Firmy potřebují spolupráci napříč týmy, aby mohly podporovat inovativní nápady a těžit z různých dovedností zaměstnanců. Více než 75 % multifunkčních týmů je však nefunkčních, bez odpovědnosti, s nejasným řízením a nejasnými cíli projektu.
Ačkoli multifunkční týmy mohou selhávat z mnoha důvodů, jsou úspěšné ze stejného důvodu – dobré spolupráce.
Úspěšné multifunkční týmy potřebují účinné strategie spolupráce, které jsou v souladu s cíli projektu, aby zaměstnanci mohli snadno spolupracovat, i když patří do různých oddělení nebo oblastí.
Co je to spolupráce napříč týmy?
Spolupráce napříč týmy probíhá, když se ve firmě sejdou zaměstnanci z různých funkcí nebo týmů (například z prodeje, vývoje, HR, marketingu a IT), aby pracovali na společném projektu, cíli nebo odpovědnosti.
Cílem mezifunkční spolupráce může být cokoli od každodenních povinností, jako je spojení oddělení marketingu a zákaznické podpory při správě stránek společnosti na sociálních sítích nebo spolupráce produktového a obchodního týmu při zavádění nové funkce pro zákazníky.
Efektivní řízení mezifunkční týmové spolupráce však není vždy tak snadné a zábavné, jak se zdá.
Rozmanitost zavedená s multifunkčními týmy umožňuje organizacím:
- vytvořit kulturu spolupráce, kdy zaměstnanci spolupracují na dosažení společného cíle nebo řešení a zároveň přebírají odpovědnost za své činy
- zvýšit efektivitu, protože řešení stejných problémů trvá kratší dobu, když všechna příslušná oddělení pracují společně
- zlepšit komunikaci mezi různými odděleními
Klíčové strategie pro posílení cross-týmové spolupráce
Výběr správného týmu
Úspěšná spolupráce napříč týmy začíná sestavením správných členů týmu, kteří umí spolupracovat a spolupracovat s ostatními. Členové týmu by měli být schopni snadno komunikovat s ostatními členy oddělení v jejich vlastním žargonu.
Důraz by měl být kladen také na sdílené dovednosti, které by měl mít každý člen týmu, aby se vytvořil dobře promazaný stroj, který může pracovat s minimálními poruchami. Když vybíráte členy týmu pro multifunkční tým, začněte tím, že vyberete nezávislé samostatně se rozhodující lidi, kteří se mohou rozhodovat samostatně bez větší pomoci. Měli byste také vybírat zaměstnance, kteří umí naslouchat a chápat pohled druhého člověka.
Mějte vedoucího
Když se dva nebo více týmů z různých oddělení spojí, aby spolupracovaly, může dojít k počátečním třenicím. Pokud chybí vedoucí, který by přijal konečné rozhodnutí, může to v budoucnu vést k větším problémům. Členové týmů v multifunkčních týmech musí být zodpovědnější a odpovědnější, ale bez vedoucího, který by všechny vedl, je větší riziko, že vznikne loď bez kapitána, která nikdy nedopluje ke břehu.
Mezifunkční týmy potřebují vedoucího, který dokáže delegovat, vzdělávat a dávat samostatnost každému členu týmu a zároveň vždy sledovat průběh projektu.
Srovnejte cíle projektu a sdílejte je se všemi
Když v týmu chybí jasnost a sladění, začnete pozorovat ještě větší problémy, když se pokusíte rozdělit práci na různé úkoly a přidělit je členům.
Každý člen týmu by úkol řešil s jiným cílem, což nakonec tým nikam nepovede. Narazíte do zdi a nebudete mít vůbec žádné výsledky, které by se projevily.
Aby se takovým situacím předešlo, je důležité, aby multifunkční týmy před zahájením práce prodiskutovaly důležité cíle a ujistily se, že jsou v souladu s celkovými cíli společnosti i s cíli stanovenými jednotlivými odděleními.
Zaměstnanci by měli vědět o projektech a iniciativách jiných týmů
Organická spolupráce je vždy lepší než nucení týmů ke spolupráci. Koneckonců, když se zaměstnanci aktivně zajímají o práci na projektu, vede to přímo ke zvýšení efektivity, produktivity a spolupráce týmu.
