5S na japonském pracovišti (2)- Seiton v pohotovosti
Pomoc dodavatelům získat náskok
5S, často vysvětlovaný jako Seiri = třídění, Seiton = organizování, Seiso = čištění, Seiketsu = sanitace a Shitsuke = udržování, je metodika na pracovišti zavedená japonskými podniky. 5S je založena na základním japonském „zdravém rozumu“, což je jeden z důvodů, proč mají problém ji vysvětlit nejaponcům. V předchozím článku jsme uvedli přehled 5S a několik myšlenek o Seiri. Tento měsíc se nově podíváme na Seiton.
Seiton-(整頓)
Podívejme se na jemnější významy slova seiton. První znak, „organizace“ nebo „řád“, je stejný jako první znak ve slově seiri, prvním pojmu 5S. Ve skutečnosti se tato dvě slova často používají společně k popisu obecně uspořádanosti, jako například ve slově „seiri seiton“. Jejich významy jsou však zcela odlišné. Seiri znamená třídění, oddělování a odmítání (a uchovávání). Seiton znamená organizovat a být připraven. Pokud se soustředíme pouze na odkládání věcí, můžeme ztratit ze zřetele důvod, proč věci odkládáme, tedy abychom je mohli rychle získat, až je budeme potřebovat. Seiton znamená určit, kde a kdy jsou věci potřeba, a umístit je tak, aby podporovaly efektivní tok práce. Pracovník by neměl lovit potřebné nástroje nebo chodit do jiné oblasti, aby se dostal k často používaným předmětům.
Vizuální komunikace seitonu
Vizuální identifikace a komunikace jsou také rozhodující pro zavedení seitonu. Pravidelně používané předměty jsou často označeny štítky, které dokumentují data použití pro určení priority umístění. Nástroje jsou označeny tak, aby byl použit ten správný. Stínové značení (nakreslení obrysu předmětu na místě, kam má být odložen) jasně sděluje správné umístění. Podlahové značení určuje místa, kam vybavení patří. Označuje také místa, kam patří lidé, a místa, která nejsou bezpečná a nepatří jim.“
Seiton a lidé
Často si myslíme, že seiton se vztahuje na předměty, jako jsou nástroje, součástky a vybavení, ale původní význam slova seiton zahrnuje také správné oblékání podle své role. Uniforma je typem vizuální komunikace. V japonské firmě na první pohled poznáte, kdo jsou dodavatelé a ne běžní zaměstnanci, a také pro kterého dodavatele pracují, jednoduše podle barvy uniformy. Podobně Japonci, kteří chodí na túry, nosí turistickou výstroj, a to i na obyčejný celodenní výlet, kde z čistě technického hlediska postačí obyčejné oblečení. Sladění kostýmu s činností je pro Japonce důležité.
Místo a čas
Japonština má slovo „ba“, které označuje čas i místo. Japonci jsou citliví na sladění činností s příslušným „ba“. Jedním z prvků seiton je sladění rozvrhů. Řekněme, že Japonci potřebují například svolat mimořádnou schůzku na 13:00, mohou si být poměrně jisti, že lidé, kteří se jí musí zúčastnit, tam budou. Je to proto, že japonské společnosti vynakládají logistické úsilí, aby všem poskytly stejnou přestávku na oběd od 12:00 do 13:00 hodin. Proto jsou v USA překvapeni, když svolávají improvizovanou schůzku ve 13:00 a zjistí, že mnoho pracovníků vůbec není v budově. Když uslyší: „Nemůžu najít Joea. Musel si odskočit na jídlo“, diví se, že to Američané myslí se svou prací vážně. Moje rada: Zjistěte si, kdy chodí Japonci na oběd, a choďte na něj ve stejnou dobu.
Dalším prvkem seitonu je sladit chování s příslušným „ba“. Na všechno je čas a místo. Schůze jsou „ba“ pro vážnou diskusi. Nejsou místem pro žertování. Večeře a nápoje jsou „ba“ pro žertování a vzájemné poznávání.
Připravenost
Seiton je něco jiného než pouhá úhledná dílna nebo kancelář. Konečným účelem seitonu je připravenost, aby předměty byly připraveny, když je potřeba. Předměty používané aktuálními pracovními procesy se analyzují z hlediska četnosti a blízkosti, než se jim přidělí místo.
Častou stížností, kterou slýchám od Japonců, je, že Američané nejsou připraveni na schůzky. Podpůrné údaje by měli mít s sebou, ať už v tištěné podobě, nebo v elektronické podobě, kterou lze rychle vyhledat. Nebuďte v pozici, kdy říkáte: „Je mi líto, vím, že tabulka je někde na síti…“. Dbejte na to, abyste případné nesrovnalosti v údajích objevili dříve než oni a aby váš tým byl připraven a souhlasil s nimi ještě před příchodem na schůzku.
Všechny potřebné položky umístěte tak, abyste je mohli najít a připravit, až budou potřeba. V dalším článku se podíváme na Seiso (清掃), jak o tyto předměty pečujeme.