Stěhování do nové kanceláře je pro každou firmu vzrušujícím krokem a nemusí být pro ty, kdo ho koordinují, stresujícím procesem.
Průzkum provedený společností E.ON odhalil, že stěhování je pro majitele malých firem druhým nejstresovějším úkolem po najímání nových zaměstnanců. V důsledku toho většina firem stěhování odkládá a raději zůstává ve stísněných a drahých prostorách.
Předkládáme sedm zásadních tipů pro stěhování kanceláří, které pomohou zvýšit šance na rychlé a efektivní stěhování.
Včasné plánování stěhování kanceláří
Stěhování kanceláří vyžaduje podrobné plánování a přípravu. Při plánování stěhování se rozhodněte pro datum stěhování, časový rámec procesu stěhování, po kterém můžete vymyslet harmonogram. Kromě toho mějte na proces stěhování vyčleněný konkrétní rozpočet. Bude se vám hodit při zjišťování nákladů na pronájem stěhovacích firem a pomůže vám vyhnout se neinformovaným rozhodnutím.
Komunikace se zaměstnanci
Komunikace se zaměstnanci je jedním z důležitých tipů pro stěhování kanceláří, které musíte zvážit. Nezapomeňte své zaměstnance informovat o plánech stěhování a časovém harmonogramu. Informujte je o důležitých změnách a postupech v nových prostorách firmy, mimo jiné o:
– nové adrese nebo případných změněných telefonních a faxových číslech
– nových stavebních předpisech
– uspořádání balení na novém místě
Můžete je vyzvat k vytvoření kontrolního seznamu pro stěhování, abyste zajistili, že budou pokryty všechny podstatné oblasti a nic se nevynechá. Přestože změna může být pro zaměstnance znepokojující, komunikace s nimi může zvýšit jejich morálku.
Přidělte projektového manažera
Každé stěhování kanceláře vyžaduje týmové úsilí, aby se zvýšila šance na úspěch. Důležité bude také jmenování projektového manažera, který usnadní všechny aspekty procesu stěhování.
Vedoucí týmu by měl mít víceúkolové schopnosti, výjimečné organizační schopnosti, efektivní komunikační dovednosti a zkušenosti s prací s rozpočtem. K hladšímu průběhu stěhování může přispět také skvělá sada nástrojů pro správu kanceláří.
Chraňte svá data
Nikdy nevíte, co se může stát s vašimi soubory a hardwarem během procesu stěhování. Mohlo by se stát, že kvůli poškozeným serverům nebo pevným diskům přijdete o důležité dokumenty. Proto je důležité svá data při stěhování zálohovat a chránit je před ztrátou a narušením.
Pro ochranu dat návštěvníků a zaměstnanců můžete například použít digitální systém správy návštěv. Nejlepší na tom je, že se s ním můžete bez problémů stěhovat, protože je založen na cloudu. Prokážete tak soulad s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), protože nepřijdete o údaje o tom, kdo vaši firmu v minulosti navštívil.
Hloubkově ukliďte kancelář
Nestěhujte se s věcmi, které nepotřebujete. Odstraňte staré složky, skartujte nepotřebné papíry, zlikvidujte starý nábytek a prodejte nebo darujte vybavení, které již nebude potřeba. Nezapomeňte se však poradit se svými účetními, protože darované věci lze použít jako odpisy.
Najměte si profesionální stěhovací firmu
Nájem stěhovací firmy je nezbytný pro usnadnění hladkého stěhování kanceláře. Stěhovací společnosti disponují znalostmi, odbornými znalostmi a prostředky potřebnými k zajištění bezproblémového procesu stěhování. Poskytnou vám balicí a vybalovací služby, aby zajistily bezpečný přesun vašich firemních předmětů. Stěhovací společnost může také zjistit vaše obchodní požadavky a pomoci vám vypracovat vhodný plán stěhování.
Ujistěte se, že jste si vybrali společnost, která je dobře zavedená, certifikovaná a pojištěná.
Všude aktualizujte svou adresu
Dejte svým dodavatelům a zákazníkům vědět, kdy se stěhujete, jaká je vaše nová adresa společnosti a kdy bude obnoven běžný provoz. Nezapomeňte aktualizovat své vizitky, webové stránky, hlavičkový papír a stránky sociálních médií. Kromě toho kontaktujte společnost Google, aby měsíc před stěhováním změnila vaši adresu a online výpis.
Stěhování není tak hektické, jak se zdá. Pokud se budete řídit těmito tipy pro stěhování kanceláře – od plánování procesu, komunikace s klienty, dodavateli a zaměstnanci až po zálohování dat – budete moci hladce přejít na nové pracoviště.
Kontaktujte společnost VisiPoint a dozvíte se více o zálohování dat pomocí digitálního systému pro správu návštěv.
Stáhněte si informační balíček
Vyplňte níže uvedený formulář a informační balíček vám bude doručen přímo do schránky! Pomůže vám zhodnotit náš systém správy návštěvníků – a skvěle se hodí pro sdílení s ostatními členy vašeho týmu.