V důsledku pandemie COVID-19 došlo k rozsáhlému rušení konferencí a je velmi pravděpodobné, že rušení bude pokračovat. Postgraduální škola proto v současné době nebude nabízet cestovní odměny na konference. Jakmile se obnoví běžná konferenční činnost, obnovíme nabídku cestovních odměn za konference. Po obnovení přijímání žádostí budeme flexibilní, pokud jde o data splatnosti, a stanovíme časový rámec pro posouzení žádostí o zpětné udělení cen.
Definice a pravidla
- Cestovní odměny pro postgraduální studenty jsou k dispozici na pomoc postgraduálním studentům s úhradou cestovného na významné národní nebo mezinárodní konference, aby mohli prezentovat své příspěvky nebo postery nebo působit jako pozvaní řečníci. Studenti uměleckých oborů mohou získat finanční prostředky na pozvaná vystoupení nebo instalace.
- Každý student musí být před podáním žádosti o finanční prostředky potvrzen jako přednášející a každý student musí být v době cesty ve studijním programu a zapsán do kurzů. (Pokud se konference koná v létě a student není zapsán, musí být v době podání žádosti zapsán na jaře a zapsán do podzimních kurzů, aby byl způsobilý.)
- Finanční prostředky lze použít pouze na letenky nebo jízdné podporující alternativní způsoby dopravy (např. kilometry, taxi); nelze je použít na registraci, hotely, stravu nebo jiné cestovní výdaje.
- Individuální ocenění je omezeno na jedno každý druhý rok.1
- Přednost budou mít postgraduální studenti, kteří nemají k dispozici jiné významné finanční prostředky na cestu a/nebo kteří v minulosti neobdrželi od Graduate School obecné finanční prostředky na cesty postgraduálních studentů na konference.
- Tyto ceny jsou určeny na podporu postgraduálních studentů prezentujících výzkum prováděný na Washingtonské univerzitě, nikoliv na předchozích institucích.
Maximální výše ocenění
- 300 USD pro tuzemské cesty
- 500 USD pro zahraniční cesty
Každé níže uvedené období je k dispozici omezené množství finančních prostředků na podporu cest postgraduálních studentů v daném období. Financování bude schváleno po uvedených termínech s úpravami pro zachování spravedlnosti v tomto procesu. Katedry by si měly vypracovat vlastní postupy a priority, podle kterých budou studenti žádat o financování. Žádosti musí být podány před cestou a v termínech stanovených pro každé období. Finanční prostředky nebudou přidělovány zpětně. Katedry mohou předkládat své žádosti kdykoli před uzávěrkami, ale rozhodnutí pro dané období cesty budou učiněna až po uplynutí příslušné uzávěrky.
Pokud je uděleno stipendium a student se konference nezúčastní nebo se rozhodne nevyužít financování Graduate School, oznamte to prosím Kanceláři pro stipendia a ceny, aby mohlo být stipendium zrušeno a student si mohl zachovat nárok na financování.
Snažíme se rozdělovat finanční prostředky spravedlivě. Pokud některá katedra využila finanční prostředky ve výrazně větší míře než jiné katedry, můžeme začít zařazovat budoucí žádosti na čekací listinu. Ke konci fiskálního roku, v dubnu nebo květnu, rozhodneme, zda může být někdo z čekací listiny přesunut do stavu financovaných. Pokud budou některým studentům na čekací listině v mezidobí plně uhrazeny náklady, nebude se o jejich financování uvažovat.
Podání žádosti
Žádosti o cestu musí podávat oprávnění pracovníci katedry prostřednictvím portálu Awards v aplikaci MyGrad. Studenti, kteří chtějí požádat o cestovní náhrady, by se měli obrátit na své katedry, kde získají pokyny a interní pravidla a postupy.
Žádosti lze podávat kdykoli před požadovanou cestou, nejpozději však v termínu uvedeném u každého termínu cesty. Žádosti budou posouzeny během příslušného časového rámce, jak je uvedeno níže, a ceny budou uděleny krátce po uplynutí lhůty. Jak uvidíte níže, pro každý jeden měsíc cesty existují dvě různé možnosti uzávěrky, do kdy lze žádost podat.
Podání obecné žádosti o financování cesty na konferenci
Termíny
| Měsíc cesty | Termín 1 | Termín 2 |
| září | 1. červenec | 1. srpen |
| říjen | 1. srpna | 1. září |
| listopad | 1. září | 1. října |
| prosinec | říjen 1 | listopad 1 |
| leden | listopad 1 | prosinec 1 |
| únor | prosinec 1 | leden 1 |
| březen | leden 1 | únor 1 |
| duben | únor 1 | březen 1 |
| květen | březen 1 | duben 1 |
| červen | 1. dubna | květen 1 |
| červenec | květen 1 | červen 1 |
| srpen | Červen 1 | Červenec 1 |
Odůvodnění žádosti
Část odůvodnění žádosti musí obsahovat:
- Název příspěvku, posteru nebo přednášky, kterou student prezentuje
- Zda student požádal o jiné finanční prostředky nebo je dostává (to zahrnuje finanční prostředky poskytnuté prostřednictvím konference, katedry, fakulty a GPSS). Pokud ano, zdroj a požadovaná nebo obdržená částka
- Pokud je to relevantní, vysvětlení polehčujících okolností, které jsou v rozporu s uvedenými pravidly (Poznámka: pozdní žádosti budou brány v úvahu pouze v případě, že přijetí příspěvku/posteru bylo provedeno po konečném termínu pro cestovní období. Při podání žádosti v aplikaci MyGrad Program zašlete kopii akceptace e-mailem na adresu Fellowships & Awards: [email protected].)
- Priorita (nepovinné; katedry se mohou rozhodnout seřadit podané žádosti a my je budeme posuzovat v prioritním pořadí)
Podáním žádosti katedry ověřují, že konference je významná v rámci studijního oboru a že tato zkušenost je důležitá pro studijní pokrok studenta (pokud není v části odůvodnění uvedeno jinak). Pro podání žádosti musí katedry nahrát kopii zvacího dopisu nebo oznámení o přijetí zaslaného studentovi.
Přiznání odměn
Proces schvalování odměn v programu MyGrad vygeneruje e-mailovou zprávu studentovi a žadateli. Částky na ocenění jsou schváleny k čerpání z katedrových rozpočtů GSF-RSA (75-XXXX). Ke skutečnému převodu finančních prostředků nedojde. Při proplácení použijte kód PCA „GRAD“.
MyGrad Program poskytuje dokumentaci o výši ocenění – studenti se musí nejprve přihlásit do studentského portálu MyGrad Program a ocenění přijmout. Pracovníci katedry budou vyřizovat veškeré cestovní náhrady a mohou proplatit část nákladů Graduate School přímo do rozpočtu GSF. Požadujeme, aby studentům byly náklady propláceny přímo a aby nedocházelo k žádným rozpočtovým převodům. Studenti by se měli obrátit na finanční správce své katedry, aby jim poskytli pokyny ohledně přístupu k odměnám.
Dotazy by měly být směřovány na Kancelář stipendií a odměn.
1Rok trvá od 1. července do 30. června (fiskální rok).