Co je to analýza pracovních míst?
Analýza pracovních míst je organizovaný nebo systematický proces shromažďování důležitých údajů, které může organizace studovat a odkazovat na ně, kdykoli je třeba sestavit, vyhodnotit a určit příslušné odpovědnosti, které budou spojeny s konkrétní pracovní pozicí. Kromě toho se postupy v rámci analýzy pracovních úkolů zabývají také vztahem pracovního zařazení ke konkrétní odpovědnosti a k pracovnímu prostředí, v němž budou pracovní procesy probíhat. Provedením analýzy pracovních úkolů se podnik může ujistit, že povaha pracovní pozice a její požadavky jsou v souladu s vlastnostmi a charakteristikami zaměstnance, kterému bude pracovní označení přiděleno.
Použití analýzy pracovních úkolů v podnikatelské činnosti
Pokud již máte v ruce zprávu o analýze pracovních úkolů, víte, jak můžete využít údaje, které máte k dispozici? Při aplikaci analýzy pracovních míst a jejích výsledků do různých oblastí vaší činnosti a praxe musíte postupovat strategicky. Zde jsou některé z činností nebo programů, kde můžete optimalizovat výsledky, které získáte z analýzy pracovních míst:
1. Správný výběr zaměstnanců
Výběr kvalifikovaného zaměstnance na určitou pracovní pozici může být zdlouhavá práce, zejména pokud máte k dispozici stovky formulářů a dalších podkladů k žádosti. Pokud chcete, aby byl váš výběr zaměstnanců rychlý a efektivní, mohou vám výsledky analýzy pracovních míst pomoci určit subjekt, který je pro otevřenou pracovní pozici nejvhodnější.
Jelikož již znáte vlastnosti a charakteristiky zaměstnanců, které jsou v souladu s požadavky a nároky dané pracovní pozice, můžete snadno vybrat svého potenciálního člena pracovní síly z řady uchazečů. Díky tomu všemu nezapomeňte před vypracováním pracovní nabídky a/nebo pracovní smlouvy nejprve provést analýzu pracovního místa, abyste se ujistili, že všechny položky, které do uvedených dokumentů uvedete, jsou v souladu s tím, co očekáváte a hledáte.
Strategické organizační plánování
Vaše organizační plánování může být efektivnější, pokud již máte konkrétně popsáno, jak mohou jednotlivé pracovní pozice přispět k dosažení požadovaných úspěchů vaší společnosti. Analýza vašich pracovních míst může pomoci personálnímu oddělení definovat konkrétní potřeby vašeho podniku ve vztahu k požadované pracovní síle a pracovním službám.
Koordinace všech výsledků, které byste chtěli od svých zaměstnanců získat, vám může umožnit propojit všechny činnosti organizace, které mohou vést k realizaci společného cíle. Ba co víc, dostupnost transparentní a objektivní analýzy práce vám může dát šanci usnadnit a prozkoumat nejlepší způsoby, jak lze v rámci členů organizace určit pracovní odpovědnosti a povinnosti. Díky tomu mohou být povinnosti, které vycházejí z návrhu a struktury společnosti, svěřeny lidem, kteří jsou schopni včas dodat to, co je od nich požadováno.
3. Efektivní vzdělávání pracovníků
S ohledem na růst a zdokonalování vašich zaměstnanců existují určité činnosti v oblasti plánování lidských zdrojů, které je třeba upřednostnit. Pokud má vedení k dispozici analýzu pracovních míst, může podpořit úsilí pracovníků hr směrem k řízení a rozvoji zaměstnanců. Konkrétní dokument může ukázat, jak evidentní je pro zaměstnance učit se a ponořit se do nových věcí na základě hodnocení jejich výkonu v souladu s požadavky jejich pracovní pozice.
Kromě toho, co již bylo uvedeno výše, může analýza práce představit standardy kvality, které by zaměstnanci měli splňovat, aby úroveň jejich produktivity a celkového výkonu odpovídala potřebám provozu a podniku. Díky tomu jsou výsledky analýzy pracovních míst velmi důležité pro oddělení lidských zdrojů, protože jim pomáhají určit vhodné školicí programy a kurzy, které by měly být zavedeny, aby byla zajištěna kvalita skutečného výkonu pracovníků.
Přesný popis práce, specifikace, hodnocení a odměňování
To, co získáte z analýzy pracovních míst, může vaší organizaci pomoci dosáhnout zjednodušení práce. To znamená, že můžete do nejmenších podrobností prostudovat jednotlivá pracovní místa, což vám umožní popsat, co daná práce obnáší. Správný popis a specifikace pracovního místa vám může dát možnost poukázat na všechny klíčové faktory, které vám mohou umožnit vybrat zaměstnance, kteří mohou odvést svůj díl práce, pokud jde o zhmotnění pracovních požadavků. Navíc vám výsledky analýzy práce mohou umožnit další hodnocení práce, které povede k vypracování správného programu odměňování, na který bude mít kvalifikovaný uchazeč nárok, pokud bude pro danou práci vybrán.
