Špatná komunikace zabíjí podniky.
Když vedoucí pracovníci nevědí, jak jejich týmy pracují (a členové týmu nevědí, co jejich vedoucí pracovníci chtějí nebo potřebují), komunikace trpí, iniciativy selhávají a podnik přichází o peníze, které mohl snadno získat.
Business reporty mohou být pro vedoucí pracovníky podniku kritickým komunikačním nástrojem, který jim poskytne informace potřebné k tomu, aby mohli sledovat pokrok při dosahování důležitých obchodních cílů a v případě potřeby provést korekce.
Co je to business report? Jak se píše obchodní zpráva?
Představujeme vám vysvětlení obchodních zpráv, několik příkladů obchodních zpráv a několik tipů, jak obchodní zprávu napsat.
Co je obchodní zpráva?
Obchodní zpráva je formální písemná informace používaná pro konkrétní obchodní účely.
Obvykle obsahuje popis postupů, které je třeba dodržet, a následný sběr a analýzu dat. Poté osoba, která dokumentovanou zprávu předkládá, diskutuje o významu postupů a závěrech vyvozených z analýzy těchto dat.
Podnikové zprávy se často zaznamenávají a sdílejí v rámci podniku, aby bylo zajištěno, že se na ně bude možné v případě potřeby v budoucnu odvolat.
via GIPHY
Jednou z obtížných věcí týkajících se podnikových zpráv je, že se mohou v jednotlivých organizacích značně lišit. Údaje, které jsou důležité například pro účetního nebo daňového právníka, nemusí být tak důležité pro firmu specializující se na prodej elektroniky nebo softwaru, přestože v daňovém období mohou používat mnoho stejných dokumentů!
Typy obchodních výkazů
Existuje mnoho druhů obchodních výkazů, které může organizace používat. Mezi běžné typy obchodních výkazů patří:
Formální obchodní výkazy
Tyto výkazy obvykle odpovídají určitému zavedenému postupu a mohou být vyžadovány pro splnění určitých regulačních požadavků. Mnohé formální zprávy, pokud jsou předepsány pro splnění požadavků, mají standardizovaný formulář, který je třeba vyplnit.
Tyto zprávy se od neformálních obchodních zpráv často odlišují svým záměrem, strukturou a délkou. Mnohé z níže uvedených konkrétních výkazů lze považovat za formální výkazy.
Pokud jsou tyto výkazy vytvořeny speciálně za účelem splnění nějakého typu nařízení, lze je označit jako tzv. zákonné výkazy.“
Neformální podnikové zprávy
Mezi takzvané „neformální“ podnikové zprávy patří například vnitropodnikové poznámky nebo dopisy určené především pro použití v rámci organizace.
Protože se jedná o čistě interní dokumenty určené spíše pro pohodlí než pro splnění konkrétního předpisu, mají často jednoduchý formát prostého textu. V mnoha případech bude neformální zpráva kratší než formální zpráva, i když to není „tvrdé a pevné“ pravidlo.
via GIPHY
Některé společnosti se však rozhodnou používat konkrétní formát nebo šablonu obchodní zprávy i pro neformálnější nebo interní komunikaci. To může pomoci vytvořit konzistentnost těchto zpráv.
Mnoho z níže uvedených typů zpráv lze také klasifikovat jako neformální zprávy v závislosti na jejich formátu.
Analytické a výzkumné obchodní zprávy
Tyto zprávy shromažďují soubory dat a následně je studují, aby na základě tohoto výzkumu vytvořily analýzu a doporučení.
Například společnost může vytvořit analytickou zprávu s podrobnými údaji o demografii zákazníků v několika regionech a segmentech, aby zjistila, jak a kde má prodávat své výrobky nebo otevřít nová distribuční centra.
Informační zprávy
Informační zpráva je zpráva, která zaznamenává určitou část nebo soubor údajů pro pozdější interpretaci. Za příklady informačních zpráv lze považovat zprávy o výdajích, inventurní deníky a zprávy o prodeji.
Na rozdíl od analytických zpráv tyto dokumenty obvykle neobsahují vysvětlení nebo doporučení – ačkoli údaje, které obsahují, mohou být později použity k rozhodování.