Ale organickou spolupráci není snadné navázat. Na každou příležitost k mezitýmové spolupráci, na kterou narazíte, připadá mnoho těch, které proklouznou mezi prsty, protože zaměstnanci prostě nevěděli, na čem ostatní oddělení pracují.
Nejlepším způsobem, jak tento problém vyřešit, je pravidelně sdílet projekty a připravované práce vašeho týmu s celou společností. Můžete dokonce vytvořit speciální komunikační kanál, kde budou zaměstnanci sdílet svou práci se všemi ostatními.
Stanovte jasný časový plán projektu
Když mají zaměstnanci své vlastní hlavní pracovní povinnosti, může být neuvěřitelně skličující a zdrcující převzít nový projekt. Možná máte i zaměstnance, kteří mají zájem o multifunkční projekt, ale nemusí mít čas nebo prostor ve svém rozvrhu, aby mohli v dohledné době začít pracovat. Pokud se rozhodnete o členech týmu ještě předtím, než zohledníte celkový časový plán projektu, může to vést k nadměrným zpožděním a projekt se může dokonce odsunout na neurčito.
Proto je důležité odhadnout časový plán projektu ještě předtím, než se začnete ptát ostatních zaměstnanců, zda mají zájem se na něm podílet. Přesně odhadněte celkový čas, který bude potřeba k dokončení jednotlivých fází projektu.
Měli byste také nastínit průměrné časové nasazení, které by bylo potřeba od ostatních členů týmu. Jakmile budou mít zaměstnanci jasnou představu o tom, co je třeba udělat a jak dlouho jim bude trvat dokončení projektu, bude snazší získat členy týmu pro práci a zajistit, aby byl projekt dokončen ve stanoveném čase.
Vybudujte větší komunikační a řídicí dovednosti napříč organizací
Křížové týmy vyžadují zcela jiný stupeň komunikačních, řídicích a vůdčích dovedností. Potřebují zaměstnance, kteří se dokáží prosadit v obtížných situacích, řídit různorodé projektové potřeby a efektivně komunikovat, aby prosadili svůj názor. V důsledku toho musí organizace pro vytvoření úspěšné spolupráce mezi jednotlivými funkčními týmy zvyšovat kvalifikaci zaměstnanců, aby se ujistily, že mohou bezproblémově spolupracovat s ostatními kolegy, kteří nemusí patřit do stejné oblasti jako oni nebo nerozumí jejich žargonu.
Dejte zaměstnancům správné nástroje pro spolupráci
Abyste to zaměstnancům usnadnili, poskytněte jim přístup ke správným nástrojům pro spolupráci, které jim pomohou komunikovat a úzce spolupracovat, i když nesedí ve stejném fyzickém kancelářském prostoru.
Pokud zaměstnanci z různých oddělení používají ke správě své práce a spolupráci různé aplikace, může to být při vytváření multifunkčních týmů velký problém. Nejenže byste museli vybírat nové aplikace pro nově vytvořený tým, ale také byste museli zaměstnance školit, jak tyto aplikace používat.
Zavedením jednotné platformy digitálního pracoviště v organizaci zajistíte, že všichni zaměstnanci budou moci pracovat prostřednictvím stejné platformy bez ohledu na to, v jakém oddělení pracují.
Všechna oddělení mohou spolupracovat a komunikovat prostřednictvím stejné platformy. Můžete dokonce vytvořit speciální nástěnky nebo komunikační kanály pro týmy, aby mohly diskutovat o nových projektech, které se chystají zahájit, což zase může podpořit organickou spolupráci.
Spolupráce napříč týmy je disciplína
Disciplína spolupráce napříč týmy není jednorázová záležitost. Je to trvalý proces, který musí být součástí firemní kultury práce. Spolupráce napříč týmy probíhá ve firmách téměř každý den, ale právě způsob, jakým je realizována, může mít zásadní vliv. Úspěšné mezifunkční týmy pomáhají plnit organizační cíle a v konečném důsledku i většímu úspěchu.