8 kroků, jak mít působivou analýzu práce
Máte nyní zájem provést analýzu práce, ale nevíte, jak můžete přijít s dokumentem, který pro tuto činnost potřebujete? S touto záležitostí jsme vás seznámili, takže byste si již neměli dělat starosti. Níže jsou uvedeny kroky, které můžete použít a kterými se můžete řídit, pokud chcete s jistotou vytvořit působivou analýzu práce sami.
Krok 1: Najděte si vynikající šablonu analýzy práce, která vám poslouží jako vodítko pro formátování obsahu a rozvržení
Ať už jste se do tvorby analýzy práce ponořili poprvé, nebo jste již na tvorbu konkrétního dokumentu zvyklí, použití účinné šablony bude vždy nadále výhodou. Vyhledejte šablonu analýzy práce, která vám pomůže co nejlépe strukturovat formát a obsah diskuse o dokumentu analýzy práce.
Krok 2: Zjistěte hlavní účel provedení analýzy práce
Než přistoupíte k tvorbě analýzy práce, musíte si nejprve uvést účel dokumentu. K čemu má dokument sloužit? Jaké oblasti vaší činnosti mohou být ovlivněny výsledky analýzy pracovních míst? Musíte vědět, jak analýzu pracovních míst a její výsledky odpovídajícím způsobem využít, abyste skutečně pocítili pozitivní změny, které může přinést vašemu podniku a jeho zúčastněným stranám.
Krok 3: Vyjmenujte pracovní místo/pracovní místa, která budou analyzována
Musíte být konkrétní, pokud jde o pracovní pozice nebo označení, která chcete analyzovat. Pro vaši analýzu pracovních míst je důležité, abyste uvedli všechny pracovní pozice, které budou zahrnuty do procesů analýzy a/nebo hodnocení. Soustřeďte se vždy na jednu pracovní pozici, abyste jí mohli věnovat veškerou pozornost, kdykoli se budete zabývat všemi podrobnostmi požadavků, specifikací, povahou a jádrem pracovní pozice.
Krok 4: Buďte konkrétní s metodou sběru dat, plány činností a strategiemi
Jak jsme uvedli výše, při vytváření analýzy pracovních míst musíte být vždy organizovaní. Zjistěte si metodu a nástroje, které budete používat pro sběr dat. To vám pomůže realizovat rozhovory, dotazníkové aktivity a další programy efektivně a kompletně. Sepište si všechny své výzvy a strategie, abyste se mohli ujistit, že je můžete začlenit do konkrétních oblastí procesů analýzy pracovních míst.
Krok 5: Určete úroveň zapojení vašich zaměstnanců
Vysvětlete svým zaměstnancům proces a účel analýzy pracovních míst. Musíte se ujistit, že je zapojíte, protože hrají důležitou roli, pokud jde o uvedení podrobností o pracovním místě a jeho požadavcích. Mohou se také podělit o své zkušenosti a věci, které vypozorovali, když se snažili vykonávat své pracovní funkce během provozní doby organizace. Vymyslete jasný rozsah a omezení jejich zapojení, abyste mohli stanovit jejich očekávání, pokud jde o to, jak vám mohou s analýzou pomoci.
Krok 6: Zjistěte důvod, proč je pracovní pozice v provozu podniku nezbytná
Předem si promluvte o dopadu, který může daná pracovní pozice při správném provedení podniku přinést. Ujistěte se, že se podíváte do své organizační struktury, abyste mohli zvážit také sladění pracovní pozice se všemi ostatními členy podniku. To je velmi důležité při zakreslování toku pracovních procesů vašich zaměstnanců s ohledem na požadavky organizace na pracovní sílu a provoz.
Krok 7: Zpracujte všechny informace z provedení analýzy práce
Musíte shromáždit všechny informace z analýzy práce, které potřebujete k dokončení procesu, do něhož se zapojíte vy i zúčastněné strany. Je nezbytné, abyste sledovali data, kdy jste pozorovali skutečné výkony svých zaměstnanců. Musíte také znát požadavky na všechny postupy sběru dat, které budete realizovat. Podívejte se na standardy a opatření kvality, protože vám to může pomoci k přímočařejší analýze konkrétních pracovních pozic. Tato část činnosti je vlastně zaměřena hlavně na analýzu pracovních pozic velmi konkrétním způsobem. Při všech těchto činnostech nezapomeňte ověřit všechny informace z analýzy práce, které budete používat.
Krok 8: Podívejte se na výsledky analýzy práce
Přehledně prezentujte výsledky analýzy práce. Dokument si řádně prohlédněte, abyste jej mohli použít při tvorbě operativních výzev, zejména těch, které se týkají lidských zdrojů. Dokončete dokument a často aktualizujte analýzu pracovních míst, abyste se podle ní mohli řídit, kdykoli plánujete materiál použít pro účely referencí.