Shrnutí
Jedná se o typ obchodní zprávy, která se snaží zpracovat složité téma nebo soubor dat a co nejstručněji je vysvětlit. Souhrny jsou často neformálním typem obchodních zpráv, které připravují sekretářky nebo pomocníci, aby vedoucím pracovníkům ušetřili čas při rozhodování.
via GIPHY
Tyto zprávy mohou být příležitostně použity jako podklad pro tiskovou zprávu nebo jiný dokument zaměřený na externí subjekty.
Zprávy o výkonnosti
Tyto zprávy shromažďují soubor výkonnostních ukazatelů o oddělení, týmu nebo jednotlivci v organizaci. Obsah těchto zpráv se může lišit v závislosti na oddělení hodnoceného jednotlivce. Koneckonců na účetní nebudou obecně kladeny stejné nároky jako na obchodní zástupce.
V mnoha případech mohou být údaje z výkonnostních zpráv použity k rozhodování o personálním obsazení nebo určitých obchodních iniciativách – může tedy docházet k překrývání s analytickými zprávami.
Minoritní a většinové reporty
Pokud je vytvořen výbor se třemi nebo více lidmi, kteří mají učinit obchodní rozhodnutí, mohou mít rozdílné názory.
Minoritní a většinové reporty shrnují zjištění příslušných stran rozdělení. Zpráva strany s menším počtem členů se nazývá menšinová zpráva, zatímco zpráva větší strany se nazývá většinová zpráva.
Čtvrtletní a výroční zprávy
Periodické zprávy podávané ve stanovených intervalech, které pomáhají revidovat procesy a pokrok při dosahování hlavních podnikových cílů. Čtvrtletní a výroční zprávy mohou mít v různých organizacích různé zaměření.
via GIPHY
V některých organizacích může být výroční zpráva souhrnem jednotlivých čtvrtletních zpráv. Nebo může zahrnovat podrobnější pohled na dlouhodobou iniciativu a její dopad na společnost.
Někdy mohou být tyto zprávy připravovány častěji a označovány jednoduše jako „periodické zprávy“.
5 Šablony a formáty obchodních zpráv
Existuje tolik formátů obchodních zpráv, kolik je společností, které je sestavují. Zatímco některé podnikové formuláře mohou používat standardizovaný formát (zejména pokud se jedná o zákonem vyžadované „zákonné podnikové zprávy“), jiné nemusí mít standardní formát.
Nabízíme vám několik šablon a vzorů obchodních výkazů, které můžete v budoucnu použít pro sestavení výkazu:
Šablona výkazu o prodeji zaměstnanců
Identifikační číslo obchodu:
Jméno zaměstnance:
Datum kontroly prodeje:
Hrubý cíl prodeje:
Hrubá hodnota prodeje:
Odpracované hodiny:
Průměrná hodnota za hodinu:
Tuto šablonu informační zprávy lze použít jako podklad pro budoucí hodnocení výkonu zaměstnance.
Zejména sledování počtu odpracovaných hodin v daném období v porovnání s celkovým hrubým příjmem vytvořeným daným zaměstnancem může být cenné pro spravedlivé měření toho, jak hodnotný je zaměstnanec v porovnání s ostatními, kteří mohou pracovat větší či menší počet hodin.
Některé organizace mohou přirozeně přidat pole pro zahrnutí prodeje konkrétních produktů pro sledování pokroku při dosahování konkrétních cílů.
Šablona sestavy o aktivitách
Výše uvedený obrázek je výchozí šablona sestavy v aplikaci HubSpot, která zobrazuje prodejní aktivity jednotlivých zaměstnanců prodejního týmu, aby bylo možné sledovat, jak jsou aktivní.
Tuto sestavu lze použít k posouzení, jak často se člen prodejního týmu věnuje kritickým činnostem. Podobné sloupcové grafy lze použít ke sledování dalších častých činností.
Oddělení, tým, nebo šablona přehledu o prodeji v prodejně
| Skutečný | Předpokládaný | Rozptyl | %. Rozdíl | Výsledek skutečný | Výsledek předpokládaný | Variance | Výsledek v % | |
| Prodej v roce $ | ||||||||
| Příjmy | ||||||||
| Marže | ||||||||
| Počet kusů Zakázky | ||||||||
| Průměrná hodnota Hodnota objednávky |
Údaje z této tabulky lze použít k vyplnění liniového grafu zobrazujícího předpokládané a skutečné tržby pro dané oddělení, týmu nebo místa v průběhu času.
