektivitu a navrhnout řešení a přispět tak k úspěchu společnosti.
Dovednosti práce s počítačem
Silné a praktické počítačové dovednosti jsou pro office manažera nejen ideální, ale i nezbytné. Měli byste mít dostatečně vysokou úroveň dovedností, abyste mohli pohodlně, přesně a efektivně provádět potřebné každodenní operace s počítačem – například zadávání dat, vytváření listů a formátování prezentací. Pravděpodobně budete používat software pro vykazování výdajů, správu zařízení a videokonference a každodenní komunikaci.
Školení manažerů kanceláří
Jak budete stoupat po firemním žebříčku, vždy se budete muset učit nové dovednosti, zejména pokud jde o řízení kanceláří. Naštěstí nemusíte být zapsáni do denního studia, abyste získali vzdělání v oblasti office managementu. Existuje řada online i prezenčních kurzů, které jsou k dispozici všem zájemcům o povzbuzení kariéry office manažera. Ať už chcete zdokonalit konkrétní dovednost, nebo dále rozvíjet kompletní soubor kancelářských dovedností, existuje kurz přímo pro vás. Přečtěte si náš ručně vybraný výběr a najděte si ideální kurz pro své potřeby v oblasti řízení kanceláří.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Nejlépe pro začátečníky v oblasti řízení kanceláří, kteří se chtějí seznámit se základními základy oboru předtím, než se budou ucházet o svou první manažerskou pozici, absolvováním tohoto zcela online kurzu si osvojíte rámcové dovednosti a procesy potřebné k efektivnímu řízení každé moderní kanceláře.
Školení na vyžádání SkillPath – Emoční inteligence
Online kurzy SkillPath, které jsou ideální pro kancelářské manažery pracující ve vysoce stresových oblastech, se zaměřují na výuku emoční inteligence. Prostřednictvím jejich snadno použitelného a snadno naučitelného formátu se naučíte, jak pochopit, regulovat a využívat emoce v jakékoli kancelářské situaci.
Školení Dale Carnegie – Získávání výsledků bez autority
Užitečné pro kancelářské manažery, kteří chtějí ve své korporaci zavést velké firemní změny a strategie, prostřednictvím týdenních webových seminářů se naučíte, jak překonat potenciálně dusivou kancelářskou politiku, abyste získali respekt a vybudovali důvěru napříč pozicemi ve vaší organizaci.
5 tipů pro vedení kanceláře
Jako vedoucí kanceláře budete muset být pečliví ve své vlastní práci a zodpovědní za výstupy zbytku kanceláře. Dokonce i zkušení manažeři kanceláří mohou ve dnech, kdy se zdá, že se nepřetržitě objevují výtky zaměstnanců a starosti vedoucích pracovníků, růst ve stresu.
Přijmete-li několik nových technik, zjistíte, že tyto zdrcující dny budou méně časté a lépe zvládnutelné. Když využijete našich 5 nejlepších tipů pro řízení kanceláře, zůstanete nad věcí a budete mít náskok.
Stanovte svému týmu cíle
Když stanovíte jasné cíle kanceláře, skutečně tím vytvoříte pro zaměstnance smysl. Vytvořením týmových cílů, nebo dokonce cílů pro celou pobočku, omlazujete smysl své společnosti, aby byli pracovníci motivováni.
Vytvářejte dosažitelné cíle, které inspirují členy týmu k ambiciózní práci. Když je jeden člen týmu osobně naplněn dosažením svých cílů, celý tým bude na oplátku produktivnější a motivovanější. Také není na škodu, že budete moci efektivněji sledovat pokrok každého týmu, když bude existovat jasný cíl, na kterém se pracuje.
Komunikace je klíčová
Jako vedoucí kanceláře jsou vaše komunikační schopnosti konečným předpokladem vašeho úspěchu, protože jste obvykle prvním kontaktním bodem pro klienty, kteří přicházejí do kanceláře. Budete pravidelně komunikovat nejen se zákazníky, ale i se svými zaměstnanci, když jim delegujete práci v rámci organizace, a to jak ústně, tak písemně.
Tato komunikace by měla být efektivní a profesionální, abyste zajistili, že zprávy budou doručeny a přijaty tak, jak bylo zamýšleno, ale také přátelská, abyste si udrželi vztahy se zákazníky a zaměstnanci.
Dovednosti v oblasti time managementu
Dovednosti v oblasti time managementu jsou nezbytnou součástí každé práce vedoucího kanceláře, protože je vaší povinností využít každou minutu vaší funkce naplno. Dovednosti v oblasti řízení času a organizace jsou potřebné k tomu, abyste si byli jisti, že máte k dispozici správné rozvržení každého úkolu podle časového plánu s ostatními časovými plány kanceláře.
Být inovativním myslitelem
Být inovativním myslitelem je prvním krokem k tomu, abyste se stali efektivním vedoucím kanceláře, protože řešení problémů je jednou z vašich hlavních povinností. Jako vedoucí kanceláře se budete setkávat s neznámými situacemi, které se na první pohled mohou zdát mimo vaši kontrolu, a také s novými výzvami, které budete muset překonat. Vaším prvním instinktem může být uchýlit se k frustraci z těchto výzev, ale místo toho si budete muset osvojit dovednost přistupovat k nim s vrozeným inovativním myšlením.
Tady je tip, jak začít: obklopte se inovativními mysliteli a učte se od nich pozorováním. Je důležité vystavovat se novým způsobům myšlení a kreativním metodám úspěchu.
Pokračujte ve vzdělávání a profesním rozvoji
Nejlepší kancelářští manažeři se nikdy nepřestávají učit. Budete muset neustále rozšiřovat své znalosti, abyste udrželi krok s vyvíjejícími se technologiemi a rozvíjeli nové manažerské taktiky.
Pokud učiníte z profesního rozvoje pravidelnou součást svého měsíčního strategického kariérního plánu, budete mít náskok před konkurencí a pomůžete udržet náskok i své společnosti. Ať už se přihlásíte na víkendové kurzy nebo se zúčastníte týdenních online webinářů, vzdělávejte se dál – je to součást vaší odpovědnosti office manažera.
Stát se skutečně skvělým office manažerem je o záměru – vaši kolegové si toho všimnou, vaši vedoucí pracovníci to ocení a vy díky tomu budete úspěšní. Hledáte další informace? Podívejte se na našeho průvodce řízením kanceláří.
.