Pokud jsme náš poslední článek věnovali faktorům podnikového prostředí, bylo by od nás nedbalé, kdybychom se nezmínili o aktivech organizačních procesů. Ty se v procesech projektového řízení objevují ještě častěji než Faktory podnikového prostředí – 47krát jako vstupy procesů a 10krát jako výstupy. Podle Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) jsou aktiva organizačních procesů „plány, procesy, zásady, postupy a znalostní báze specifické a používané provádějící organizací“.
Každý, kdo nastoupil do nové společnosti jako projektový manažer, pochopí, že tato aktiva organizačních procesů je třeba vyhledat co nejdříve. Navzdory vašemu nablýskanému certifikátu PMP® v oblasti projektového řízení a vašim dlouholetým předchozím zkušenostem se důrazně doporučuje, abyste respektovali to, co se ve vaší nové společnosti dělalo dříve, a převzali nástroje a techniky, které používají vaši kolegové projektoví manažeři. Neskonale užitečnější bude znalostní základna, kterou si firma za léta vybudovala. Plánované a skutečné harmonogramy předchozích projektů, dokumentace o získaných zkušenostech a různé protokoly a rejstříky z dřívějších projektů vám pomohou pochopit prostředí, které budete muset zvládnout. Poskytnou vám cenné informace o tom, kdo jsou dobří lidé, kdo jsou obtížné zainteresované strany a jaká rizika je třeba v tomto novém prostředí zvážit.
Existující zásady a postupy ovlivní celý životní cyklus projektu. Pravděpodobně najdete šablony hlavních dokumentů. Můžete se také setkat s podivnými názvy známých artefaktů – například Charta projektu se někdy nazývá Návrh projektu. Akty organizačních procesů tak často musíte filtrovat skrze své znalosti PMP®, abyste zjistili, k čemu vlastně slouží. Vítané budou také jakékoli pokyny, které najdete, zejména ty, které podrobně popisují, jak přizpůsobit postupy různým projektům. Pamatujte si ze školení PMP®, že každý projekt má nějaký jedinečný aspekt, takže s největší pravděpodobností budete muset věci přizpůsobit.
O předpisech jsme se zmínili, když jsme probírali faktory podnikového prostředí, ale interní směrnice a pravidla najdete v Aktivech organizačních procesů. Očekávejte, že zde najdete zásady týkající se lidských zdrojů, jako je bezpečnost a ochrana zdraví při práci, ale hledejte také zásady týkající se dalších aspektů projektu – například zadávání veřejných zakázek, kvality a rozpočtování. Bude dobré vidět zavedené postupy řízení změn a také dobrou kulturu řízení rizik. A konečně samozřejmě řádný proces uzavření projektu poskytne znalostní základnu, která tvoří další aspekt organizačních procesních aktiv.
Historické informace z minulých projektů jsou opravdu užitečné. Na jejich základě můžeme určit míru pracnosti, postoje k riziku (co se stalo, když se něco nepovedlo?) a způsob, jakým bývají přijímána rozhodnutí. Vzpomínáte si na čtyři způsoby skupinového rozhodování z dob studia PMP® – jednomyslnost, většina, pluralita nebo autokrat? Veškerá zaznamenaná měření jsou také opravdu užitečná – pomáhají projektovému manažerovi pochopit, o co se vyšší vedení zajímá. Dashboardové grafy a stavové zprávy poskytují přehled o tom, které oblasti znalostí jsou pro vaše nové šéfy horkými kaňkami.
Ačkoli jsou aktiva organizačních procesů přínosem pro nového projektového manažera v bloku, co chudák student PMP®, který musí vědět, že existuje celkem 57 vstupů a výstupů aktiv organizačních procesů napříč procesy projektového řízení? No, jen se nad tím trochu zamyslete: Kdy je budete pravděpodobně potřebovat? Plánování je zřejmým bodem, kdy potřebujete šablony a postupy a také trochu historického přehledu. Každý jednotlivý proces plánování, včetně samotného „Vypracování plánu řízení projektu“, má jako vstupy Aktiva organizačních procesů.
Všimněte si také, že nemají jako výstupy Aktualizace aktiv organizačních procesů! Na první pohled to vypadá podivně, protože to vypadá, že naše plány nepřispívají do podnikové znalostní báze. Ale podívejte se na uzavírací proces – ten má jako výstup Aktualizace organizačních procesních aktiv – zde se naše plány archivují. Pouze dva procesy monitorování a kontroly (Monitorování rizik a Kontrola zakázek) mají jako výstup Aktualizace aktiv organizačních procesů, které odrážejí změny ve struktuře členění rizik, respektive v dokumentaci k zakázkám. Tyto aktualizace se příležitostně objevují také ve skupině procesů Provádění, konkrétně v procesech „Řízení“.
Jak jsme si řekli v předchozím článku, pro studenta PMP® má větší smysl pochopit, co jsou aktiva organizačních procesů a k čemu se používají, než v memorování seznamů z příručky PMBOK® a učení se vstupů a výstupů zpaměti. Stačí si položit otázku: Používá tento proces zavedené zásady a postupy nebo čerpá z historických dat? Pokud ano, pak by se na seznamu vstupů měla objevit aktiva organizačních procesů. Podobně, aktualizuje proces databáze nebo zásady? Pokud ano, pak lze jako výstup očekávat aktualizaci organizačních procesních aktiv.
Pokud se chcete dozvědět více o organizačních procesních aktivech a dalších koncepcích projektového řízení, navštivte naši stránku se školeními. Pro vaše pohodlí provozujeme naše kurzy projektového řízení online v naší virtuální učebně. Chcete-li získat další podrobnosti, kontaktujte nás přímo.
.