Takové přehledy se často provádějí týdně, měsíčně nebo čtvrtletně.
Šablona přehledu o výdajích
Pro přehledy o výdajích může být obtížné vytvořit obecnou šablonu, protože různé podniky a odvětví budou mít různé výdaje, které je třeba sledovat.
Může pomoci vytvořit široké kategorie typů výdajů a sledovat je v souboru aplikace Excel nebo v softwaru pro sledování výdajů, který dokáže automaticky zaznamenávat výdaje vaší firmy podle typů.
Mnoho zpráv o výdajích určených pro snadnou spotřebu má tento formát:
- Velký koláčový graf, který graficky znázorňuje jednotlivé typy výdajů.
- Sloupcové grafy zobrazující srovnání jednotlivých typů výdajů vedle sebe.
- Tabulka rozpočet vs. výdaje, která srovnává jednotlivé typy výdajů a jejich celkové částky v porovnání s dostupným rozpočtem.
Některé z těchto zpráv o výdajích mohou přidávat předpokládané příjmy ze zprávy o prodeji, aby bylo možné analyzovat riziko, že společnost překročí svůj rozpočet.
Šablona zprávy o výzkumu
Mnoho podniků potřebuje provést rozsáhlý výzkum v rámci přípravy na novou iniciativu nebo uvedení produktu na trh. Výzkumné zprávy pomáhají těmto podnikům shromáždit údaje a poskytnout interpretaci faktů, které mohou využít ve prospěch společnosti.
Ačkoli se skutečná struktura výzkumné zprávy může lišit v závislosti na typu výzkumu a společnosti, základní osnova obecně obsahuje:
- Jméno zpracovatele zprávy (nebo jména, pokud se na výzkumu podílí více osob) a kontaktní údaje.
- Odůvodnění nebo abstraktní shrnutí zprávy s podrobnými informacemi o důvodu vzniku zprávy a jejích cílech.
- Shrnutí „Klíčových zjištění“, které je často ve formátu bodového seznamu. Slouží k rychlému výčtu nejdůležitějších údajů a závěrů ze studie.
- Tělo zprávy. To obvykle obsahuje většinu textu a také obrázky a obrázky, které pomáhají zdůraznit důležité datové body.
- Závěr, který shrnuje výsledky výzkumu.
- Doporučení, co by společnost mohla potřebovat udělat na základě zjištění z výzkumu.
- Seznam odkazů na všechny externí zdroje nebo studie použité ve výzkumném dokumentu.
Jak napsat obchodní zprávu:
Výše uvedené šablony zpráv mohou posloužit jako výchozí bod pro psaní různých formálních i neformálních obchodních zpráv. Pouhé dodržení šablony, i když je dobrá, však nezaručuje, že zpráva bude hodnotná.
Chcete-li vytvořit skvělé obchodní zprávy, které pomohou zlepšit výsledky, místo abyste ztráceli čas, zde je několik věcí, které je třeba mít při jejich psaní na paměti:
Udržujte zprávu objektivní, ne subjektivní.
Konečným cílem většiny obchodních zpráv je jasně sdělit fakta, nikoliv názory.
Emocionální apely s použitím popisných přídavných jmen jako „hrozný“, „příšerný“, „skvělý“ a „vynikající“ znějí dobře, ale zprávě na přesnosti nepřidají. Místo toho se snažte udržet jazyk jednoduchý, aby sděloval pouze fakta.
via GIPHY
To může znít protichůdně, když píšete zprávu založenou na analýze, která vyzývá k nějakému závěru nebo návrhu. U formální zprávy, která má prezentovat objektivní fakta, je však lepší zachovat neosobní tón, který se soustředí na skutečná data než na emocionální popisy.
Udržujte konzistentní strukturu zprávy pro každý typ zprávy.
Má vaše firma standardizovaný formát pro každou ze svých zpráv? Pokud ne, pak by měl být co nejdříve zaveden.
Dodržování jednoduché šablony pro každý typ podnikové zprávy může čtenářům v organizaci usnadnit rychlé pochopení obsahu zprávy. To zase může čtenářům pomoci ušetřit čas.
Předkládejte své zprávy k revizi alespoň jedné osobě.