Výhody vypracování komplexní analýzy pracovních míst
Jaký je podle vás význam analýzy pracovních míst? Ve skutečnosti je 39 % pracovníků ochotno podávat v práci lepší výkony a být produktivnější, pokud jsou skutečně spokojeni (zdroj: one4allrewards). Jednou z věcí, kterou můžete udělat, abyste podpořili pracovní spokojenost a štěstí na pracovišti, je zajistit, aby vašim zaměstnancům jejich práce vyhovovala. Právě zde vstupují do hry výhody analýzy pracovních míst. Několik z mnoha zjištěných výhod vypracování komplexní analýzy práce je následujících:
Do a Don’t pro vypracování efektivní analýzy pracovních míst
Analýza pracovních míst ve vaší firmě musí být vynikající, abyste ji mohli využít k mnoha účelům. Nikdy neobětujte kvalitu analýzy práce jen proto, že jste pod tlakem, abyste poskytli výsledky. Existují určité zásady, které můžete zahrnout do procesů tvorby analýzy práce, abyste měli vynikající výstup analýzy práce. Zde jsou některé z věcí, které byste měli a neměli dělat při tvorbě efektivní analýzy práce:
Do’s
1. Jak postupovat při tvorbě analýzy práce? Udělejte analýzu práce reprezentativní a srozumitelnou
Ujistěte se, že formulář analýzy práce a všechny ostatní dokumenty, které budete používat v procesech analýzy práce, jsou vhodné k využití pro obchodní procesy a diskuse. Používejte jazyk, kterému vaši zaměstnanci a další cílová skupina rozumí. Je nezbytné, aby vaše analýza pracovních míst byla co nejsrozumitelnější, aby žádná ze zúčastněných stran nebyla vaší prezentací zmatena nebo uvedena v omyl.
2. Vycházejte při analýze pracovních míst z faktů
Používejte dotazníky pro zaměstnance, ankety a archy rozhovorů, abyste zajistili, že vaše procesy sběru dat budou dobře zaznamenány. Tyto nástroje vám také pomohou prokázat, že výsledek vaší analýzy pracovních míst je skutečně výstupem několika činností sběru dat. Důrazně doporučujeme používat více nástrojů analýzy pracovních míst, než se spoléhat na jeden, abyste mohli posílit prezentaci a ověřování dat. Nejlepší bude, když výsledky, které jste shromáždili pomocí jednoho nástroje, doplníte výsledky pocházejícími z jiného nástroje.
3. Ujistěte se, že data, která budete shromažďovat a studovat, mohou jasně definovat požadavky na výkon konkrétního pracovního místa
Je nesmírně důležité, abyste se ujistili, že analýza pracovních míst je výsledkem spolupráce mezi oddělením lidských zdrojů, specialisty a odborníky třetích stran, které jste najali, a zaměstnanci organizace. Tím zajistíte, že výsledky, které získáte, nebudou jednorozměrné. S pomocí všech zúčastněných stran; můžete se ujistit, že popis práce a specifikace konkrétní pracovní pozice jsou vyjasněny na základě údajů poskytnutých řadou důvěryhodných zdrojů informací.
Nezacházejte
1. Neprovádějte činnosti analýzy práce bez cíle
Důvod, proč je třeba vytvořit analýzu práce, vám může pomoci zajistit, aby byly objektivně prozkoumány všechny relevantní informace. Znejte účel analýzy pracovních míst, abyste se mohli dobře orientovat, až se budete snažit vytvořit konkrétní dokument.
2. Neztrácejte soustředění při přípravě, realizaci a vyhodnocování strategií analýzy pracovních míst
Mějte pozitivní myšlení a organizovaný myšlenkový proces, kdykoli se plánujete ponořit do jednotlivých fází analýzy pracovních míst. Musíte si stanovit priority, kterými se musíte zabývat, abyste mohli odpovídajícím způsobem realizovat své strategie analýzy pracovních míst. Mějte na paměti, že vaše strategie analýzy pracovních míst musí být zasazeny do konkrétních časových rámců, abyste je mohli sladit s cíli vaší organizace.
3. Nepoužívejte skutečný obsah nalezený v předformátovaných šablonách analýzy pracovních míst
Šablony slouží především pro účely formátování. Pokud si myslíte, že skutečný obsah vámi zvolené předformátované šablony je dostatečně dobrý, možná byste to měli přehodnotit. Různé společnosti mají různé specifikace práce a popisy určitých pracovních funkcí, i když je název pro určité pracovní označení stejný. Díky tomu se ujistěte, že šablonu analýzy pracovních míst použijete pouze jako vodítko pro rozvržení a že si přesto provedete vlastní analýzu pracovních míst, abyste mohli do rozvržení dokumentu vložit relevantní, informativní a originální obsah.