Klíčovým krokem při psaní jakéhokoli procesního textu je korektura. Dokonce i tento článek na blogu, který právě čtete, prošel před zveřejněním korekturami dvou lidí!
Proč? Protože všichni děláme chyby, zvláště když se blíží termín uzávěrky a je na nás vyvíjen obrovský tlak, abychom vše stihli.
Kontrola druhým (nebo třetím) pohledem na obchodní zprávu před jejím odevzdáním šéfovi nebo dlouhodobým uložením může pomoci zajistit, že se vyhneme základním faktickým a gramatickým chybám. To vám zase pomůže napsat lepší obchodní zprávu.
Zvažte záměr a publikum vaší zprávy.
Proč píšete tuto zprávu? Komu bude prezentována? Znalost odpovědí na tyto otázky vám pomůže efektivněji formulovat obsah zprávy.
Pokud má například zpráva pomoci vedoucím pracovníkům na úrovni C rozhodnout, zda pokračovat, nebo zastavit uvedení určitého nového produktu na trh, možná budete chtít zdůraznit statistické údaje z průzkumu trhu, analyzovat rozpočet a mít k dispozici předpokládané náklady v porovnání se skutečnými.
via GIPHY
Pokud je cílem zprávy pouze shromáždit a prezentovat datové body, pak může být lepší omezit cizí text na minimum a držet se jednoduchých, snadno interpretovatelných datových tabulek a grafů.
Znalost záměru a publika vaší zprávy je pro psaní efektivních zpráv klíčová. Může vám také pomoci pochopit, co potřebujete vědět, abyste zprávu vůbec mohli napsat.
Ověřte si datové body a zdroje.
U mnoha informačních zpráv bude zpráva tak dobrá, jak dobrá budou data, která v ní najdete. Proto je často důležité datové body v sestavě před jejím odesláním ověřit.
To může zahrnovat kontrolu nezávislých zdrojů, sledování minulých zpráv, abyste zjistili, zda jsou informace ve vaší zprávě v souladu s nimi, nebo prostě překontrolování údajů, které jste do zprávy zapsali, se zdrojovými materiály, abyste si ověřili, že byly zaznamenány správně.
To je důležité zejména při psaní zpráv, které vyžadují doporučení na základě údajů v nich obsažených, protože nepřesné údaje mohou vést ke špatným rozhodnutím. Vybírání zdrojů a údajů může pomoci zatraktivnit návrh, ale to neznamená, že základní doporučení bude účinné.
Je důležitější, aby zpráva přesně odrážela realitu, než jen „vyhrát“ argument.
Ujistěte se, že vaše vizuální prvky dávají smysl.
Obrázky a prvky grafického designu mohou mít zásadní význam pro snadnou interpretaci zprávy. Koláčové, sloupcové a řádkové grafy jsou efektivní způsoby vizuálního znázornění klíčových datových bodů.
Je však důležité ověřit, zda pro zprávu používáte správné vizuální prvky.
via GIPHY
Při přidávání vizuálního prvku, jako je obrázek nebo graf, do zprávy zvažte následující:
- Nebude obrázek příliš nepřehledný? Jednoduché vizuální prvky se snáze interpretují, ale složité (například řádkové grafy s více než 20 řádky) mohou být příliš náročné na analýzu.
- Má použitý typ vizuálního prvku smysl pro prezentovaná data? Koláčové grafy vynikají rychlým odhadem procentuálních vztahů mezi několika souvisejícími datovými body, sloupcové grafy jsou dobré pro rychlá srovnání a čárové grafy jsou užitečné pro sledování několika datových bodů v určitém časovém období. Ujistěte se, že používáte správný graf pro data, která chcete prezentovat.
- Je datový bod relevantní pro zprávu? Pokud údaj není pro sestavu relevantní, pravděpodobně byste jej měli vynechat.
V mnoha případech může formát sestavy obsahovat konkrétní typ grafiky, kterou je třeba použít. Protože však v některých zprávách mohou být potřeba různé typy dat od jedné zprávy ke druhé (například ve výzkumných zprávách), je důležité vědět, kdy a jak zvolit grafické prvky, které tyto datové body doplňují.
Když váš tým ví, jak správně prezentovat svá zjištění v různých obchodních zprávách, podporujete tím dobrou komunikaci a spolupráci. To je pro růst firmy klíčové.